- •Передмова
- •Розділ 1 архівознавство як наукова система і навчальна дисципліна
- •§ 1. Предмет, об'єкт і методи архівознавства
- •§ 2. Зв'язок архівознавства з іншими науками та навчальними дисциплінами
- •§ 3. Джерельна база та історіографія архівознавства
- •Розділ 2 історія архівної справи в україні
- •§1. Початок архівів в Україні
- •§ 2. Архіви литовська-польської доби (XV ст. -перша половина XVII ст.)
- •§ 3. Архіви та архівна справа козацько-гетьманської України (середина хуіі-хуш ст.)
- •§ 4. Архіви та архівна справа в Україні кінця хуш-хіХст.
- •§ 5. Архіви України в контексті проектів архівних реформ у Росії хіх - початку XX ст.
- •§ 6. Архіви та архівна справа доби Української революції (1917-1920 рр.)
- •§ 7. Архівна справа в Західній Україні, на Буковині та Закарпатті у 1920-1930-хрр.
- •§ 8. Архівне будівництво в Україні за часів радянської влади (1920-1980рр.). Централізація управління архівною справою
- •§ 9. Розвиток архівної справи в незалежній Україні
- •Розділ з архівна система та система архівних установ
- •§ 1. Поняття "архівна система", її основні види
- •§ 2. Система архівних установ України
- •Розділ 4 національний архівний фонд україни: склад, структура, правові засади
- •§1. З історії формування понятття про сукупний архівний фонд ержави
- •§ 2. Склад і структура Національного архівного фонду
- •§ 3. Право власності на документи Національного архівного фонду
- •Розділ 5 архівна україніка
- •§ 1. Український комплекс
- •§ 2. Зарубіжний комплекс
- •§ 3. Проблеми опрацювання і передачі в Україну архівної україніки
- •Розділ 6 організація роботи державних архівів
- •§1. Статус та структура архівів
- •§2. Виробничі подрозділи архіву та основні архівні технології
- •§3. Планування, звітність та економічна діяльність архівів
- •Розділ 7 організація архівних документів
- •§ 1. Організація документів нарівні системи архівних установ
- •§ 2. Організація документів на рівні архіву
- •§ 3. Організація документів нарівні архівного фонду
- •§ 4. Організація документів на рівні справи
- •Розділ 8 формування національного архівного фонду
- •§ 1. Експертиза цінності документів: завдання, принципи, критерії
- •§ 2. Діяльність експертних комісій
- •§ 3. Переліки документів
- •§ 4. Комплектування державного архіву
- •§ 5. Державна реєстрація документів Національного архівного фонду
- •§ 6. Робота державного архіву з джерелами комплектування
- •Розділ 9 архівне описування
- •§ 1. Архівне описування: поняття, види
- •§ 2. Принципи і методи архівного описування
- •Розділ 10 облік документів національного архівного фонду
- •§ 1. Поняття про облік архівних документів
- •§ 2. Облікові документи архіву
- •Розділ 11 довідковий апарат до документів національного архівного фонду
- •§ 1. Поняття про довідковий апарат архівів
- •§ 2. Типо-видова структура довідкового апарату архівів
- •Розділ 12 Забезпечення збереженості архівних документів
- •§ 1. Поняття про матеріальну основу рхівних документів.
- •§ 2. Технології зберігання архівних документів
- •§ 3. Забезпечення фізико-хімічної збереженості архівних документів
- •Розділ 13 інформатизація архівної справи
- •§ 1. Інформатизація архівної справи: поняття, мета, завдання
- •§ 2. Основні шляхи, інформатизації архівної справи: світовий досвід
- •§ 3. Інформатизація архівної справи в Україні
- •§ 1. Основні напрями та форми науково -дослідної роботи архівних установ
- •§ 2. Система архівної науково-технічної інформації
- •§ 3. Завдання, зміст і форми методичної роботи в архівних установах
- •Розділ 15 використання архівної інформації. Архівна евристика. Архівний маркетинг
- •§ 1. Потреби в архівній інформації та групи її споживання
- •§ 2. Основні напрями і форми використання архівної інформації
- •§ 3 Архівна евристика
- •§ 4. Архівний маркетинг
- •Розділ 16 зарубіжні архіви
- •§ 1. Структура архівів та архівної системи зарубіжних країн
- •§ 2. Правові засади зарубіжної архівістики. Проблеми доступу до архівної інформації
- •§ 3. Особливості організації архівної справи
- •§ 4. Приватні архіви
- •Висновки
- •Основні поняття та терміни
§ 1. Експертиза цінності документів: завдання, принципи, критерії
ТЕОРЕТИКО-МЕТОДИЧНОЮ основою формування НАФ є експертиза цінності документів, тобто визначення на підставі чинних засад та критеріїв культурної і практичної цінності документів. її основними завданнями є:
а) визначення по кожній установі складу документів, що мають наукову та культурну цінність і підлягають постійному, тривалому (понад 10 років) або тимчасовому (до 10 років) зберіганню. До документів постійного зберігання належать такі, що відображають основні напрями та підсумки діяльності установи, її управлінську, контрольну, виробничу, наукову, навчальну, фінансову та інші функції: накази з основної діяльності, протоколи засідань колегіальних органів і виробничих нарад, плани, звіти, аналітичні матеріали тощо.
Документи тривалого зберігання складають матеріали, необхідні для практичного використання впродовж багатьох років, їх окрему групу становлять документи з особового складу, які передбачають експертизу через 75 років з наступним відбиранням певної її частини на постійне зберігання.
Групу документів тимчасового зберігання становлять документи, необхідні установі для оперативної практичної діяльності;
б) визначення складу документів, що відповідають профілю конкретного державного архіву, обмеження приймання на державне зберігання дублетної документації. Так, серед кількох установ однієї системи організаційно-розпорядчу документацію приймають на державне зберігання лише до архівного фонду установи, яка їх затверджувала; планову документацію - до фонду установи-автора документа; статистичну документацію - до фонду органу державної статистики; укази і розпорядження Президента України, постанови Кабінету Міністрів України, накази міністерств, інших центральних органів державної виконавчої влади, щодо діяльності конкретних установ - до фондів цих установ.
в) забезпечення повноти складу документів кожного фонду зокрема і архіву в цілому.
Кінцевою метою експертизи є комплектування кожного державного архіву повним комплексом документів його профілю, отже - забезпечення повноцінного формування Національного архівного фонду за принципом: при найменшому фізичному обсязі документів - найбільша інформаційна наповненість.
Проведення експертизи цінності документів вимагає дотримання принципів об'єктивності, історизму, всебічності, комплексності. Принцип об'єктивності передбачає оцінку документів з врахуванням їх змісту, автентичності, значущості авторів (фондоутворювачів), юридичної сили документів та їх оригінальності, часу і місця створення, повторюваності інформації. Принцип історизму орієнтує на вивчення відомостей про авторів (фондоутворювачів), явища, події, процеси, відображені в документах, в історичному розвитку з урахуванням умов і особливостей того періоду, коли вони виникли. Принцип всебічності та комплексності передба^ЛЕ вивчення відомостей про авторів (фондоутворювачів) та документів, що вони склали, не ізольовано, а у складі певних комплексів, з урахуванням їх місця серед документів інших авторів (фондоутворювачів).
Застосування цих принципів експертизи цінності документів дозволяє відтворити історичні умови створення документів, установити їх науково-історичне та суспільне значення.
При проведенні експертизи цінності комплексно застосовують критерії цінності документів, тобто систему науково обґрунтованих ознак (походження, зміст, час та місце створення, зовнішні ознаки), на підставі яких практично визначається ступінь цінності документів.
До критеріїв походження належать функціонально-цільове призначення установи (особлива роль і типовий характер), значення особи в житті суспільства (особлива роль, типовий представник, учасник певного процесу чи події), час і місце створення документів. Повнота відображення в документах явищ, подій і процесів історичної дійсності, визначальних періодів у історії держави, суспільства зумовлює цінність відомостей, що містяться в них. Суттєве значення має час і місце створення документів: чим давніший документ, тим він цінніший з погляду історії, бо як "уламок" своєї епохи несе певну інформацію про цей період.
До критеріїв змісту належать особливості документної інформації (унікальність, типовість), її повторюваність в інших Документах, цільове призначення, юридична сила, автентичність, вид документів. Основним критерієм цінності змісту документів, що складає сукупність зафіксованих у ньому відомостей про конкретні факти, події, явища, процеси, є значущість його інформації. Чим вагоміший зміст, тим цінніший документ.
В ході експертизи звертають увагу на цільове призначення документів. Кожний документ створюють з певною метою, насамперед для передавання інформації не тільки між адресантом і адресатом чи поширення в суспільстві, а й для наступних поколінь.
Важливим є ступінь збереженості документів, що дозволяє встановити повноту документального комплексу, окремого фонду, групи однорідних фондів. Цей критерій застосовують переважно за відсутності оригіналу документа, коли на державне зберігання приймають його засвідчену копію (на правах оригіналу). Наприклад, у фонді втрачено оригінали наказів організації з основної діяльності. Тоді розшукують засвідчені копії цих наказів у структурних підрозділах, формують з них у встановленому порядку справи і включають до складу фонду на правах оригіналів, зазначаючи про це в передмові до опису. Діє цей критерій і за відсутності оригіналів документів у фонді організації. Тоді їх замінюють засвідченими копіями з фондів нижчих або вищих установ системи, де вони зберігаються тимчасово.
Під час експертизи цінності документів важливе значення має критерій зовнішніх особливостей документів як один з основних підходів відбору оригіналів документів, у випадку їх відсутності - юридичне засвідчених копій, а за їх відсутності -незасвідчених копій. До критеріїв зовнішніх особливостей документів належать наявність резолюцій, віз, позначок на документі, зовнішній вигляд і оформлення документу, форма передавання змісту, засвідчення і оформлення документів (в тому числі художні, палеографічні, мовні та інші особливості, фізичний стан документів). Якщо основний документ має поганий фізичний стан, то залишають на зберігання його копію або інші документи, де основна інформація повторюється.