Введение

Предлагаемое учебное пособие содержит необходимую информацию о документировании деятельности и работе с документами в соответствии с требованиями действующих законодательных актов и нормативно-методических материалов. Управление в таможенных органах или на предприятиях неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности и т.п.

Так деятельность таможенных органов и предприятий фиксируется в протоколах; распорядительная деятельность руководителя – в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному составу; работа ревизионных комиссий – в актах; производственно-хозяйственная деятельность- договорах, контрактах, коммерческой переписке и т.д.

Унифицированная система организационно-распорядительной документа-ции занимает особое место и применяется при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата управления и играет большую роль среди всех других систем управленческой документации.

В настоящем пособии рассматривается организационно-распорядительная документация (ОРД), включающая следующие группы документов:

Организационно-распорядительные документы;

Информационно-справочные документы;

Документы по личному составу.

В пособии описывается состав и правила оформления реквизитов ОРД, приводятся формуляры основных ОРД и примеры их составления, рассматривается технология ведения делопроизводства в таможенных органах.

I.ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

Нормативно-методическая база делопроизводства

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регла-ментирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующие работу службы делопроизводства - ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

• законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

• указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

• правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

• правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

• правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий.

• государственные стандарты на документацию;

• унифицированные системы документации;

• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

• государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

• нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;

• нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Таможенные органы реализуют свою деятельность на основе Федерального закона РФ и таможенного кодекса РФ.

История становления и развития делопроизводства в России

Делопроизводство насчитывает давнюю историю. Данные археологических раскопок подтверждают, что уже в Х в. в Древней Руси существовала культура написания документов. Накопление практического опыта в сфере документирования приводило к формированию системы определенных норм и правил в делопроизводстве.

Самой древней формой документа на Руси была грамота — отдельный лист пергамента шириной около 15-17 см. Размеры документа могли быть различными за счет подклейки следующих листов. Потерявшие ценность документы счищали, а дорогостоящий материал подравнивали, обрезали обтрепанные места и снова использовали для записи информации.

Несмотря на постоянное расширение практики документирования управленческих действий и юридических фактов, говорить о делопроизводстве в период Древнерусского государства и феодальной раздробленности как о системе определенных норм и правил еще преждевременно.

Система государственного делопроизводства начинает складываться в период формирования русского централизованного государства, с середины XV и имеет название приказного периода - по названию первых государственных учреждений — приказов. Этот период охватывает время с XV по XVII вв.

Суть этого периода сводится к тому, что разрешение отдельных вопросов государственного регулирования осуществлялось по поручению (приказу) великого князя ближайшему окружению.

В XV в. дорогостоящий пергамент вытеснила бумага, которую первоначально также привозили из западноевропейских стран, а со второй половины XVII в. — своя, отечественная. Инструментами письма служили гусиные перья, затачиваемые особым образом перочинным ножом. Лучшими считались перья из левого крыла гуся, а сама очинка требовала значительного уменья. Гусиные перья применялись вплоть до второй половины XIX в., хотя металлические перья появились уже в начале века. Написанный гусиным пером текст посыпался мелким кварцевым песком.

Видовой состав документов приказного делопроизводства был довольно однообразным. Все существовавшие в этот период документы группируются в следующие основные виды: грамоты (царские указы или указные грамоты), приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки, челобитные. Однако внутри каждого вида существовало множество разновидностей. В приказной период постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления.

Следующий этап в развитии делопроизводства наступает при Петре I. Этот период характеризуется ведением коллежского делопроизводства. Еще в 1699 г. Петр I вводит в обращение гербовую бумагу.

В результате петровских реформ в области управления сложилась следующая система учреждений: Сенат, Синод, Кабинет и коллегии - в центре, губернатор, воевода, комиссары и другие органы - на местах.

Первоначально каждая коллегия руководствовалась своим регламентом, затем законодательной основой реформы стал «Генеральный регламент» утвержденный Петром I 28 февраля 1720 г. Генеральный регламент ввел систему делопроизводства, получившую название «коллежской» по названию учреждений нового типа — коллегий. Доминирующее значение в этих учреждениях получил коллегиальный способ принятия решений присутствием коллегии.

Делопроизводственная деятельность закрепляется за самостоятельным подразделением - канцелярией. Центральной фигурой канцелярии становится секретарь. Кроме секретаря в состав канцелярии входили нотариус, регистратор, актуариус, канцеляристы, копиисты, переводчики, толмачи (для устного перевода) и вахмистр (сторож для охраны).

Серьезным новшеством было введение подписи руководителя присутственного места на документе и членов коллегии, принимавших участие в решении вопроса. Впервые Петр I стал лично подписывать издаваемые им указы. Существенные изменения в петровское время претерпевает и форма документов.

В начале XIX на смену коллежскому делопроизводству приходит исполнительное делопроизводство.

Новая система управления — министерская, основанная на принципе единоначалия, зародилась в недрах старой коллежской системы: в коллегиях конца XVIII в. президенты имели более широкие права, чем ранее. Создание министерств с единолично управляющими министрами было необходимо для более гибкой и оперативной системы управления.

В практике делопроизводства был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме и структуре документов.

Установлен типовой состав информационных элементов документов. Была предпринята попытка внедрения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).

В настоящее время сложившаяся система делопроизводства развивается с учетом специфики рыночных отношений.

Переход России к новым экономическим отношениям кардинальным образом изменил роль и назначение таможенной службы, превратил ее в один из ведущих государственных институтов.

Организация управления в наши дни невозможна без применения компьютерных технологий. Практически все работники сферы управления в учреждениях, организациях, на предприятиях и фирмах используют в своей деятельности компьютеры, но далеко не все имеют достаточное представление о возможностях современных компьютерных технологий, умеют максимально их использовать.

Внедрение компьютеров в делопроизводство создаёт новые качественные возможности для документационного обеспечения управления, позволяет поставить делопроизводственную деятельность на современный уровень научно-технического прогресса, кардинально повышает производительность и качество управленческого труда.

Основные задачи делопроизводства: отражение управленческой, производственной и иной деятельности таможенных органов в соответствующих документах и обеспечение рационального использования документов в деловой практике таможенных органов.

Документы закрепляют производственные отношения, как внутри таможенного органа и его подразделений, так и с другими предприятиями и организациями. Они не редко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными третейскими судами.

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей.

Происхождение термина «Таможня»

Слово «таможня» происходит от татарского слова «тамга», что означает знак (клеймо), который ставился на товаре при обложении его пошлиной; в дальнейшем это наименование получил сам налог, а место сбора стало называться таможней.

Прибывшие с товарами купцы из Турции и других стран Средиземноморья, обязаны были дать опись, или так называемое объявление, доставленных грузов.

Объявление должно составляться по особой форме и заключает в себе все сведения, необходимые таможне для досмотра товара, выпуска и регистрации его. В объявлении содержались указания на судно, транспорт, с которым прибыл товар, на число мест, знаки и номера их, на цену товара, на имя хозяина, если объявление дается от приказчика, комиссионера или поверенного.

Количество товара должно показываться счетом, мерой, весом брутто сообразно тому, с чего установлена пошлина по тарифу. Род и сорт товара должны объявляться именованием, установленным в тарифе.

Представленное объявление на иностранном языке переводилось на русский, для чего пользовались услугами переводчика.

Если кто-нибудь из купцов затруднялся показать количество и качество товара, то в таких случаях таможня взыскивала с него штраф. Такой же штраф полагался за неподачу объявления в установленные сроки, за неправильное объявление количества и качества товаров.

После того, как объявление подано, происходил досмотр товара. Если не было замечаний, купец мог, уплатив пошлину, получить товар из таможни. В этом случае ему выдавалась квитанция- документ об уплате пошлины. Наряду с этим к товарам с высокой оплатой пошлины прикреплялись таможенные клейма- знак для удостоверения пропуска их через таможню и для доказательства заграничного их происхождения.

Общие положения документационного обеспечения

Документационное обеспечение управления, контроль за соблюдением в структурных подразделениях таможенных органов единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами и обучение сотрудников основам делопроизводства возлагаются на отдел (отделение, группу) документационного обеспечения.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в отделах таможенных органов возлагается на их руководителей.

Руководитель отдела определяет ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения.

Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководства таможенных органов или отделов.

При уходе сотрудника в отпуск, выбытии в командировку, увольнении или перемещении имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому сотруднику.

Под документационным обеспечением управления понимается создание документированной информационной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе реализации его функций.

Порядок работы с секретными документами, документами с грифом "Для служебного пользования" (включая правила учета, хранения и использования печатей, штампов, бланков) и другой специфической документацией регламентируется специальными нормативными актами.

Задачи, функции, порядок работы отдела (отделения, группы) документационного обеспечения регламентируются положением.

Права, обязанности и ответственность сотрудников делопроизводства определяются должностными инструкциями, которые должны быть оформлены в соответствии с приказом ГТК/ФТС РФ.