Организация работы архива

Работа архива организуется в соответствии с положением об архиве.

Положение об архиве согласовывается с соответствующим архивным учреждением и утверждается руководителем таможенного органа.

Начальник архивного отделения организует работу архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архив задач.

На имеющиеся в архиве должности согласно штатному расписанию составляются должностные инструкции, в которых указываются виды работ, возлагаемые на должностное лицо архива, его обязанности и права.

Должностные инструкции согласовываются с правовой службой таможенного органа и утверждаются руководителем ОДО.

В архиве составляются: годовой план работы, план-график приема дел в архив.

Годовой план составляется с указанием конкретных видов работ.

План-график приема дел в архив согласовывается со структурными подразделениями и утверждается руководителем таможенного органа.

По итогам работы архивом составляются отчет о выполнении годового плана, планов-графиков, а также сведения о выполнении мероприятий, не включенных в годовой план. Последние отражаются в конце отчета, при необходимости самостоятельным разделом.

Учет труда в архиве ведется в табеле учета рабочего времени и в дневниках учета труда. При расчете норм времени на основные виды архивных работ архивы могут руководствоваться Межотраслевыми укрупненными нормативами времени на работы по документационному обеспечению управления (М., 1995).

Контроль за состоянием хранения документов и их организацией в делопроизводстве структурных подразделений.

Архив осуществляет проверки состояния хранения документов и их организации в делопроизводстве структурных подразделений не реже одного раза в год, как правило, перед передачей дел в архив. Организация проверок должна входить составной частью в годовой план работы архива.

Руководители структурного подразделения должны быть заранее поставлены в известность о проведении проверки.

По итогам каждой проверки составляется справка или докладная записка на имя руководителя таможенного органа-куратора проверяемого структурного подразделения, в которой отражается существующее положение и намечаются меры по ликвидации недостатков и улучшению работы.

С выводами проверки должны быть ознакомлены непосредственные исполнители и руководители соответствующего структурного подразделения.

При смене ответственного за архив прием-передача документов и справочного аппарата к ним, а также помещений архива, инвентаря и оборудования производится по акту.

Для приема-передачи дел ответственного за архив приказом руководителя таможенного органа назначается комиссия в составе не менее трех человек.

В состав комиссии включается начальник ОДО.

При приеме-передаче дел необходимо проверить наличие и состояние:

документов архива;

учетных документов и справочного аппарата к документам (паспорта архива, описей дел и заменяющих их номенклатуры дел, листов фондов, книг поступлений и выбытия документов, справочных карточек);

печатей и штампов архива (при их наличии);

противопожарного и охранного оборудования.

Необходимо проверить также условия хранения документов.

Порядок приема-передачи документов таможенного органа при реорганизации последнего определяется распорядительным документом о реорганизации таможенного органа.

В состав ликвидационной комиссии по реорганизации таможенного органа должен входить представитель соответствующего государственного архива.

При реорганизации таможенного органа с передачей его функций другому или нескольким таможенным органам документы передаются таможенным органу или органам - правопреемникам.

При реорганизации таможенного органа, когда из его состава выделяется структурное подразделение со статусом таможенного органа, последнему передаются незавершенные делопроизводством дела, относящиеся к профилю его деятельности, а также личные дела и лицевые счета должностных лиц, перешедших на работу в этот таможенный орган.

Перед передачей документов реорганизованного таможенного органа осуществляется проверка наличия и состояния дел, хранящихся в делопроизводстве и архиве, а также их научно-техническая обработка.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

От правильной организации работы с документами во многом зависит оперативность и надежность управления, культура работы управленческого аппарата, организация труда в таможенных органах и на предприятии.

Отражение управленческой, производственной и иной деятельности в соответствующих документах и обеспечение рационального использования документов в деловой практике являются основными задачами делопроизводства.

Делопроизводство является неотъемлемой специфической частью управленческого труда. Работники сферы управления (руководители, менеджеры, специалисты) до 75% своего времени тратят на работу с документами. Поэтому руководитель должен уметь правильно планировать свою личную работу, вести анализ использования рабочего времени, пользоваться средствами персонального менеджмента для создания и хранения личной и служебной корреспонденции. Необходимость качественной и быстрой обработки информации в целях своевременного принятия соответствующих организационно-управленческих решений выдвигает определенные требования к совершенствованию организации рабочего места руководителя, оснащению его современными средствами автоматизации персонального менеджмента. Для обеспечения высокоэффективной работы руководителя, менеджера, специалиста необходимо организовать делопроизводство таким образом, чтобы оно отвечало следующим принципам:

1.оперативность-быстрая и четкая работа с документами;

2.современное техническое оснащение- применение персональных компьютеров, факсов, ксероксов, сканеров, возможных средств малой оргтехники, облегчающих работу с документами.

Документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он может быть создан посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале ( бумаге, фотопленке и т.п.).

Каждый документ оценивается по информации, которую он содержит. Для выработки правильного решения в процессе управления необходимо, чтобы информация была полной (её объем был бы достаточным для принятия решения); оперативной (своевременно переданной); достоверной (соответствующей объективному состоянию дел).