Specimen letters

1. Acknowledging Receipt of Goods

Dear Sirs,

Today we have received the consignment of which you advised us on the 7th March. We have examined the goods and have found them to be in order.

In payment of your invoice we enclose cheque for £... on the District Bank Ltd. Manchester. Please send us your official receipt.

Yours faithfully,

Encl.

2. Supplier Asks for Details of Invoice Paid

Dear Sirs,

Thank you for your cheque in the amount of £...

Your payment arrived without a remittance advice. We do not know which invoice you are paying, and should appreciate it if you would give us the invoice number and date in order that we may credit your account properly.

Yours faithfully,

3. Seller Apologizes for Overcharge

Gentlemen:

We have received your letter of November 10 and regret very much the overcharge of $10.35 which you have called to our attention. The charge was incorrect and has now been cancelled.

A corrected bill for $312.55 is enclosed. Please accept our sincere apologies for this error.

Very truly yours,

Encl.

4. Publisher of Textbooks Corrects Error in Invoice

Dear Mrs Robinson,

Thank you for your letter of February 15 regarding our invoice No. 4668.

Due to an error, you were billed incorrectly. The price of the textbook is $5.20 less 20 % discount.

We are canceling this invoice and you should receive a credit shortly. To rectify our error we are re-billing you at the correct price.

Thank you for bringing this matter to our attention, and we apologize for any inconvenience this mistake may have caused you.

Sincerely yours,

5. Supplier Calls Customer's Attention to Unearned Discount Taken

Gentlemen:

Thank you for your remittance in the amount of $320.58 in payment of our invoice of Feb. 16 for $328.80, on which you have taken a 2,5 % cash discount.

As our prices are cash prices, we cannot grant you any cash discount, and would therefore appreciate your sending us, at your convenience, a check for $8.22, the amount of the discount in question.

Very truly yours,

Tasks

1. Translate letters from Russian into English:

Оплата

№1

Уведомление об оплате

Уважаемые господа!

Благодарим Вас за Ваше уведомление о готовности товара к отгрузке от 3 марта.

Мы прилагаем вексель на предъявителя на сумму в € 837.00 в качестве оплаты Вашего счета.

Пожалуйста, вышлите Ваше официальное уведомление о получении платежа.

С уважением,

Приложение

№2

Уведомление о получении платежа

Уважаемые господа!

Спасибо за Ваше письмо от 7 марта.

Это наше официальное уведомление о получении Вашего векселя на предъявителя на сумму в € 837.00 в качестве оплаты нашего счета.

Надеемся, наше будущее сотрудничество будет таким же успешным.

Искренне Ваши,

2. Draft letters in English from the following particulars:

№1

Фирма «А» во Франкфурте на Майне известила фирму «В» в Лондоне, что груз был получен ею в сохранности и полностью отвечает их требованиям. Она проинструктировала свой банк о перечислении суммы в £... на счет фирмы «В» в Lloyd’s Bank Ltd., Лондон.

№2

Фирма «А» подтверждает получение от фирмы «В» заказанных товаров и благодарит её за быструю доставку. При проверке накладной было обнаружено, что произошла ошибка. Есть несоответствие между поставленными товарами и накладной.

Поскольку из-за этой ошибки у фирмы «А» возникли трудности в получении товаров с таможни, она просит выслать ей исправленную накладную.