Организация документов в архиве

Вся совокупность документов, образующихся в деятельности таможенного органа, составляет его документальный фонд.

Документы, образующиеся в деятельности таможенного органа, по срокам хранения подразделяются на:

документы временного срока хранения (до 10 лет включительно),

документы долговременного срока хранения (свыше 10 лет),

документы постоянного хранения.

Документы постоянного хранения, т.е. документы, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, культурное значение, составляют архивный фонд таможенного органа, являющийся составной частью Архивного фонда Российской Федерации.

Сроки хранения документов устанавливаются на основании экспертизы их ценности; порядок экспертизы ценности документов определен в разделе 10 настоящей Инструкции.

Разновидностями архивного фонда являются:

архивный фонд таможенного органа, состоящий из документов, образовавшихся в процессе его деятельности;

объединенный архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более таможенных органов - фондообразователей, имевших между собой исторически и/или логически обусловленные связи: однородность и преемственность деятельности, подчиненность, единство времени деятельности, местонахождение и др.

Определение фондовой принадлежности архивных документов и образование архивного фонда

Определение фондовой принадлежности документов таможенного органа заключается в отнесении их к фонду соответствующего таможенного органа.

При определении фондовой принадлежности документов таможенного органа учитывается следующее:

входящие документы относятся к фонду того таможенного органа, которым они получены; их фондовая принадлежность определяется по таким элементам формуляра, как адресат, регистрационный штамп, резолюции и отметки о направлении документов на исполнение, по содержанию документов;

копии исходящих документов (отпуски) относятся к фонду того таможенного органа, который является их автором; их фондовая принадлежность определяется по подписям, делопроизводственным пометам, содержанию документов;

документы внутреннего обращения относятся к фонду того таможенного органа, которым они составлены; их фондовая принадлежность определяется по названию таможенного органа, подписям, содержанию.

В случае ликвидации таможенного органа с передачей его функций вновь созданному таможенному органу законченные производством дела включаются в фонд ликвидированного таможенного органа, а незаконченные дела передаются для окончания производством таможенному органу - правопреемнику и включаются в фонд последнего.

Каждому архивному фонду, поступившему в архив, присваиваются название и номер. Название фонда соответствует официальному названию организации-фондообразователя.

Объединенные архивные фонды могут быть сформированы из документов последовательно сменявших друг друга таможенных органов, если функции предшественников полностью или частично передавались их преемникам.

Образование объединенных архивных фондов включает в себя перешифровку дел (изменение номеров фондов, описей), составление соответствующих учетных документов, размещение документов объединенного фонда в одном месте хранилища, а при необходимости новую систематизацию дел и пересоставление описей.

Название объединенного архивного фонда состоит из обобщенного названия включенных в него фондов.