13.1. Первичные документы, их содержание и реквизиты

Бухгалтерский документ – это письменно зафиксированное первичное учетное свидетельство о хозяйственных операциях.

Минимальной неделимой структурной единицей является реквизит (от латинского ceguijitum – требуемый, необходимый).

Реквизит – это показатель документа, характеризующий ту или иную сторону хозяйственной операции (название её, место осуществления, срок и т.д.).

Общими для любых документов являются следующие обязательные реквизиты:

• название документа (например, приходный ордер);

• дата составления;

• место составления (наименование предприятия, в отдельных случаях – его адрес);

• стороны, участвующие в хозяйственной операции (например, в требовании – кто затребовал, выдал, получил);

• содержание хозяйственной операции (например, в расходном кассовом ордере указывается, что из кассы выданы наличные денежные средства такому-то лицу);

• количественная характеристика хозяйственной операции (например, в расходном кассовом ордере указывается, какая сумма наличных денежных средств выдана);

• подписи лиц, ответственных за проведение хозяйственной операции (например, в приходном ордере – кладовщика, экспедитора, доставившего материалы на склад).

Кроме общих обязательных реквизитов по отражению отдельных хозяйственных операций в соответствующих документах предусматриваются специальные реквизиты, которые являются обязательными.

Реквизиты подразделяются на две части: реквизит-признак и реквизит-основание. Реквизит-признак характеризует качественную сторону хозяйственной операции. Так, в приходном ордере – это наименование поступившего материала, его сорт и т.д. реквизит-основание представляет количественную сторону хозяйственной операции, то есть в приведенном примере – качество оприходованного материала. Реквизит-основание и реквизит-признак (или несколько их) образуют информационную совокупность, называемую экономическими показателем.

В зависимости от размещения реквизитов на материальных носителях различают следующие их формы:

1. анкетная – в одной зоне (левой) носитель документа – реквизиты-признаки, в другой реквизиты-основания, причем реквизиты размещаются в вертикальной последовательности, друг за другом;

2. зональная – носитель подразделяется на вертикальные и горизонтальные зоны;

3. табличная – реквизиты размещаются в виде таблицы;

4. комбинированная – сочетает элементы перечисленных выше форм.

Требования, предъявляемые к заполнению документов, определены такими нормативными документами как: Федеральный Закон «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ, Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденное приказом № 34-н от 29 июля 1998 г.

13.2. Классификация первичных учетных документов

Бухгалтерские документы независимо от их носителя классифицируются по различным признакам: назначению, характеру документируемых операций, по объему, способу использования, месту составления, в зависимости от количества отражаемых объектов (хозяйственных операций).

По назначению документы делятся на распорядительные, исполнительные, бухгалтерского оформления и комбинированные.

По характеру документируемых операций различают документы денежные, материальные и расчетные.

По объему различают единичные и сводные документы.

По способу использования различают разовые и накопительные документы.

По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние.

В зависимости от количества отражаемых объектов они делятся на однопозиционные, отражающие один объект учета (в расходном кассовом ордере выдача денежных средств производится одному лицу), и многопозиционные (в лимитно-заборной карте показывается выдача разных материалов).