13.3. Документирование хозяйственных операций. Документооборот

На каждом предприятии с учетом его особенностей – структурного построения, применения средств вычислительной техники и т. д. – определяется маршрут прохождения документа. Основными этапами этого маршрута являются: составление документа, передача и прием бухгалтерией, учетная регистрация данных документа и передача в архив.

При поступлении их в бухгалтерию производится их проверка – по форме (заполнены ли все реквизиты), по существу (правильно ли отражена хозяйственная операция и соответствует ли она данному документу), законности (законная ли данная операция), арифметическая (правильно ли сделаны подсчеты). Таким образом, при приемке документов осуществляется бухгалтерский контроль хозяйственных операций и документов.

В процессе учетной регистрации данных бухгалтерских документов производится группировка (сортировка) документов, таксировка, составление сводных документов и бухгалтерских проводок по счетам.

Группировка документов осуществляется по определенному признаку. Так, документы по расходу материалов (требования, лимитно-заборные карты и др.) группируются по складам, цехам, заказам и т.д.

Таксировка документов представляет собой умножение цены на количество, то есть получение суммы, или оценки хозяйственной операции в денежном измерении.

С целью упрощения учетных записей, особенно составления бухгалтерских проводок, используется сводные документы – накопительные (ведомость, где отражается поступление денег на расчетный счет, открывается на месяц и в ней ежедневно показываются поступившие денежные суммы) и группировочные ведомости (для группировки данных по счетам, складам и т. п.).

На основании бухгалтерских документов непосредственно или по сгруппированным их данным в сводных документах составляется бухгалтерская проводка. После этого обработанные документы систематизируются в папках в хронологическом порядке и сдаются в текущий архив бухгалтерии (такие папки уже именуют делами), где они хранятся в течение года, а затем сдаются в архив предприятия в соответствии с положением, утвержденным Росархивом.

13.4. Стандартизация и унификация первичных документов

Унификация документов – разработка типовых форм документов для использования их при оформлении однородных операций в различных организациях независимо от форм собственности и ведомственной принадлежности.

Стандартизация – установление одинаковых (стандартных) размеров бланков однотипных документов, которые позволяют более эффективно использовать бумагу при печати документов, уменьшают её отходы.

Лекция 14 (2 часа)

Тема 14: счетные записи и учетные регистры

Вопросы темы 14:

14.1. Учетные регистры и их классификация.

14.2. Счетные записи. Диаграфические и униграфические записи.

14.3. Способы исправления ошибочных бухгалтерских записей.

14.1. Учетные регистры и их классификация

Фиксация первичных данных, т. е. их документация, осуществля­ется с помощью документов и на их материальных носителях. Это первичный учет, первая начальная стадия учетного процесса.

Следующей стадией учетного процесса является текущий учет, который осуществляется ежедневно, постоянно по данным бухгалтерской документации. Традиционно этот процесс называют учетной до­кументацией, поскольку данные первичного учета подлежат в даль­нейшем учету и регистрации.

Текущий учет осуществляется в учетных регистрах, т.е. регистрах, которые применяются в бухгалтерском учете.

Учетный регистр – это способ текущего учета первичных дан­ных на материальных носителях, обеспечивающий их юридическую силу, и как результат обобщения учетной информации - использова­ние с применением постоянной информации для составления отчет­ности и управления хозяйством.

В зависимости от учетной информации все учетные регистры классифицируются по внешнему виду, по содержанию, характеру за­писей, виду измерителей, форме построения, целевой направленно­сти.

По внешнему виду учетные регистры могут быть в виде книг, карточек и свободных листов.

По содержанию учетные регистры подразделяются на регистры синтетического и аналитического учета, а также комбинированные.

По характеру записей различают хронологические, систематиче­ские и комбинированные регистры.

По виду используемых измерителей различают контокоррентные, количественно-суммовые и количественного учета учетные регист­ры.

Форма построения учетных регистров зависит от расположения в них записей по дебету и кредиту счетов и характера этих записей – одной общей суммой или развернуто (детально). В связи с этим раз­личают односторонние, двухсторонние, многографные и шахматной формы учетные регистры.

По целевой направленности учетные регистры бывают моноцеле­вые и многоцелевые.

По виду представления учетная информация может быть цифро­вой, текстовой, табличной, речевой и комбинированной.

По восприятию материальных носителей (в смысле учетных данных) их подразделяют на человеком читаемые (машинограммы), машиночитаемые (диски, дискеты и др.), комбинированные (видеограммы).

По характеру использования материальные носители делят на общесистемные, предназначенные для различных функций управле­ния, подсистемные – циркулирующие в подсистеме бухгалтерского учета, и внутриподсистемные (по разделам учета).

В зависимости от методов обмена информацией различают безмашинные (в основном в условиях ручной обработки информации), межмашинные, межпроцессорные, речевые материальные носители.

По форме выдачи информации материальные носители (видео­граммы, машинограммы, листы бумаги типографские) могут быть регламентированными (например, отчетные формы) и нерегламен­тированными.