2. Основные функциональные обязанности и задачи пресс-секретаря при взаимодействии со сми.

Функции пресс-секретаря:

1. Руководство деятельностью Пресс-службы;

2. разработка стратегии информационной политики пресс-службы;

3. сопровождение первого лица компании;

4. по договоренности с руководителем компании может выступать от его имени, публично озвучивать мнение всей компании;

5. осуществление сотрудничества с другими пресс-службами, с различными СМИ, органами власти и т.д.;

6. формирование пула «доверенных» СМИ и журналистов;

7. организация интервью руководителей со СМИ;

8. освещение мероприятий, проводимых компанией в СМИ;

9. постоянное информирование СМИ о деятельности компании;

10. организация мероприятий для прессы;

11. подготовка информационных материалов и статей;

12. редакция публичных речей руководителя компании;

13. организация и проведение пресс-конференций, встреч, брифингов;

Взаимодействие со СМИ:

1. Освещение мероприятий проводимых организацией в СМИ. 

2. Постоянное информирование СМИ о деятельности организации (организационные изменения, участие членов компании в форумах, сотрудничество с органами власти). 

3. Организация совместно со СМИ общественных акций, подготовка программ на ТВ и радио. 

4. Сотрудничество со специализированными изданиями (можно договориться о том, чтобы компании предоставляли отдельную полосу в газете).

5. Организация брифингов, пресс-конференций. 

6. Формирование состава пресс-центра и организация его работы во время мероприятий. 

7. Формирование круга "доверенных" журналистов, которые будут постоянно сотрудничать компанией.

8. Подготовка информационных материалов и имиджевых статей, касающихся деятельности организации. 

9. Организация интервью руководителя компании или руководителей программ для СМИ (перед публикацией интервью в газете необходимо его прочитать и исправить обнаруженные ошибки). 

10. Отслеживание (мониторинг) всех материалов, вышедших в СМИ. Создание архива. 

11. Формирование базы данных СМИ и отслеживание изменений на рынке СМИ своего региона. 

12. Сотрудничество с отделениями Союза журналистов в своем регионе. 

13. Сотрудничество с пресс-службами, департаментами по связям с общественностью органов власти в регионе. 

14. Сотрудничество с пресс-службами общественных организаций и проведение совместных акций. 

15. Написание статей в газетах и журналы (по мере необходимости). 

16. Выпуск собственного печатного издания.

17. Участие в создании фирменного стиля, собственной рекламной продукции (бланки, визитки, плакаты, сувенирные календари, буклеты, брошюры и т.д., и т.п.).

3. Базовые пресс-документы

Две группы PR-документов: внутренние (PR-концепции, PR-предложения, бюджеты и др.) и внешние (пресс-релизы, пресс-киты, годовые отчеты, брошюры). Перед подготовкой PR-документа необходимо определить: предмет материала (о чем?); ключевые идеи; объем и формат будущего материала; назначение, цель материала (информировать, убеждать, напоминать); целевые аудитории; временные рамки, крайний срок подачи готового материала.

Базовые PR-документы в отношениях со СМИ

Пресс-релиз

- основной PR-документ во взаимодействии со СМИ. Для подготовки необходима НОВОСТЬ.

Характеристики новости:

1. Информация должна быть интересна читателям тех изданий, в которые направляется пресс-релиз.

2. В информации должен быть элемент чего-то нового, интересного, необычного, чтобы стать новостью.

3. Новость должна быть актуальной.

4. Новость должна быть общественно значимой

5. Информацию создают люди. Новостью, как правило, становится информация, исходящая от лидеров мнений.

Приемы усиления новости:

1. привязка в «круглой» дате (реальной (100-летие МХАТ) и придуманной (50милионный гамбургер));

2. привлечение в качестве экспертов влиятельных людей и лидеров мнений;

3. привязка к общественно-значимой проблеме.

Структура: 1-2 страницы, информативный заголовок, первый абзац выражает главную мысль и отвечает на вопросы (Кто, что, когда, где, почему, как?). Информацию обычно располагают в порядке уменьшения ее важности. Нужно использовать цитаты. Пресс-релиз может быть о прошедшем мероприятии, так и будущем. В левом верхнем углу указываются реквизиты и контакты. Интервал между строчками -2. Стиль пресс-релиза должен соответствовать изданию.

Информационное письмо (backgrounder) - это информационный материал, представляющий необходимую информацию о профиле работы организации, ее продуктах и услугах, истории создания и развития и др. Бэкграундер не несет характер новости, не используется в рекламных целях, информация воспринимается как сведения "из первых рук.

Структура: 1) Заголовок, ясно дающий понять тему материала; 2) История вопроса. Развитие и динамика темы бэкграундера; 3)Развернутые сведения о предмете вашего материала (основная часть).

Цель - информировать и отвечать на возможные вопросы. Удачный бэкграундер - это расширенный ответ на возможные вопросы. Бэкграундер может быть посвящен определенному событию, продукту или услуге, а также всей организации в целом.

Фактическая справка (fact sheet) - содержит справочные данные об организации, ее товарах и услугах, занимает 1-2 страницы, содержит большое количество финансовых и технических сведений, таблиц, графиков,

Биография - это основная фактическая информация о конкретном человеке.

Заявление для прессы - предназначен для случаев, когда руководство организаций, публичные политики или общественные деятели хотят публично высказать свою позицию по той или иной теме. Заявление для прессы может носить наступательный, оборонительный характер или служить для предупреждения нежелательных событий. Может быть в форме открытого письма.

Пресс-кит. Основная задача пресс-кита - предоставить СМИ исчерпывающую информацию о происходящем событии и его основных действующих лицах. Минимальный набор документов для пресс-кита включает: пресс-релиз; информационное письмо или фактическую справку; один или несколько из следующих материалов (брошюра, корпоративное издание, годовой отчет, биография с фотографиями), а также может включать: программу мероприятия, список почетных гостей, заявление для прессы, вырезки из газет, интервью с основными действующими лицами, занимательную статью (feature), историю из жизни (case story).

Занимательная статья (feature)

Занимательная статья - это материал развлекательного плана, связанный с деятельностью организации, который готовится с целью его возможной публикации в СМИ. Стиль занимательной статьи является легким и непринужденным, включает в себя юмор и иронию. Такая статья обычно строится по схеме: описание - объяснение - оценка, - и служит для информирования целевой аудитории в увлекательной форме. Такие материалы могут быть подхвачены СМИ, если они не банальны и несут в себе нужный читателям опыт.

Случай из жизни (case story) - рассказ о благоприятном использовании потребителем продукта или услуги или о разрешении проблемной ситуации.

Авторская статья (by-liner) - это такая статья, которая готовится PR-специалистом и представляется в СМИ за подписью руководителя.

Обзорная статья (round-up article) – обзор одной из сфер экономической или политической жизни общества (например, статья по страховому рынку).

Интервью. Для СМИ интервью являются информацией из первых рук по проблемам, волнующим общество, которая исходит от лиц, компетентных в данной области. Виды интервью: 1) интервью-монолог (гостю задается 1 главный вопрос и он дает на него долгий расширенный ответ); 2) интервью-диалог - беседа в вопросах и ответах; 3) групповое интервью – дискуссия; 4)интервью-зарисовка (более активная роль журналиста, который не только задает вопросы, но и высказывает свою точку зрения, делает исторические отступления, представляет собеседника и т.д.).