99. Комунікації в менеджменті

Комунікація - це обмін інформацією, її змістом між двома і більше людьми. Комунікації є процесами зв’язку працівників, підрозділів, організацій тощо.

Мескон. Альберт та Хедоурі підкреслюють, що комунікації виникають:

1.Між організацією і зовнішнім середовищем. Наприклад, обмін інформацією зі споживачами йде через рекламу, з державою - через звіти, з політичною системою – шляхом створення лобі в парламенті. Під дією зовнішнього оточення проводяться наради обговорення, телефонні переговори, готуються службові записки, відеострічки, звіти та інше.

1.Між рівнями, підрозділами та працівниками організації. Комунікації можуть здійснюватись:

-начальник сповіщає підлеглим про поточні завдання, зміну технології роботи, нові пріоритети та інше:

-від нижчих рівнів до вищих. Найчастіше так надходить інформація про недоліки, порушення, страйкову ситуацію та ін.. тобто спрацьовує принцип "знизу до верху":

-між різними підрозділами (відділами, цехами і т.п.):

-між окремими працівниками:

-між менеджером (керівником) і його робочою групою (апаратом);

-через неформальні комунікації (здебільшого шляхом розповсюдження чуток).

Базою комунікацій є ефективне інформаційне забезпечення. Інформація - це сукупність повідомлень, які відображають конкретний бік явища, події, виробничо-господарської дія льності.

Носіями інформації є документи, графіки, перфострічки, перфокарти, магнітофонні стрічки, плакати, схеми і т.п. Основним носієм інформації є документ. Інформація може надходити за централізованою, децентралізованою та змішаною схемами. Часто в умовах виробничо-господарської діяльності вирішення управлінських проблем вимагає застосування графіків та відповідно способів графічних зображень.

100. Поняття та загальна характеристика комунікаційного процесу

В теорії управління комунікація – це процес обміну інформацією між двома або більше особами, який забезпечує їх взаєморозуміння. З визначення комунікації випливає, що для здійснення процесу комунікації потрібні 4 умови: наявність щонайменше двох осіб: 1) відправника – особи, яка генерує інформацію, що призначена для передавання; 2) одержувача – особи, для якої призначена інформація, що передається; 3) наявність повідомлення, тобто закодованої за допомогою будь-яких символів інфомації, призначеної для передавання; 4) наявність канала комунікації, тобто засоба за допомогою якого передається інформація; наявність зворотнього зв’язку, тобто процесу передавання повідомлення у зворотньому напрямку: від одержувача до відправника. Таке повідомлення містить інформацію про ступінь сприйняття і зрозумілості отриманого ним повідомлення.

В процесі комунікації, модель якого наведена на рис., виділяють такі етапи:

1) формування концепції обміну інформацією; 2) кодування та вибір каналу; 3) передавання повідомлення через канал; 4) декодування; 5) усвідомлення змісту ідеї відправника; 6) зворотній зв’язок.

Модель процесу комунікації

101. Організаційні комунікації та їх класифікація

Усередені організації її співробітники грають певні ролі, діють в умовах ієрархії влади. Все це зрештою вносить суттєві зміни в характер комунікації, ускладнює їх. Тому для позначення процесів комунікації в межах організації використовують поняття “організаційні комунікації”.

1) В залежності від статусу комунікації розрізняють формальні та неформальні комунікації.

Формальні комунікації є наслідком ієрархії влади в організації, відповідають прямому ланцюгу команд і є частиною комунікацій, необхідних для виконання певної роботи в організації.

Неформальні комунікації виникають спонтанно, несанкціоновано менеджментом. Вони підтримують формальні комунікації, заповнюють розриви, що існують у формальних комунікаціях.

2) За характером спрямованості розрізняють такі типи організаційних комунікацій:

- міжрівневі комунікації; - горизонтальні або бокові комунікації; - діагональні комунікації.

В рамках міжрівневих комунікацій виділяють: нисхідні і висхідні.

Нисхідні комунікації – це передавання інформації з вищіх рівнів управління на нижчі. Вони використовуються для спрямування, координації і оцінки діяльності підлеглих. За допомогою нисхідних комунікацій підлеглим передається інформація про поточні завдання, прореколмендовані процедури,прийняття рішень тощо.

Висхідні комунікації – це передавання інформації з нижчих рівнів управління на вищі. За допомогою таких комунікацій керівники отримують інформацію про стан справ на нижчих рівнях управління, а саме: про поточні проблеми робітників; про хід виконання поставлених задач; про те, що може сприяти вдосконаленню діяльності організації тощо. Обмін інформацією по висхідній здійснюється у формі звітів, пропозицій, пояснювальних записок тощо.

Горизонтальні комунікації мають місце між членами однієї групи або співробітниками рівного рангу. Вони необхідні для того, щоб прискорити і полегшити обмін інформацією в організації, координувати і інтегрувати різні функції в організації. Горизонтальні комунікації можуть бути як формальними, так і неформальними.

Діагональні комунікації – це комунікації, які перехрещують функції і рівні управління організації, проходять крізь них. Вони важливі в ситуаціях, коли члени організації не можуть здійснювати ефективний обмін інформацією по іншим каналам.