- •Факультет «Коммерции и маркетинга»
- •Учебно-методический комплекс
- •«Основы документооборота в таможенных органах» Цикла с.3.Б.13.1 «Дисциплины специализации»
- •Содержание умк
- •036401 «Таможенное дело»
- •036401 «Таможенное дело»
- •Экспертное заключение
- •1. Цели и задачи дисциплины
- •1.2.Требования к уровню усвоения дисциплины
- •Связь с другими дисциплинами Учебного плана
- •2.Содержание дисциплины, способы и методы учебной деятельности преподавателя
- •Аудиторные занятия (лекции, лабораторные, практические, семинарские)-
- •2.2.Самостоятельная работа студента –Очная форма обучения
- •2.3.Интерактивные технологии и инновационные методы, используемые
- •3.Средства обучения
- •3.1. Информационно-методические
- •3.2.Материально-технические
- •4.Текущий, промежуточный контроль знаний студентов
- •4.Дополнения и изменения в рабочей программе на учебный год _____/______
- •2.Краткое изложение программного материала (сокращенный курс лекций, учебник) учебное пособие
- •Предисловие
- •Введение
- •Документация таможенных органов
- •Классификация документов
- •Формуляр-образец
- •В документах таможенных органов не используются реквизиты :
- •Требования к бланкам
- •II.Организационно-распорядительные документы
- •Подлинники приказов хранятся в канцелярии и для пользования не выдаются.
- •III. Информационно-справочные документы
- •Увольнение
- •Предоставление отпуска
- •Командирование
- •И исполнение документов
- •Прием, обработка и распределение поступающих документов
- •Документы распределяются на подлежащие регистрации и подлежащие учету по реестру.
- •Организация обработки и передачи отправляемых документов
- •Порядок прохождения внутренних документов
- •Учет количества документов
- •Работа с обращениями и запросами депутатов
- •Работа с обращениями граждан
- •Поисковая система по документам
- •Регистрация входящих документов
- •Регистрация исходящих документов
- •Регистрация внутренних документов
- •Организация поисковой системы по документам
- •Контроль исполнения документов
- •Организация документов в делопроизводстве
- •VI. Номенклатура дел
- •Формирование и оформление дел
- •VII. Организация оперативного хранения документов
- •Комплектование архива
- •Порядок проведения экспертизы ценности документов
- •Обеспечение сохранности документов архива
- •Проверка наличия и состояния документов
- •Организация документов в архиве
- •Хронологические границы архивного фонда*
- •Организация документов по личному составу
- •Учет документов в архиве
- •Опись дел
- •Реестр описей
- •Дело фонда
- •VIII.Научно-справочный аппарат к документам архива
- •Историческая справка
- •Использование документов архива
- •Организация работы архива
- •3.Методические указания (рекомендации)
- •3.1.Методические указания по изучению дисциплины
- •3.3.Методические указания по выполнению курсовых работ/проектов и рефератов
- •Выбор темы реферата
- •Общая схема исследования, проводимого для написания реферата
- •Обоснование выбранной темы
- •Композиция реферата
- •Содержание основного текста
- •Библиографический поиск и составление списка литературных источников
- •Нумерация страниц реферата
- •3.4. Методические указания по самостоятельной работе студентов введение
- •Учебная программа курса и план семинарских занятий
- •Тема 1. Этапы развития делопроизводства, структура и содержание
- •Тема 2. Область применения гост р 6.30-2003.
- •Тема 3. Документационное обеспечение деятельности таможенных органов (особенности составления текстов служебных документов)
- •Тема 4. Организационно-распорядительные документы
- •Тема 5. Информационно-справочные документы
- •Тема 6. Документы по личному составу
- •Тема 7. Технология работы с документами. Номенклатура дел
- •1.Составление номенклатуры. Особенности формирования дел. Составление внутренней описи документов дела.
- •Тема 8. Порядок работы с письменными и устными обращениями граждан
- •Тема 9. Современные компьютерные технологии, применяемые в делопроизводстве таможенных органов
- •3. Задания для выполнения домашней работы
- •4. Вопросы к зачету по дисциплине «Таможенное делопроизводство»
- •3.5.Методические указания по прохождению практик
- •4. Контроль знаний (тесты, билеты, вопросы для экзамена, зачета)
- •4.1. Контрольные тесты
- •4.2.Вопросы к зачету
- •5. Сведения о ппс
- •6. Интерактивные технологии Деловые игры и хозяйственные ситуации, используемые при проведении практических занятий и лабораторных работ
- •Кроссворд № 2
- •7.Дополнительный материал (словари, глоссарии) Краткий словарь терминов
Проверка наличия и состояния документов
Проверка наличия и состояния документов проводится в целях установления фактического наличия единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся по учетным документам.
В ходе проверки осуществляется:
установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве;
выявление и устранение недостатков в учете документов;
выявление отсутствующих документов и организация их розыска.
Проверка наличия и состояния документов проводится не реже чем один раз в 5 лет, а также перед передачей их на государственное хранение.
Единовременные проверки наличия и состояния документов осуществляются в архиве:
после перемещения дел в другое помещение;
после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц;
при смене лица, ответственного за архив;
при реорганизации или ликвидации таможенного органа.
При проверке наличия и состояния документов необходимо:
сохранять порядок расположения документов на стеллажах и первичных средствах хранения;
подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела и документы;
изымать дела, не внесенные в опись.
Внесение в опись неучтенных дел в ходе проверки запрещается. Неучтенные дела помещаются вслед за учтенными для последующей обработки и описания.
До начала работы по проверке наличия и состояния дел изучаются документы предыдущих проверок; проверяется правильность нумерации дел в каждом годовом разделе сводной описи, соответствие нумерации дел итоговым записям в описях и сведениям в листах фондов.
Проверка наличия и состояния дел осуществляется путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках (шифра, названия фондообразователя и его структурных подразделений, делопроизводственных индексов дел, дат дел, количества листов).
Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки.
Делать какие-либо пометы или записи в ходе проверки в описях дел и других учетных документах запрещается.
Дела, выданные должностным лицам таможенного органа, в читальный зал и во временное пользование другим организациям, проверяются по книгам и актам выдачи дел и считаются имеющимися в наличии.
Лист проверки наличия и состояния дел в фонде составляется непосредственно в ходе проверки; листы проверки нумеруются по порядку номеров в пределах проверки каждого фонда и подписываются исполнителем. По окончании проверки фонда листы проверки включаются в дело данного фонда. Если в результате проверки недостатков не обнаружено, лист проверки в дело фонда не включается.
По окончании проверки наличия и состояния документов по каждой описи в конце описи после заверительной надписи проставляются запись "проверено" и дата проверки; запись подписывается осуществлявшими проверку должностными лицами с указанием их должностей.
Если проверкой обнаружена недостача дел и документов, то организуется их розыск.
В этих целях:
изучаются все учтенные документы по выдаче дел из хранилища;
организуется розыск необнаруженных при проверке дел в соответствующих структурных подразделениях, в деятельности которых образовались необнаруженные дела, с предварительным изучением их описей дел;
проверяются дела находящихся рядом фондов;
изучается дело фонда - акты о выделении дел к уничтожению и выдаче дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия и состояния проверяемого фонда.
Розыск проводится в течение года после завершения проверки наличия дел.
Найденные в итоге розыска дела подкладываются на места, а в соответствующей карточке учета необнаруженных дел делается отметка с указанием даты и подписи должностного лица.
Дела, причина отсутствия которых подтверждена соответствующими документами, исключаются в установленном порядке из описей и других учетных документов. В соответствующих карточках указываются даты и номера актов, в которых подтверждается отсутствие дела, и составляются справки о проведении розыска. После рассмотрения результатов розыска на ЭК и утверждения ее решения руководителем таможенного органа необнаруженные документы снимаются с учета.
Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого фонда и представления соответствующих сведений о делах постоянного хранения в государственный архив для внесения изменений в контрольные экземпляры описей дел, утвержденных ЭПК архивного учреждения.