Розділ 7 організація архівних документів

З МЕТОЮ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ інформаційної цілісності Національногоархівного фонду, підвищення ефективності систем інтелектуального доступу до документів архіви проводять організаційно-правові, науково-методичні та технологічні заходи, спрямовані на формування ієрархічно повязаних документальних комплесів на усіх структурних рівнях НАФ, створениня мережі архівних установ і визначення профілю архівів. Тобто здійснюється організація документів Національного архівного фонду, що має такі основні структурні рівні: міжархівний – розподіл комплексів документів в межвх системи архівних установ; внутріархівний – формування цілісних документальних комплексів в межах окремого архіву; внутріфондовий – систематизація документів на рівні фонду, рівень сукупності документів – їх систематизація в межах справи (одиниці зберігання, одиниця обліку).

Організація документів НАФ на всіх структурних рівнях здій­снюється на підставі наукової класифікації за такими ознаками:

• належність документів до документації одного утворювача;

• право власності на документи;

• строки зберігання документів;

• ступінь інформаційної значущості документів (належність до комплексів загальнодержавного та місцевого значення, ступінь цінності);

• належність документів до певних адміністративно-тери­торіальних одиниць (область, округ, район, місто);

• історичні умови, час і місце створення;

• належність документів до певних галузей, напрямків і сфер життєдіяльності суспільства;

• види носіїв, способи і техніка закріплення інформації;

• рівень доступу до документів.

§ 1. Організація документів нарівні системи архівних установ

ПРИ ОРГАНІЗАЦІЇ архівних документів в ме­жах системи архівних установ передусім враховують правовий статус, профіль і повноваження архівної установи.

Організація документів за правом власності реалізується в зберіганні документів Н АФ у конкретних архівосховищах або приватних архівах: документи НАФ, що належать державі, збе­рігають державні архні установи, а такі, що перебувають у при­ватній власності, зберігаються в архівах власників.

Порядок організації документів за строками зберігання ви­значає наявність серед них двох основних груп - документів постійного і тимчасового зберігання. Строки зберігання докумен­тів визначаються чинними нормативно-правовими актами.

На організацію документів на міжархівному рівні істотно впливає загальний ступінь інформаційної значущості докумен­тів, залежно від якого їх відносять до комплексів загальнодер­жавного та місцевого значення.

Комплекс документів загальнодержавного значення складають документи, що утворилися в процесі життя і діяльності видатних діячів українського народу, а також у різні історичні періоди:

• в межах сучасної України в діяльності центральних органів державної влади і управління, підприємств, установ і орга­нізацій, що поширювали (поширюють) свою компетенцію на всю або значну частину її території;

• за межами України в діяльності провідних органів україн­ської еміграції, зокрема еміграційних урядів, політичних партій і об'єднань, військових, культурно-освітніх, науко­вих закладів та громадських організацій;

• в межах сучасної України в діяльності місцевих установ, якщо склад і зміст документів переважно відображає історію не лише окремого регіону, а й усієї України, а також у випадках, коли документна інформація має практичну цінність і може широко використовуватися в загальнодер' жавному масштабі.

До комплексу документів місцевого значення належать доку­менти, що утворилися в діяльності органів державної влади і уп­равління, органів місцевого самоврядування, підприємств, ус­танов і організацій, що діяли або продовжують діяти на території певної адміністративно-територіальної одиниці, якщо докумен­ти цих органів, підприємств, установ і організацій не віднесено до комплексу документів загальнодержавного значення.

Документальні комплекси загальнодержавного значення зо­середжуються в сховищах центральних державних архівів відпо­відного профілю, галузевих державних архівів і архівних підроз­ділів державних наукових установ, державних музеїв і бібліотек.

Документальні комплекси місцевого значення зберігаються в державних архівах областей, Автономної Республіки Крим, міст Києва і Севастополя, інших місцевих архівних установ, як­що вони здійснюють постійне зберігання документів НАФ.

Віднесення документів до комплексів загальнодержавного або місцевого значення здійснює Держкомархів спільно з заці­кавленими архівними та іншими установами.

Документальні комплекси місцевого значення розподіляють­ся між архівними установами, що здійснюють їх зберігання, за територіальним принципом, на підставі належності цих ком­плексів до певних адміністративно-територіальних одиниць. У випадках утворення нових або зміни меж адміністративно-територіальних одиниць документальні комплекси місцевого значення, що утворилися в процесі діяльності місцевих установ на територіях, включених до складу новоутворених або укруп­нених адміністративно-територіальних одиниць, передають на зберігання до тих архівних установ, які поширюють свої повно­важення і зону комплектування на ці новоутворені або укруп­нені адміністративно-територіальні одиниці.

Істотно впливають на організацію документів на міжархів­ному рівні історичні умови і місце їх створення. За цими ознаками виділяють три групи:

* документальні комплекси, що утворилися в різні історичні періоди в межах сучасної України в діяльності органів вла­ди і місцевого самоврядування, громадських і релігійних організацій, установ і підприємств усіх форм власності та окремих осіб;

* документальні комплекси українського походження, що утворилися в різні історичні періоди за межами України в діяльності органів української еміграції, зокрема емігра­ційних урядів УНР, ЗУНР, українських політичних партій і об'єднань, військових, культурно-освітніх і наукових ус­танов, громадських організацій та окремих осіб, що повер­нулися на батьківщину в порядку реституції, на підставі дарування та в інший спосіб;

• документальні комплекси неукраїнського походження, у тому числі й ті, що стосуються історії України, що утвори­лися на теренах інших держав і надійшли до українських архівів на підставі дарування, заповіту і стали складовою частиною історико-культурної спадщини українського народу.

Документи, що входять до складу першої групи, умовно поді­ляються на три підгрупи з відповідними загальними назвами: "документи дорадянського періоду", "документи радянського періоду", "документи періоду незалежної України".

До документів "дорадянського періоду" належать докумен­тальні комплекси, що утворилися на території України в її су­часних межах, в процесі діяльності юридичних і фізичних осіб у періоди:

• існування Київської Русі (Х-ХП ст.), Галицько-Волин-ського та інших князівств, які виникли на теренах колиш­ньої Київської Русі (ХП-ХІУ ст.), Гетьманщини (XII-XVIII ст.), Запорозької Січі (ХУІ-ХУПІ ст.), Центральної Ради і Директорії Української Народної Республіки (1917-1920 рр.), Української Держави (1918 р.), Західно­української Народної Республіки (1918-1919 рр.), Карпатської України (1938-1939 рр.);

• входження українських земель до складу інших держав, окрім СРСР (з кінця XIV до середини 40-х років XX ст.);

• нацистської окупації (1941-1944).

Документи "радянського періоду" охоплюють документальні комплекси, що утворилися в період перебування України в скла­ді СРСР. Початкову межу періоду визначають для кожного ре­гіону окремо. Вона зумовлюється часом поширення радянської влади на його територіях. Кінцева дата єдина для всіх регіонів України - 24 серпня 1991 р.

До документів "періоду незалежної України" належать документальні комплекси, що утворилися на території сучасної України після проголошення Акту про Незалежність 24 серпня 1991 року в процесі діяльності органів державної влади і управ­ління всіх рівнів, органів місцевого самоврядування, цивільних підприємств, установ і організацій всіх форм власності, військо­вих частин і з'єднань, а також окремих осіб.

За категоріями доступу до них документи Н АФ поділяються на документи з відкритим доступом та документи з обмеженим доступом: документи з таємною інформацією, документи з кон­фіденційною інформацією та документи з особливими умовами доступу. Виокремлені за цією ознакою документальні комплекси на міжархівному рівні організаційно не розмежовуються.