Регистрация внутренних документов

Регистрация приказов и распоряжений таможенного органа осуществляется ОДО.

Приказы регистрируются порядковыми номерами и в пределах каждого вида приказа:

по основной деятельности;

о командировании, наложении взысканий, предоставлении отпусков (учебных, по личным обстоятельствам) - с добавлением индекса "КМ";

о поощрении, премировании, награждении - с добавлением индекса "П";

о приеме на службу, работу и назначении на должность, зачислении в распоряжение; увольнении со службы, работы и освобождении от должности - с добавлением индекса "К";

по аттестации, присвоению званий, выплате процентных надбавок - с добавлением индекса "А".

Распоряжения нумеруются порядковыми номерами с добавлением индекса "Р".

Присвоение порядковых номеров приказам и распоряжениям осуществляется по "шахматке" и в пределах календарного года.

При регистрации приказов и распоряжений таможенного органа их основные реквизиты вносятся в электронную картотеку базы данных "Приказы, распоряжения".

Докладные и служебные записки, отчеты о командировках на имя руководства таможенного органа регистрируются в ОДО в базе данных "Протоколы, докладные записки". Регистрационный номер докладных и служебных записок, отчетов о командировках состоит из порядкового номера с добавлением индекса "ДЗ". Присвоение порядкового номера осуществляется по "шахматке" и в пределах календарного года. Регистрационный номер проставляется в штампе.

После присвоения регистрационного номера порядок прохождения докладных и служебных записок, отчетов должен соответствовать подразделу 5.5.1. Инструкции по делопроизводству:

сотрудники ОДО осуществляют ввод основных реквизитов записок и отчетов в электронные карточки базы данных "Протоколы, докладные записки";

рассмотренные руководством таможенного органа записки и отчеты возвращаются в ОДО, где в базе данных делаются отметки об их возврате, в РКК вносится содержание резолюции, документы ставятся на контроль;

распечатываются два экземпляра РКК, один из которых с распиской ответственного за делопроизводство структурного подразделения в получении остается в ОДО для формирования картотеки записок и отчетов, другой вместе с документом передается в это структурное подразделение на исполнение.

По окончании исполнения докладные, служебные записки со всеми относящимися к ним документами и экземпляром РКК структурное подразделение возвращает в ОДО, где:

в электронные карточки базы данных "Протоколы, докладные записки" вносятся отметки об исполнении;

представленный структурным подразделением экземпляр РКК со сведениями об исполнении помещается в картотеку записок и отчетов, а находящийся в указанной картотеке экземпляр РКК изымается и уничтожается.

Регистрация докладных и служебных записок на имя руководителей структурных подразделений осуществляется ответственными за делопроизводство этих подразделений. Регистрационный номер состоит из индекса дела по номенклатуре и порядкового номера, присваиваемого по "шахматке" и в пределах календарного года.

Размножение, контроль за исполнением указанных записок осуществляют ответственные за делопроизводство структурных подразделений - исполнителей.