Документация таможенных органов

Деятельность таможенных органов обеспечивается системой взаимоувязанных управленческих документов, составляющих их документационную базу. Состав документационной базы определяется компетенцией таможенных органов, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между региональными таможенными управлениями и ФТС/ГТК России, таможнями, таможенными постами и сторонними организациями.

Таможенные органы (таможенные управления, таможни, а также таможенные посты со статусом юридического лица) издают следующие ненормативные правовые акты: приказы, распоряжения, инструкции, положения, протоколы, иные документы в соответствии с их компетенцией.

Установленные указанными актами нормы, требования и правила могут быть отменены или изменены только путем издания новых распорядительных актов. Запрещается применять в этих целях такой вид документов как письма.

Использование в этих целях телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм допускается только в случае принятия безотлагательных мер и при условии обязательного последующего издания соответствующих нормативных актов по данному вопросу.

В целях эффективного использования средств вычислительной техники (ВТ) устанавливаются единые правила оформления документов и их реквизитов, проводится унификация состава, форм документов, а также процессов работы с документами.

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов.

Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы и.т.д.), а также при использовании ВТ - на машинном языке.

Документ и его функции

Документ - это материальный объект с закрепленной в нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.

Функции документа - информационная, (фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека). организационная (обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности), коммуникативная -(внешние связи предприятий и организаций) юридическая- (доказательства при рассмотрении спорных вопросов, договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т.д.)

воспитательная -дисциплинирует исполнителя, воспитывает эстетический вкус.

Делопроизводством называют деятельность человека по разработке и оформлению документов, организации их движения, учета и хранения.

Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов, называется документированием.

Вопросы движения и учета документов определяются понятием документооборот.

Деятельность по организации хранения документов относят к архивному делу.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы.

Первая- документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (таможенных органов ) и его производственной деятельностью.

Вторая - документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.