§ 2. Система архівної науково-технічної інформації

Важливим чинником розвитку наукових дослід­жень та удосконалення практичної діяльності у галузі архівної справи та документознавства є науково-технічна інформація. Сукупність процесів з підготовки та надання науково-технічної інформації, необхідної для вирішення управлінських, науково-дослідних, методичних та практичних завдань, називають інформаційним обслуговуванням.

Інформаційне забезпечення науково-дослідної і методичної роботи, практичної діяльності архівів, а також поширення на­бутого досвіду в галузі архівної справи покладається на Галузеву службу науково-технічної інформації (ГСНТІ). Вона склада­ється зі служб НТІ різного рівня (центрального галузевого ор­гану НТІ та служб НТІ державних архівів) і довідково-інфор­маційних фондів (ДІФ) при них.

Функції Галузевого центру науково-технічної інформації з кінця 1990-х років виконує сектор НТІ науково-інформаційного відділу УНДІАСД. Його головні завдання полягають у систе­матичному вивченні й обробці літератури з питань архівної ^справи і документознавства та неопублікованих документів, що надходять до ДІФ, і підготовка на їх основі аналітичної, рефе­ративної, оглядової, бібліографічної інформації; забезпечення працівників державних архівних установ науковою інформацією ³ проблем архівної справи, документознавства та інших суміжних дисциплін; комплектування ДІФ ГЦНТІ профільними ви­даннями, організація висхідного потоку неопублікованих доку­ментів з питань основної діяльності установ архівної галузі; надання науково-методичної допомоги службам НТІ архівних установ, координація їх діяльності.

Основними завданнями служб НТІ держархівів є:

• вивчення інформаційних потреб спеціалістів архіву;

• комплектування, зберігання, облік, опрацювання і систе­матизація матеріалів ДІФ;

• ведення довідково-пошукового апарату ДІФ, що забезпе­чує організацію інформації про склад і зміст матеріалів фонду;

• регулярне інформування співробітників архіву про склад і зміст матеріалів ДІФ через надання документів для кори­стування, проведення днів інформації, організації виставок нових надходжень, складання рекомендаційних списків літератури з тематики наукових досліджень і основних напрямів практичної роботи архіву; перелік чинних нор­мативних документів та ін.;

• вивчення матеріалів НТІ та узагальнення даних про най­важливіші українські і зарубіжні досягнення науки й тех­ніки та підготовки рекомендацій щодо впровадження їх у практику роботи архіву;

• участь у реалізації проектів автоматизації інформаційного забезпечення архівної галузі;

• регулярне і своєчасне направлення до центрального галу­зевого органу завершених розробок, які мають загально-галузеве значення;

• надання допомоги спеціалістам архіву в організації депо­нування вузькоспеціальних рукописних робіт.

Для задоволення інформаційних запитів працівників архіву та інших організацій СНТІ проводить систематичне, цілеспря­моване інформування працівників архіву шляхом вибіркового розповсюдження інформації (ВРІ), здійснює диференційоване забезпечення керівництва (ДЗК) науково-технічною інформа­цією, організовує "дні інформації" та виставки нових надход­жень, складає рекомендаційні та інформаційні списки літера­тури за тематикою наукових і методичних робіт, що вико­нуються в архіві, основних напрямів практичної роботи архіву. чинних нормативних документів.

ДІФ призначений для оперативного довідкового та інфор­маційного забезпечення основних напрямів діяльності архіву й складає сукупність впорядкованого масиву первинних і вто­ринних джерел інформації та довідково-пошукового апарату до них. Оскільки основні функції ДІФ - довідкова та інформацій­на, він є надійною базою для інформаційного забезпечення орга­нізаційної, практичної і наукової діяльності архівних установ.

ДІФ державного архіву складається з фонду первинних ма­теріалів (друкованих, неопублікованих і таких, що не публіку­ються) та довідково-пошукового апарату. Фонд первинних ма­теріалів концентрує інформацію багатоаспектного масиву даних з проблем архівної справи та суміжних галузей і включає:

• літературу з історії України і краєзнавства, документознав-ства, архівознавства, археографії та інших спеціальних га­лузей історичної науки;

• наукову літературу з питань управління, планування, нор­мування, організації науково-інформаційної діяльності, бібліотечної та видавничої справи;

• офіційні нормативні і науково-методичні видання, довід­кову літературу:

• нормативні і науково-методичні розробки з документо-знавства, архівознавства, археографії і спеціальних істо­ричних дисциплін;

• періодичні видання;

• неопубліковані розробки архіву та документи, які не пу­блікуються (інформаційні карти, переклади, депоновані рукописи).

Матеріали ДІФ залежно від рівня СНТІ можуть використо­вуватися:

• для забезпечення інформативних потреб співробітників архівної установи у вирішенні завдань управлінської діяльності; у практичній та науково-дослідній роботі;

• для задоволення запитів архівних установ галузі;

• для забезпечення запитів відомчих архівів (установ - дже­рел комплектування);

• для забезпечення запитів на матеріали з документознавст-ва та архівної справи різних установ і організацій незалеж­но від їх відомчої приналежності.

Використання матеріалів ДІФ передбачає організацію різних видів інформаційного обслуговування (видавання матеріалів на абонемент та через читальний зал; виконання різних одинич­них інформаційних запитів, вибіркове поширення інформації, диференційоване забезпечення керівництва НТІ, організація виставок нових надходжень) залежно від завдань найповнішого забезпечення запитів з профільної і суміжної проблематики.

Довідково-пошуковий апарат ДІФ становить систему катало­гів (систематичного, алфавітного, предметного), картотек (у то­му числі фактографічних, які уможливлюють отримання безпо­середньої відповіді на конкретний запит) та бібліографічних посібників, довідкових видань, реферативних журналів, авто­матизованих баз даних, що забезпечують нагромадження і ви­дачу інформації про склад і зміст матеріалів ДІФ, а також інфор­мації про матеріали профільного для архіву характеру незалежно від місця їх зберігання.

Від удосконалення інформаційної служби в усіх установах галузі, застосування новітньої техніки і технологій для пошуку інформації залежить підвищення наукового рівня діяльності ар­хівних установ.