§ 3. Інформатизація архівної справи в Україні

УКРАЇНА БРАЛА участь у створенні АІПС ЦФК, але до початку 1990-х років питання комп'ютеризації архівних технологій практично не ставилося. Після відновлення держав­ної незалежності України в архівній системі відбулися помітні зміни, юридичне закріплені в Законі України "Про Національ­ний архівний фонд та архівні установи" й інших нормативно-правових актах. Курс на демократизацію архівної справи дав новий поштовх для розвитку її інформатизації.

Впродовж 1990-х років було підготовлено низку офіційних документів, що регулюють створення єдиного державного ін­формаційного простору, користування документами та забезпе­чення їх збереженості: Закони України "Про інформацію", "Про Концепцію Національної програми інформатизації", "Про за­хист інформації в автоматизированніх системах", Постанови Ка­бінету Міністрів України "Про затвердження Програми збере­ження бібліотечних і архівних фондів на 2000-2005 рр." як скла­дової всесвітньої інформаційної програми "Пам'ять світу". Най­більше значення для архівної галузі мають Закон України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", Указ Прези­дента України "Про заходи щодо розвитку національної складо­вої глобальної інформаційної мережі Інтернет та забезпечення широкого доступу до цієї мережі в Україні" (2000) і Розпоряд­ження Президента України "Про невідкладні заходи щодо роз­витку архівної справи" (2000).

На початку 1990-х років Україна мала певний досвід ство­рення архівних інформаційних ресурсів різних рівнів. Загаль-носистемний централізований рівень передбачав створення АШС українського Фондового каталогу на базі ЦФК. Перші кроки на шляху його створення були зроблені 1989 р., коли Го-ловархів України видав наказ «Про створення автоматизованої інформаційної системи (АІС) в Головархіві України». Рішення базувалося на досвіді створення загальносоюзної АШС. Спо­чатку АШС "Фондовий каталог" було створено на персональ­них ЕОМ типу ІВМ РС 486 з застосуванням пакету прикладних програм СОЗ/1515. За досвідом попередників, система передба­чала створення бази даних на всі фонди, які зберігаються в архів­них установах України на базі облікової інформації фондового каталогу. Вона створювалася традиційними технологіями про­тягом 50 років і сконцентрувала інформацію про понад 200 тис. архівних фондів, які зберігалися в системі Головархіву України. База даних ЦФК зберегла всі реквізити традиційної картки фон­ду, тому виконувала функції державного обліку, містила пере­важно службову інформацію й дозволяла вести пошук інфор­мації по кожному архіву, номеру, категорії, типу фондів, пред­метно-тематичній ознаці, географічній назві та прізвищу. Отже, система передбачала й елементи науково-пошукових функцій. Рівень внутрішньоархівних інформаційних баз даних фон­дового та подокументного рівня з актуальних питань соціального розвитку відображає створення баз даних різної функціо­нальної спрямованості окремих центральних та обласних ар­хівів. Ця практика окреслила деякі актуальні аспекти, що ви­тікають з функцій баз даних. Вони визначили типи даних та інформаційних систем.

Перший тип - обліковий, викликаний функцією управлін­ня інформацією та обліком, заснований на створенні баз да­них, коли в основу опису покладено зведені облікові документи фондового рівня (паспорт, аркуш фонду). Науковий пошук є до­датковою функцією. Цей підхід, наприклад, був реалізований у ЦДАМЛМ України. Головною особливістю архіву-музею є те, що більшу частину документів становлять фонди особового по­ходження діячів літератури і мистецтва, а також інформація про фонди творчих спілок, установ і організацій профілю комплек­тування, яка охоплює одну предметну галузь і тип фондів. Така база даних розрахована на тривале використання і є перспектив­ною щодо включення її ресурсів до зведених БД державного рівня.

Другий тип - тематичний, пов'язаний з необхідністю опера­тивного використання актуальної інформації подокументного рівня за предметно-тематичною ознакою. В цьому випадку фор­муються тематичні бази даних інформації на базі міжфондового або фондового подокументного предметно-тематичного пошуку. Предмет визначається актуальністю тематики та орієнтуванням на певні категорії користувачів і враховує нагальні суспільні потреби. Проблема виникає, як правило, під впливом рішень владних структур, виконання яких потребує використання ар­хівної інформації, або для вирішення внутрішніх питань довід­кового апарату архіву.

В Україні такий процес визначився в кінці XX ст. і був обме­жений галуззю соціально-правових запитів. Прикладом є бази Даних, розроблені під впливом ситуації з метою встановлення соціальних та пенсійних пільг, компенсацій тощо: на репре­сованих (ЦДАГО України) та осіб, вивезених під час Другої сві­тової війни до Німеччини (Держархіви Волинської, Київської, Харківської, Донецької областей). Створення баз даних тема­тичної інформації надто трудомістке й потребує спеціального методичного забезпечення.

Третій тип - обліково-пошуковий, пов'язаний з поєднанням Функції обліку та пошуку на подокументному рівні. Він харак­теризується послідовним описом і реєстрацією власне окремих видів документів за принципом архівного облікового докумен­та - архівного опису. Цікавий досвід поєднання подокументного обліку та видового опису фотодокументів як окремого різновиду документів має ЦДКФФА імені Г. Пшеничного.

Четвертий тип - пошуково-видавничий, коли база даних створюється для тривалих видавничих проектів внутрішньоар-хівних довідників, путівників. Це дозволяє публікувати довід­ники за певною структурою будь-якої інформації з баз даних, а в міру нарощування та модифікації інформації видавати чергове видання, доповнене та виправлене. Воно маже мати електронну форму і публікуватися як традиційним способом так і на ком­пакт-дисках.

Окремий напрям в інформатизації архівної справи становить "Національна архівна інформаційна система "Архівна та руко­писна україніка", розробка якої почалася 1992 р. з метою ство­рення єдиної інформаційної системи, що поєднала б облікові та науково-пошукові функції рівня фонду на всі архівні фонди, що зберігають документи українського походження (або про Украї­ну) в архівосховищах світу. Об'єктом комп'ютеризації став опис групового рівня - пофондовий та за систематизованою групою документів, яка заслуговує на виокремлення як єдине ціле. Си­стема орієнтована на кумуляцію інформації про архівні фонди та окремі групи документів, що за змістом поєднані поняттям "ук­раїніка" не лише в рамках державної системи України, а й поза її межами. Характерною особливістю системи є те, що вона роз­криває зміст, склад та походження фонду детальніше, ніж у ЦФК.

Отже, в Україні апробовано різні об'єкти комп'ютеризації, проводилася міжфондова, пофондова, подокументна, предмет­но-тематична каталогізації груп документів, а також створення національних, центральних та локальних баз даних. Проте ці процеси розвивалися значною мірою стихійно. Практика пока­зала, що дальший ефективний розвиток системи без узгодженої координованої політики інформатизації неможливий.

Кінець 1980-х і початок 1990-х років виявився революційним не лише в суспільно-політичній галузі, він відкрив двері для рин­ку західної електронної техніки і технологій, значно вищих за рівнем розвитку. Програмні продукти розширювали можливості зростання обсягів інформації та її класифікації, з'явилися ме­тоди інтелектуалізації систем, а, отже, - можливість врахування специфіки архівної інформації. Виникла потреба з нових позицій розглянути функції, завдання та принципи побудови інфор­маційних масивів і систем; забезпечити розроблення єдиної державної та наукової, науково-організаційної стратегії створен­ня уніфікованих систем опису та класифікації архівної інфор­мації. Ця стратегія передбачала створення взаємоузгоджених технічних, технологічних, лінгвістичних та організаційних засад інтеграції інформації в комп'ютерних системах різних рівнів, входження до складу сучасної інформаційної інфраструктури України та міжнародних комп'ютерних мереж.

Реальні кроки до формування централізованої інформаційної системи пов'язані зі створенням 1994 р. галузевого науково-дос­лідного інституту. Відділ автоматизованих інформаційно-пошу­кових систем УНДІАСД впродовж 1996-1998 рр. розробив кон­цептуальні положення комп'ютеризації архівної справи та орга­нізував широке обговорення на спеціальних нарадах основних підходів до інформатизації архівної справи в Україні.

Об'єктом комп'ютеризації було обрано окремі організаційно-управлінські та технологічні процеси (комплектування, облік, зберігання, використання) і довідковий апарат (описи, покаж­чики, каталоги).

Комп'ютеризація організаційно-управлінських функцій Держкомархіву здійснювалася за такими напрямами: а) центра­лізоване управління архівною справою (відповідно до мате­ріального, фінансового, кадрового стану та структури системи) і створення локальних баз даних, не пов'язаних з інформацій­ними ресурсами архівної галузі; б) централізоване управління архівними інформаційними ресурсами через комп'ютеризацію основних функцій Держкомархіву в галузі централізованого об­ліку ресурсів архівів та їх використання, а також створення Дер­жавного реєстру національного культурного надбання.

Комп'ютеризація довідкового апарату архіву є другим орга­нізаційно-обліковим і найскладнішим завданням. Вона охоплює процеси створення довідкового апарату про склад та зміст фон­дів НАФ та організацію науково-публікаційної і науково-інфор­маційної діяльності архіву, яка базується на інших методичних і технологічних засадах.

Необхідність представлення об'єкта в моделі даних вимагала уніфікації архівного опису різного рівня та стандартизації техно­логічних процесів як на архівознавчому рівні, так і на рівні типо-логізації програмних рішень.

Моделі даних (форма опису) містять стандартизовану стру_к. туру опису архівної інформації, яка застосовується в усіх верти­кальних та горизонтальних структурах архівної галузі й має стати обов'язковим нормативним документом, що забезпечує взаємозв'язок різних технологічних процесів і систем в архівній галузі України.

Найдоцільнішою на першому етапі є комп'ютеризація про­цесів комплектування та централізованого обліку на рівні Держкомархіву і окремого архіву - облікова інформація рівня уста-нов-джерел комплектування та рівня архівного фонду. Цей на­прям реалізується в процесі створення інформаційної системи "Центральний фондовий каталог" та формуванням баз даних "Джерела комплектування".

Оскільки розгортання комп'ютеризації потребує розроблен­ня відповідної стандартизованої архівної термінології та її вико­ристання в комп'ютерних системах, важливе завдання полягає в розробленні предметних рубрик класифікаційних схем, що міс­тять класифікацію за системою знань, адміністративно-політич­ним і територіальним поділом, географічних найменувань, пер-соналій, авторитетні бази даних (установ та імен). Основа по­кладена створенням термінологічного словника «Архівістика», підготовленого УНДІАСД та його розробками нової схеми класи­фікації документної інформації в систематичних каталогах.

В умовах системного підходу до інформатизації архівної га­лузі принципове значення має типологізація програмного за­безпечення та основних технологічних рішень, що дозволяє ефективно використовувати матеріальні ресурси та кадровий потенціал архівних установ, забезпечити сумісність національ­них, регіональних і локальних баз даних архівних установ на рівні горизонтальних та вертикальних зв'язків.

В 1999-2001 р. питання координації інформатизації та уніфікації дескриптивних методик покладалися на Державний комітет архівів Украіни, який розробив Програму створення галузевої інформаційної системи. Реалізація програми розпо­чалася з заснування Центру інформаційних технологій Держ-комархіву, встановлення виділеного каналу доступу до мережі Інтернет, побудови першого сегменту локальної мережі, введен­ня в експлуатацію серверів Держкомархіву. Одночасно було роз­роблено веб-сайт Держкомархіву, що сконцентрувала комплек­сні ресурси, які висвітлюють основні напрями діяльності архівної галузі, хроніку подій, основні видання, а також різні інформа­ційні ресурси принципами загальносистемного централізовано­го рівня. Обсяг веб-сайту Держкомархіву склав 27 МБ, однак інтенсивність користування ним надзвичайна висока - кількість запитів до сайту, що надходять зі СШ А, Росії, Німеччини, Поль­щі, Франції, Сингапур, Тайвань, Норвегія, Угорщина, Італія, Кир­гизстан та ін., варіюється від 50 до 450 на годину

Таким чином, на початок XXI ст. вихідним положенням кон­цепції комп'ютеризації галузі стало створення можливостей до­ступу до інформації і представлення архівних ресурсів галузі в Ін-тернеті на декількох рівнях.

Інституційний рівень представлено електронним довідником "Архівні установи в Україні", що складає головне інформаційне ядро офіційного веб-сайту Держкомархіву і налічує 56 об'єктів (центральних і регіональних державних архівів, галузевих ар­хівів, архівних уставнов Національної академії наук України, наукових бібліотек і музеїв). Електронний довідник має постій­ний бібліографічний супровід.

Пофондовий рівень репрезентовано інформаційної системою "Центральний фондовий каталог". Облікові бази пофондового рівня підтримуются в 14 архівах. Структурно практично усі вони базуються на основному обліковому документі архіва - аркуші фонду. В цілому на початок 2002 р. у них представлено близько 40 тис. фондів - до 20% загальної кількості фондів НАФ України. Повні електронні пофондові каталоги створені на документи Кам'янець-Подільского міського державного архіву і Держав­ного архіву Київськой області.

Третій, поглиблений рівень централізованої системи акуму­лює відомості про структурні частини фондів - описи (близько 600 тис. об'єктів опису). З кінця 2000 р. прийнято програму під­готовки анотованих реєстрів описів фондів - своєрідних путів­ників нового покоління. Важливе значення для цього рівня має створення й підтримка та інтеграція в єдину систему тематичних баз даних, що з'явилися в результаті "стихійної" комп'ютеризації архівів з другої половини 1990-х років. На початок 2002 р. у 20 ар­хівних установах створено понад 40 тематичних баз даних, сумарним обсягом близько 1,5 млн записів. Це бази даних для задоволення запитів соціально-правового характеру - на гро­мадян, вивезених на примусові роботи під час Другої світової війни, репресованих і реабілітованих, "розкуркулених", загиблих під час війни, тих, що мешкали на окупованій території, а та­кож бази даних метричних книг, що дозволяють проводити по­шук за запитами генеалогічного характеру. В Інституті рукопису Національної бібліотеки України імені В. Вернадського існує база даних "Кодекс", що включає кодикологічні відомості про рукописну книгу XIV - XVII ст. Бази даних з опису рукописної книги існують і в Інституті українознавства ім. І. Крип'якевича НАН України у Львові.

Наприкінці 1990-х років Центром інформаційних технологій Держкомархіву розроблено програму ствоення мережі Інтернет-ресурсів державних архівів на 2000-2005 рр., що передбачає створення Центра веб-ресурсів галузі в Держкомархіві із побу-дувою локальної мережі, введення в експлуатацію серверів і представлення центральним та іншим архівам Київа, виходу че­рез них до мережі Інтернет; впровадження поштових веб-серве-рів і серверів баз даних в регіональних архівах; побудова галу­зевої мережі передавання даних.

Загалом розвиток інформаційних технологій за 1990-ті роки досягнув таких рівнів, що дозволив значно прискорити переве­дення змісту документів з паперових на електронні версії з до­помогою цифрових технологій, тисячократне прискорити обмін інформацією і надав можливості конвертації інформація з будь-яких технологічно застарілих баз даних до новітних, розширив­ши можливості обігу інформації. Водночас технологічно вирі­шена проблема класифікації інформації в інформаційних си­стемах, яка складала практично неподоланний бар'єр на початок 1990-х років.

ЗАПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ:

1. Розкрийте поняття інформатизації архівної справи.

2. Яка основна мета інформатизації архівної справи?

3. В чому полягають завдання інформатизації архівної справи?

4. Як розвивалася автоматизація у країнах світу?

5. Як можна оцінити сучасний стан інформатизації та ком­п'ютеризації архівної галузі України?

6. Визначіть пріоритетні завдання та етапи інформатизації архівної справи в Україні.

7. Назвіть шляхи формування веб-ресурсів України в Інтернеті.

8. Наведіть приклад відомих вам баз даних про архівні ресурси України.

РОЗДІЛ 14

НАУКОВО-ДОСЛІДНА

ТА МЕТОДИЧНА РОБОТА

АРХІВНИХ УСТАНОВ

НАУКОВО-ДОСЛІДНА методична робота є одним із основних напрямів діяльності державних архівних ус­танов, метою якого є розвиток і вдосконалення на наукових засадах архівної справи, раціоналізація праці архівістів, поліп­шення організації документів у діловодстві та підвищення ефек­тивності виконання основних завдань і функцій архівів. "Само­стійними установами науково-дослідчого типу" вважав архіви на початку 1930-х років професор В. Веретенников. На різних ета­пах розвитку архівної справи розуміння наукового компонента в практиці роботи архівів було неоднаковим: від офіційного ви­знання архівів науковими установами до повної переорієнтації їх на виконання суто прикладних завдань. Утім, спеціальні наукові дослідження навіть у найскладніші часи не припи­нялися, часто завдяки лише зусиллям аматорів архівістики.