II.Организационно-распорядительные документы

Существует несколько систем документирования: административная, статистическая, коммерческая и т.д.

Предметом нашего изучения является административная система документации, которая делится на:

1.Организационно-распорядительную документацию (организационные, распорядительные, правовые);

2.Справочно-информационную документацию;

3.Документацию по личному составу.

Рассмотрим Организационно-распорядительные документы:

Деятельность таможенных органов и учреждений фиксируется в разных видах документов. Согласно действующему законодательству органы законо-дательной и исполнительной власти РФ издают документы: решения, указы, распоряжения, постановления, приказы, указания, инструкции.

К организационно-правовым документам в таможенных органах относят:

Положение- правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности, организацию работы таможенных органов и учреждений, структурного подразделения (служб).

Положения могут быть типовыми и индивидуальными. При наличии типового положения конкретные положения разрабатываются на его основе.

Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений.

Положение об организации- правовой акт, на основании которого действуют государственные бюджетные организации. Это, в первую очередь, высшие органы государственной власти и некоторые другие.

Текст положения об организации включает разделы:

1.Общие положения.

2.Основные задачи.

3.Функции.

4.Права и обязанности.

5.Руководство.

6.Взаимоотношения и связи.

7.Контроль, проверка и ревизия деятельности.

8.Реорганизации и ликвидация.

Положения о структурных подразделениях (службах)

Структура текста положения о подразделении (службе) нормативно не закреплена. Достаточно устойчивую структуру, выработанную практикой, имеет лишь положения о подразделениях, включающие следующие разделы:

1.Общие положения.

2.Основные задачи.

3.Функции.

4.Права и обязанности.

5.Ответственность.

6.Взаимоотношения.

Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Должностные инструкции разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием.

Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

1.Общие положения.

2.Должностные обязанности.

3.Права.

4.Ответственность.

5.Взаимоотношения.

Штатное расписание- правовой акт, определяющий структуру, численность и должностной состав работников таможенных органов и организаций с указанием должностных окладов ( в государственных учреждениях – с указанием разряда по Единой тарифной сетке).

Текст штатного расписания составляется в табличной форме. Указываются коды и наименования структурных подразделений и должностей, количество единиц по штату, должностной оклад, надбавки и месячный фонд зарплаты по должностным окладам. (утверждается ежегодно).

Штатное расписание утверждается Федеральной таможенной службой и высылается в региональное таможенное управления для работы. Ответственность за подготовку штатного расписания внутри таможенных органов лежит на отделе кадров и планово-финансовом отделе. Проект штатного расписания визируется руководителями подразделений, главным бухгалтером, юридической службой, заместителями руководителя организации.

Штатное расписание подписывается руководителем отдела кадров и утверждается руководителем организации с проставлением гербовой печати

( или печати организации) на грифе утверждения.

К распорядительным документам относятся:

Приказ, выписка из приказа, распоряжение, указание, постановление, решение.

Схема подготовки распорядительных документов:

1.Всестороннее изучение вопроса, подготовка проекта документа;

2.Согласование текста, его подписание (распоряжение, указание, приказ);

3.Обсуждение и принятие документа на заседании коллегиального органа

( постановление, решение).

Проект распорядительных документов может быть подготовлен структурными подразделениями или отдельными специалистами, рабочей группой.

Для подготовки проекта документа надо изучить существо вопроса, предыдущие документы по данному вопросу, учесть различные мнения. Написать проект. Обсудить и принять на заседании коллегиального органа или согласовать и подписать у руководителя организации. Довести до сведения заинтересованных сторон.

Приказ (по основной деятельности)- правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующий на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия.

Приказ - распорядительный документ таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица. Проекты приказов разрабатываются отделами указанных таможенных органов по поручению руководства или по собственной инициативе.

Приказы издаются только при необходимости. Изменения, дополнения, отмены приказов производятся только приказами.

Подготовка проекта приказа включает следующие стадии:

1.Изучение существа вопроса, законодательных актов, других документов, издававшихся по этому вопросу, проработка информационно-справочных документов предприятия: справок, отчетов, писем;

2.подготовка текста документа;

3.согласование текста;

4.подписание приказа;

5.доведение до сведения исполнителей.

Подготовка приказа, как правило, поручается структурному подразделению; группе лиц, отдельному должностному лицу.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распоряди-тельной.

В первой, констатирующей, части излагаются основание или причина составления документа. Если основанием к изданию приказа является правовой акт или поручение ФТС России, то в констатирующей части указываются его вид, дата, номер, заголовок и передается содержание той его части, которая непосредственно касается таможенного органа.

Во второй, распорядительной, части излагается решение руководителя. Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть.

Распорядительная часть начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ" В пунктах распорядительной части приказа указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий.

Распорядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Действия одного характера или исполнителя перечисляются в одном пункте.

В случае, если управленческое действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны таможенные организации или структурные подразделения.

Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте приказа.

В последнем пункте распорядительной части указывается конкретное должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа: «контроль за исполнением приказа возложить на» ( наименование должности, инициалы и фамилия). Если руководитель сам будет осуществлять контроль за исполнением приказа, тогда пункт о контроле писать не надо.

Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ.

Проекты приказов во исполнение решений, приказов и распоряжений ФТС России должны быть подготовлены в срок, установленный руководством ФТС России.

До представления на подпись проект приказа визируется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра всеми заинтересованными структурными подразделениями и Юридическим отделом, который определяет целесообразность оформления данного вопроса приказом, соответствие проекта приказа действующему законодательству, проверяет отсутствие противоречий ранее изданным приказам.

Проекты приказов представляются на подпись начальником отдела документационного обеспечения, который несет ответственность за правильность их оформления.

Приказы подписываются начальниками (а в их отсутствие- заместителями, исполняющими их обязанности) управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена в проекте приказа, отсутствует, его перепечатывают.

В приказах о назначении на должность, освобождении от должности, поощрении и привлечении к дисциплинарной ответственности фамилии, имена и отчества пишутся полностью.

К приказам о командировании сотрудников таможенного органа прилагается задание на командировку, подписанное руководителем соответствующего отдела. Приказы подписывают начальники управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица или по их поручению- заместители.

При подписании приказов в реквизите "Подпись" указываются должность и специальное звание.

Приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

Текст приказа делится на пункты. Распорядительные пункты строятся по схеме : исполнитель ( наименование должности, инициалы и фамилия или структурное подразделение, или организация)- действие- срок. Дата приказа- это дата подписания приказа, начала его действия. Внесение изменений и дополнений в приказ после подписания не допускается без разрешения подписавшего документ.

К проекту приказа составляется список рассылки, куда входят подразделения, организации, должностные лица, которых касается приказ.

Проект приказа до подписания согласовывается ( виза) с руководителями структурных подразделений, должностными лицами, ответственными за исполнение, заместителями руководителя, отвечающими за данные вопросы, юристом. Виза состоит из элементов: должность визирующего, подпись, её расшифровка ( инициалы и фамилия), дата.

Может осуществляться и внешнее согласование с разными организациями, когда приказ затрагивает их интересы; органами государственного контроля; коллегиальными и общественными организациями. Оформляется грифом согласования, листом согласования. Гриф согласования состоит из элементов: слова СОГЛАСОВАНО, наименование должности, личную подпись, её расшифровку и дату.

С приказов можно делать копии и выписки согласно списку на рассылку. Дополнительные копии можно снять с разрешения руководителя.