Регистрация исходящих документов

Исходящие документы таможенного органа регистрируются централизованно в ОДО.

Перед регистрацией исходящих документов должностные лица ОДО проверяют наличие на документе подписей и соответствующих виз (в том числе и соисполнителей, указанных в резолюции), приложений к документам, фамилии и номера телефона исполнителя, а также правильность написания адресата, номера и даты документа, на который дается ответ.

Исходящие письма-ответы принимаются на регистрацию от ответственных за делопроизводство структурных подразделений только вместе с документами-запросами (основаниями) и экземпляром РКК, полученным подразделением. Представленный структурным подразделением экземпляр РКК помещается в валовую картотеку ОДО, а находящийся в указанной картотеке экземпляр РКК изымается и уничтожается.

Документы, оформленные с нарушением требований в соответствии с Инструкцией по делопроизводству, в ОДО не регистрируются и подлежат возврату в структурное подразделение на доработку.

Номер исходящего письма таможенного органа состоит из индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре и индивидуального порядкового номера по "шахматке", например:

01-18/456, где

01 - обозначение ОДО,

18 - номер дела по номенклатуре,

456 - индивидуальный порядковый номер письма;

или

14-11/128, где

14 - обозначение структурного подразделения,

11 - номер дела по номенклатуре,

128 - индивидуальный порядковый номер письма.

Письмам, подписанным руководством таможенного органа, индекс дела присваивается и проставляется должностными лицами ОДО.

Письма за подписью руководителей структурных подразделений поступают на регистрацию в ОДО от ответственных за делопроизводство структурных подразделений с проставленным индексом дела структурного подразделения, в которое будет подшита копия письма, завизированная всеми заинтересованными лицами (далее - визовая копия).

Визовая копия письма должна полностью соответствовать оригиналу письма и не иметь никаких исправлений.

После проставления исходящего регистрационного номера на оригинале и визовой копии письма визовые копии заверяются штампом "Верно. Инспектор ОДО" с обязательным указанием личной подписи, ее расшифровки и даты.

При регистрации основные реквизиты исходящих писем вносятся в электронные карточки базы данных "Переписка" и на каждое письмо распечатывается РКК (если визовая копия письма подлежит возврату в структурное подразделение, то ответственный за делопроизводство данного подразделения расписывается в РКК за получение копии письма).

Распечатанные РКК составляют в ОДО картотеку исходящих писем таможенного органа.

Если входящий документ исполнен без составления письменного ответа (вопрос решен по телефону, путем личной встречи и т.п.) и формируется в дело структурного подразделения - исполнителя, ответственный за делопроизводство данного подразделения возвращает в ОДО экземпляр РКК, полученный подразделением со всеми необходимыми отметками об исполнении и списании в дело. Представленный структурным подразделением экземпляр РКК помещается в соответствующую картотеку входящих документов, а первоначальный экземпляр РКК из картотеки изымается и уничтожается.

Оригиналы исходящих писем могут выдаваться на руки исполнителям под расписку с разрешения начальника ОДО только в исключительных случаях с целью срочной отправки адресату. В этом случае на копии письма проставляется штамп "Подлинник получен" с указанием фамилии должностного лица, получившего оригинал письма, его подписи и даты.

Письмо, подлежащее размножению для рассылки адресатам, должно поступать в ОДО с заполненным и подписанным руководством структурного подразделения списком рассылки.

Организацию работы по копированию (тиражированию) писем в соответствии с рассылкой осуществляет исполнитель. На отправку размноженные экземпляры писем поступают полностью сформированные и сброшюрованные.