Короткий тлумачний словник термінів справочинства

А

 

 Авансовий звіт - звіт про використання засобів, одержаних у формі авансу.

Автобіографія - це документ, у якому особа подає опис свого життя та діяльності.

Автоматизована інформаційна система - інформаційна система, що реалізується з використанням засобів обчислювальної техніки та зв'язку.

Автор - фізична особа, творчою працею якої створено твір, первинний суб'єкт, якому належить авторське право

Автор документу - організація або особа, що підписали документ.

Авторське право - документ, який утворюють у зв'язку із створенням,      використанням і охороною творів літератури, науки, мистецтва.

Адресант - особа або організація, що відправляє документ.

Адресат - особа або організація, що одержує документ, одержувач.

Адресування документу - вказівка одержувача шляхом виставлення реквізиту.

Акт - документ, складений кількома особами, що підтверджує конкретні факти або події.

Акцепт - згода на оплату або гарантування оплати грошових і товарних документів у внутрішньому та зовнішньому товарообороті.

Анкета - документ, який містить конкретні трафаретні відповіді з визначеної теми.

Анотація - короткий переказ змісту книги , звіта, документу.

Арбітраж - 1. Спосіб розв'язування майнових спорів. 2. Орган для розв'язування мирним шляхом суперечок між підприємствами.

Архівна виписка - дослівне відтворення частини тексту, що зберігається в архіві, завірене за чинним порядком.

Архівна довідка - довідка про відомості з конкретних питань, які є в документальних матеріалах архіву, завірена за чинним порядком.

Б

 

Баланс підприємства - фінансовий документ, що відбиває стан коштів та матеріальних засобів підприємства.

Банк - економічний інститут, що акумулює тимчасово вільні кошти та нагромадження, надає кредит, здійснює грошові розрахунки, випускає в обіг цінні папери.

Банкрутство - неспроможність боржника (підприємства, фірми, банку) виконати свої боргові зобов'язання.

Безготівковий грошовий обіг - грошовий обіг, за якого рух грошей здійснюється шляхом перерахунків.

Бібліографія - список літератури за певною темою.

Бланк документу - трафарет с постійною інформацією і пропуском для змінної інформації

Бухгалтерский документ - документ, необхідний для бухгалтерського обліку, що з'являється письмовим доказом здійснення фінансових, господарських операцій.

В  

Виписка з документу - копія частини тексту документу.

Витяг з протоколу - завірена копія частини протоколу.

Вихідний документ - документ, утворений на даному підприємстві і відправлений адресату, копія якого залишається в справі.

Відгук - документ, у якому висловлюються думки спеціалістів з приводу будь-якої роботи, а також висновки про різні наукові, навчальні роботи, звіти тощо.

Відомість - перелік будь-яких даних (відомостей), розташованих у визначеному порядку (платіжна, видаткова).

Віза - підпис посадової особи, що підтверджує факт ознайомлення з документом.

Вказівки - розпорядчий документ, що утворюється органами державного управління з питань інформаційно-методичного характеру, з питань, пов'язаних з організацією виконання наказів, інструкцій та актів.

Внутрішній документ - документ, створений установою і призначений для внутрішнього користування.

Вхідний документ - документ, який надійшов до установи.

Г  

Глосарій - тлумачний словник застарілих та маловживаних слів.

Графік - документ, що відтворює план роботи з точними показниками норм і часу виконання.

Гриф - спеціальна позначка, що вказує на особливий засіб пересилання ділової кореспонденції ("секретно", "терміново", "особисто").

Д  

Дата - число, місяць та рік укладення або підпису документу, відтворені арабськими цифрами.

Дебет - ліва сторінка рахунку у бухгалтерській книзі, до якої заносяться всі готівкові надходження, а також борги та видатки.

Депонування документів - порядок зберігання документів у довідково-інформаційному фонді.

Дипломатичний документ - документ по здійсненню мети і завдань зовнішньої політики.

Директивний документ - документ, який має обов'язкові до виконання вказівки вищих органів.

Довідка - документ, що містить опис та підтвердження тих чи інших фактів і подій.

Договір - документ, фіксуючий угоду двох або кількох сторін, що спрямована на встановлення зміну або припинення цивільних прав і обов'язків.

Документ - засіб закріплення різноманітними способами на спеціальному матеріалі інформації.

Документаційне забезпечення управління - процес виробництва, передачі та переробки документованої інформації, необхідної для управління підприємством.

Документована інформація - зафіксована інформація.

Документообіг - рух документів в установі з часу створення або одержання до відправки їх або передачі на зберігання.

Документування - частина справочинства, сукупність дій по створенню та використанню документів.

Доповідна записка - документ, адресований керівникові даної чи вищої установи з інформацією про ситуацію, що склалася, про наявні факти, явища, про виконану роботу з висновками та пропозиціями автора.

Доповідь - документ для публічного прочитання та обговорення, у якому викладаються певні питання, даються висновки, пропозиції.

Доручення - документ, за яким організація чи окрема особа надає право іншій особі від її імені здійснювати якісь дії.

Дублікат - копія офіційного документу, що має юридичну силу оригіналу.

Е  

Емблема - умовне зображення якогось поняття, ідеї.

Енциклопедія - наукове довідкове видання, яке містить знання з усіх або з окремих видів знань.

Етап - окремий момент, стадія в розвитку чогось.

Етика - 1) філософське вчення про мораль; 2) система норм моральної поведінки людей.

Етикет - зведення норм поведінки, правила чемності.

Етикетка - ярлик на чомусь з вказівкою назви, ціни і т.д.

Ефект - результат дії чогось.

Ж  

Журнал обліку документів - складений за певною формою журнал, який містить запис про документи та операції з ними.

З  

Заява - документ, який містить прохання або пропозицію однієї чи кількох осіб, адресований установі або посадовій особі.

Звіт - документ, у якому в письмовій формі подається повідомлення про виконання якоїсь роботи.

І  

Індексація документів - присвоєння документам порядкових номерів та умовних позначень при реєстрації.

Інструкція - правовий акт, який створюється органами державного управління і регулює організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші сторони діяльності установ, закладів, підприємств, службових осіб.

Інтонація - відтворення різними засобами почуттів, настрою та намірів людей при усному мовленні за допомогою сили і висоти голосу, темпу говоріння, пауз, тембру голосу.

Інформаційна система - організаційно упорядкована сукупність документів та інформаційних технологій.

Інформація - відомості про осіб, факти, предмети, події, явища незалежно від форми їх подавання.

К  

Квитанція - документ, що видається установам (організаціям, підприємствам) на підтвердження одержання певних матеріальних цінностей і грошових коштів.

Класифікаційний індекс - умовне позначення, яке ставиться на картах різних каталогів, на документах та справах.

Ключеві слова - слова, кожне у яких необхідне, а разом досить для відображення змісту документу.

Комерційна таємниця - виробнича, науково-технічна, управлінська, фінансова та інша інформація, доступ до якої обмежений.

Консервація документу - зберігання документу від руйнувальної дії довкілля.

Контракт - правовий документ, що засвідчує певну домовленість між партнерами (підприємством чи установою і працівником) про засади спільної виробничої і творчої діяльності.

Конфіденційна інформація - інформація, доступ до якої обмежений.

Л  

Лекція - публічний виступ з науково-теоретичною базою.

Лист - документ для передачі і інформації.

Гарантійний лист - документ, що забезпечує виконання викладених у ньому зобов'язань.

Діловий лист - документ для передачі інформації на відстані між кореспондентами, якими можуть бути і юридичні і фізичні особи.

Ініціативний лист - лист, що висловлює прохання, пропозицію, запит до адресата у розв'язанні певних питань з вимогою відповіді.

Інформаційний лист - лист, який повідомляє адресата про певний факт чи захід.

Лист-відповідь - лист, який за змістом залежить від ініціативного листа, у якому виловлено рішення з приводу поставленого запитання.

Лист-запрошення - лист, який пропонує адресатові взяти участь у якомусь заході з повідомленням про характер запланованого заходу, термін проведення, умови участі.

Лист-нагадування - лист, в якому міститься вказівка про наближення або закінчення терміну певного зобов'язання або проведення заходу.

Лист-підтвердження - лист, який повідомляє про яке-небудь відправлення (листа, телеграми, товару тощо), а також про те, що раніше складений документ лишається у силі.

Лист-повідомлення - лист, в якому про щось повідомляється, складається як відповідь на запит і починається словами "повідомляємо", "ставимо вас до відома".

Особовий листок - документ з узагальненням автобіографічних даних громадянина, що заповнюється під час приймання на роботу або для участі в певному конкурсі.

Претензійний лист - лист, яким оформляють обґрунтування вимог однієї організації до іншої, що стосуються порушення договірних зобов'язань.

Рекламаційний лист - заява про виявлення недоліку чи дефекту в отриманій продукції або у виконаній роботі.

Рекламний лист - різновид інформаційного листа, що містить докладний опис рекламних послуг чи товарів з метою спонукання адресата скористатися певними послугами чи товарами.

Службовий лист - письмовий засіб спілкуванням зі спонуканням до дії, з переконаннями та поясненнями.

Супровідний лист - документ, який інформує адресата про направлення до нього доданих до листа документів.

Ліміт - документ, що означає обмеження асигнування грошових коштів, відпуску матеріалів із державних фондів.

М  

Маркування - індексація технічних документів або товарів.

 

Н  

Наказ - розпорядчий документ, що видається керівником підприємства в межах своєї компетенції з обов'язковим виконанням.

Накладна - обліково-фінансовий документ про приймання, відправлення чи видачу матеріальних цінностей.

Номенклатура - перелік назв.

Номенклатура справ - систематизований перелік назв справ, необхідних у справочинстві установи.

Нормативи - документи, що містять показники витрат часу, матеріальних та грошових ресурсів, показники виготовленої продукції, що приходиться на якусь одиницю.

Нормативні документи - документи, що містять якість правила, норми.

Норми - документи, що містять відомості про установлені величини чого-небудь.

О  

Огляд - різновид довідки, інформація підвідомчих та інших органів про хід робіт чи висновки про них.

Оголошення - інформація про будь-який масовий або особистий захід.

Опис - юридично оформлений перелік документів.

Організація роботи з документами - складова частина справочинства, науково впорядкований комплекс основних положень, норм, правил і рекомендацій, які визначають і регламентують процеси справочинства, починаючи з моменту створення документу і до здачі його до архіву.

ОРД - організаційно-розпорядчі документи.

Оригінал документу - перший екземпляр документу.

Особиста картка - документ, складений на працівника і є короткі відомості про нього (освіта, сімейний стан, трудова діяльність та ін.).

Особиста справа - сукупність документів, що мають відомості про працівника (освіта, сімейний стан, трудова діяльність та ін.).

Особливі позначки - ступінь секретності, терміновість виконання документів.

Оферта - письмова пропозиція про укладення контракту.

П  

Печатка - елемент посвідчення найбільш важливих документів підприємства.

Підпис документу - важливий його реквізит, який надає йому юридичної сили.

План роботи - документ, що встановлює точний перелік намічених заходів, які повинні бути виконані, їх послідовність, обсяг, часові координати керівників конкретних виконавців.

Позовна заява - документ, який передається до арбітражу або суду з проханням про стягнення з відповідача примусовим порядком претензійних сум або будь-якого майна.

Покажчик (указатель) - систематизований перелік найменувань, імен, предметів з довідковими даними про них.

Положення - правовий акт, що визначає основні правила організації та діяльності державних органів, структурних підрозділів органу, а також установ, організацій і підприємств, що їм підпорядковуються.

Посвідчення - документ, що свідчить про факти діяльності, повноваження громадян.

Постанова - правовий акт, що приймається вищими та центральними органами управління з метою розв'язування найбільш важливих і принципових завдань, що стоять перед цими органами.

Пояснювальна записка - документ, що пояснює зміст окремих положень основного документу, причини певного факту, вчинку, події.

Правила - службові документи організаційного характеру, в яких викладаються настанови або вимоги, що регламентують певний порядок будь-яких дій, поведінки.

Право підпису - повноваження посадової особи на підпис документів.

Проект документу - завчасний варіант документу, призначений для обговорення та розгляду.

Пропозиція - письмова заява про готовність укладання договору між установами за певними умовами.

Протокол - документ колегіальних органів, у якому фіксується місце, час і мета проведення зборів, конференцій, засідань, нарад, склад присутніх, зміст доповідей, виступів та ухвали з обговорених питань.

Р  

Рахунок - документ, в якому зазначені грошові кошти, що треба відправити.

Реєстр - перелік, книга для запису справ, документів, майна.

Реєстрація документу - фіксація факту створення або надходження документу шляхом запису в облікових формах коротких відомостей про документ з присвоєнням йому індексу.

Резолюція - рішення зборів, конференцій з обговорюваного питання.

Резолюція на документі - письмова вказівка керівника виконавцю про характер та термін виконання документу.

Резюме - короткий висновок.

Реквізити - елементи, з яких складаються документи (назва, герб держави).

Реферат - коротке письмове відтворення змісту доповіді, статті, книги.

Риторика - комплексна гуманітарна наука про закони мовленневої діяльності в процесі комунікації.

Розклад - об'ява про час, місце та послідовність здійснення чогось.

Розписка - документ, який підтверджує передачу й одержання документів, грошей, товарів, завірений підписом одержувача.

Розпорядження - правовий акт управління державного органу з обмеженим терміном дії, що утворюється з метою вирішення оперативних питань.

С  

Система документації - частина справочинства, сукупність, документів.

Список - перелік осіб або предметів у певному порядку, складений з метою інформації або реєстрації.

Сповіщення - офіційне повідомлення особі або установі з пропозицією кудись з'явитись.

Справа - сукупність документів за різними ознаками, що містяться в окремих папках.

Справочинство (діловодство) - це діяльність, яка охоплює питання документування, системи документації, організації роботи з документами.

Стандарт - нормативно-технічний документ, який містить вимоги до груп однорідної продукції.

Статут - юридичний акт, зведення правил, які регулюють діяльність організацій, установ, товариств, громадян, їх відносини з іншими організаціями та громадянами, права та обов'язки в певній сфері державного управління або господарської діяльності.

Стенограма - дослівний запис доповіді, промови та других виступів на зборах, нарадах.

Т  

Табель - перелік показників, складений у певному порядку.

Таблиця - це сукупність даних, які подані у цифровій та словесний формі і представлені у графах вертикальної та горизонтальної площини.

Тези - коротко сформульовані основні положення доповіді, лекції, повідомлення.

Текстовий редактор - програма, за якою можна складати документи.

Телеграма - узагальнена назва різноманітних за змістом документів, переданих по телеграфу.

Телефонограма - термінове повідомлення, передане адресатові по телефону.

Трафарет - стандартизований бланк, відтворений засобами традиційного лінійного запису з пропусками, що заповнюються змінною інформацією.

Трудова угода - документ, що укладається між організаціями і працівниками, які не входять до її складу, для виконання певних видів робіт, коли вони не можуть бути виконані на договірних засадах з відповідними установами та підприємствами.

У  

Ухвала - правовий акт, що вказує на результати діяльності колегіальних органів влади.

Ф  

Факс - узагальнена назва різноманітних за змістом документів, що за допомогою телекомунікативного зв'язку та принтера надходять до організації, установи, фірми, підприємства.

Факсиміле - відтворене технічними засобами точне зображення підпису або тексту, зробленому від руки.

Фірма - підприємство, установа, що мають права юридичної особи і комерційну мету.

Формуляр - сукупність реквізитів, певним чином розташованих у документі.

Х  

Характеристика - документ, у якому дається оцінка ділових та моральних якостей працівника.

Ч  

Чек - спеціальний документ, який містить письмове розпорядження банку видати або перерахувати гроші з поточного рахунку.

Ю  

Ювілей - річниця життя, діяльності особи або установи.

Юридична сила документу - властивість документу бути дійсним доказом фактів, подій, дій.

Юрисконсульт - постійний консультант установи з практичних питань права.

Юриспруденція - правознавство, сукупність наук про право.

Юрист - особа з юридичною освітою.

Юстиція - правосуддя; система судових установ.