§ 5. Державна реєстрація документів Національного архівного фонду

З МЕТОЮ ВСТАНОВЛЕННЯ правового стату­су документів, підтвердження права власності на них та забез­печення державного контролю за їх збереженістю Держкомар-хів та уповноважені ним державні архівні установи здійснюють державну реєстрацію документів НАФ.

Державній реєстрації підлягають документи, що віднесені експертиузою їх цінності до НАФ, незалежно від місця їх збері­гання та права власності на них. Факт реєстрації засвідчується в реєстраційному свідоцтві, яке може оформлятися на окремий документ, групу чи комплекс документів. Його отримують усі архіви та фізичні особи (громадяни), що зберігають документи НАФ. У свідоцтві зазначається сумарна кількість взятих на державний облік документів НАФ, які на момент реєстрації зберігаються в сховищах архівів або у приватному зібранні. Чин­ність свідоцтва поширюється на всі документи НАФ, що надхо-дитимуть до цих архівів і приватних архівних зібрань, з моменту державної реєстрації. У разі зміни кількості і стану документів внаслідок проведення внутріархівних робіт реєстраційне свідоцтво не переоформлюється. Про видачу реєстраційного сві­доцтва робиться запис у книзі державної реєстрації документів.

Документи, на які оформлено реєстраційне свідоцтво або по­ширена чинність виданого раніше свідоцтва, та описи цих до­кументів у встановленому порядку позначаються штампом "Україна. Національний архівний фонд".

Порядок видавання, переоформлення, внесення змін до реє­страційного свідоцтва та його анулювання, відповідальність за недотримання порядку державної реєстрації документів НАФ, а також інші питання, пов'язані з державною реєстрацією доку­ментів НАФ, регулюються "Положенням про державну реєстра­цію документів Національного архівного фонду".

§ 6. Робота державного архіву з джерелами комплектування

ВАЖЛИВОЮ ПЕРЕДУМОВОЮ якісного формування НАФ є організаційна та методична робота державних архівів з джерелами їх комплектування. Державні архіви з метою якісного поповнення документами, що належать державі, та забезпечення їх збереженості впродовж строків тимчасового збе­рігання здійснюють організаційно-методичне керівництво і кон­троль за роботою архівних підрозділі* і служб діловодства ор­ганів державної влади, органів місцевого самоврядування, дер­жавних і комунальних підприємств, установ і організацій - дже­рел комплектування.

Робота державного архіву з джерелами його комплектування полягає в організації та вдосконаленні роботи служб діловод­ства, роботи архівних підрозділів, взаємодії з експертними ко­місіями, проведенні перевірок роботи архівних підрозділів, служб діловодства та експертних комісій, громадських оглядів роботи архівних підрозділів і служб діловодства; організації державного обліку документів НАФ; підвищенні кваліфікації працівників архівних підрозділів, служб діловодства, голів і членів експертних комісій; методичній і практичній допомозі та наданні послуг з питань архівної справи і діловодства на до­говірних засадах. З метою захисту соціальних прав громадян державні архіви надають установам-джерелам комплектування методичну і практичну допомогу в роботі з документами з осо­бового складу.

У кожній установі (організації, підприємстві) функціонує ар­хівний підрозділ, діяльність якого регламентується положенням, розробленого на підставі відповідного типового положення.

До функцій архівного підрозділу належать:

• ведення списків установ і організацій, документи яких під­лягають і не підлягають передаванню йому на зберігання;

• виконання всього комплексу заходів щодо забезпечення збереженості документів;

• ведення облікової документації на документи і укладання довідкового апарату до них;

• здійснення науково-технічного опрацювання документів, які в ньому зберігаються, і надання методичної та органі­заційної допомоги структурним підрозділам у виконанні цієї роботи;

• виявлення унікальних та особливо цінних документів; створення страхового фонду мікрофільмів для наступного передання державному архіву;

• забезпечення укладання у встановлені строки статистич­ної звітності, а також щорічних відомостей про склад і об­сяг наявних на зберіганні документів;

• видавання документів для користування працівникам організації, а також дослідникам у читальний зал;

• виконання запитів організацій і заяв громадян соціально-правового характеру; розроблення або участь у підготовці нормативно-методичних документів з питань діяльності діловодних та архівних служб, внесення керівництву ор­ганізації пропозицій щодо поліпшення їх діяльності.

Для установи обов'язковим інформаційним довідником, який складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, пошуку документів за змістом і видом та їх відбору для внесення до складу НАФ, є номенклатура справ, тобто систематизований та проіндексований список назв справ із зазначенням строків їх зберігання.

Розрізняють типову, примірку та індивідуальну номенкла­тури.

Типова номенклатура справ установлює типовий склад справ для установ однорідних за характером діяльності, однаковою структурою з єдиною системою індексації кожної справи. Типова номенклатура справ для галузі в цілому розробляється міністерством, іншим центральним органом виконавчої влади, погоджується з ЦЕПК Держкомархіву, затверджується керівництвом відповідного міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади та керівництвом Держкомархіву. Вона реєструється в міністерстві юстиції України і є нормативним актом.

Примірна номенклатура справ установлює примірний склад справ для установ однорідних за характером діяльності, але різних за структурою. Примірна номенклатура розробляється міністерством, іншими центральними та місцевими ораганами виконавчої влади, погоджується з ЦЕПК Держкомархіву або ЕПК відповідного державного архіву і затверджується керівництвом установи-автора. Примірна номенклатура має рекомендаційний характер. Типові і примірні номенклатур використовуються установами для складання їх індивідуальних номенклатур.

Незалежно від наявності типової чи примірної номенклатур справ кожна установа складає індивідуальну номенклатуру справ. Зведена індивідуальна номенклатура справ складається з номенклатур справ структурних підрозділів. Її схвалює експертна комісія і затверджує керівництво установи після погодження з експертно-перевірною комісією відповідного дер­жавного архіву.

Номенклатуру справ щорічно закривають, тобто підбивають підсумки діловодного року, зазначаючи кількість заведених справ, їх розподіл за категоріями залежно від строків зберігання.

Впродовж другого року після закінчення справ у діловодстві здійснюють експертизу їх наукової і практичної цінності та підготовку справ для передавання до державного архіву. При цьому проводять повне чи часткове оформлення справ (підши­вання або палітурні роботи, нумерацію аркушів, укладання за-свідчувальних аркушів та внутрішніх описів до справ, оформлен­ня обкладинок, встановлення крайніх дат справ), складання і оформлення описів структурного підрозділу. Завершує цей про­цес безпосереднє передавання документів до державного архіву.

До обов'язків архівного підрозділу входить поетапне складан­ня і оформлення: річних розділів, а потім зведених описів справ постійного, тривалого зберігання та з особового складу. Всі ці описи підлягають розгляду і схваленню на засіданні експертних комісій організації та ЕПК відповідного державного архіву.

Водночас архівний підрозділ виконує запити установ, орга­нізацій, окремих громадян (в тому числі соціально-правового характеру), здійснює культурно-просвітницьку роботу, органі­зовує роботу читального залу, обліковує усі форми використан­ня архівних матеріалів.

Отже, експертиза цінності документів, утворюваних в діяль­ності конкретних юридичних і фізичних осіб, державна реєстра­ція документів НАФ, комплектування державних архівів доку­ментами НАФ, організаційно-методичне керівництво і контроль за роботою архівних підрозділів і служб діловодства установ - джерел комплектування є важливими складовими процесу форму­вання Національного архівного фонду України.

ЗАПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ:

1. Назвіть основні завдання експертизи наукової, культурної та практичної цінності документів.

2. Чим зумовлені різні строки зберігання архівних документів?

3. Висвітліть основні принципи експертизи цінності докумен­тів і порядок їх практичного застосування.

4. Охарактеризуйте основні критерії експертизи цінності документів.

5. Які завдання експертних комісії, їх функції та організація діяльності?

7. Які граничні терміни зберігання документів у архівних під­розділах організацій, установ?

8. В чому полягає комплектування державного архіву?

9. З якою метою укладають переліки архівних документів, охарактеризуйте типи переліків.

10. Що розуміють під державною реєстрацією документів НАФ?