6.3. Особливості усного ділового мовлення

Найважливіші особливості усного ділового мовлення:

1.     Усне ділове мовлення – це слухове сприймання певної інформації.

2.     Усне мовлення є первинним.

3.     Усному мовленню важлива спонтанність.

4.     При усному мовленні відбувається безпосередній контакт з визначеною аудиторією.

5.     Для усного мовлення характерна посилена інформативність, насиченість різноманітними прикладами, фактами, аргументами.

6.     За характером спілкування усне ділове мовлення діалогічне і монологічне.

7.     В усному мовленні широко використовуються додаткові засоби висловлення: інтонація, жести, міміка.

8.     Синтаксична будова усної мови характеризується тим, що в ній здебільшого вживаються прості і складносурядні речення.

6.4. Особливості писемного ділового мовлення

Розглянемо найважливіші особливості писемного ділового мовлення:

1.     Писемне мовлення є вторинним стосовно до усного, бо виникло пізніше.

2.     Писемне мовлення - це мовлення, що фіксується графічними, матеріальними знаками й сприймається зором. Ці графічні знаки неоднорідні: є літери української абетки, цифри, різні наукові символи, умовні позначки, графіки, малюнки.

3.     Писемна форма дає можливість фіксувати висловлене, забезпечувати збереження і відтворення мовлення у просторі і часі.

4.     Писемна мова, як правило, монологічна.

5.     Користуючись писемною формою мовлення, людина має можливість виправляти текст, повертаючись до написаного, редагувати його.

6.     У зв'язку з тим, що в писемному мовленні відсутні такі важливі елементи усного мовлення, як інтонація, жест, міміка, важливу роль у писемних текстах грають засоби специфічних суб'єктивно-емоційних оцінок.

7.     Писемному мовленні характерні традиційність, консерватизм і нормативність мови, необхідність суворо дотримуватися правил побудови ділового папера (формуляр документу, спосіб викладу, формалізовані типи текстів).

8.     При писемному мовленні відбувається односторонній і опосередкований контакт з невизначеною аудиторією.

9.     У писемній формі особливо чітко проявляється диференціація текстів за сферами спілкування. Так, деякі тексти взагалі існують лише в писемній формі (якщо резолюції, накази, акти можуть бути хоч прочитані перед аудиторією, то накладні, квитанції, розписки відомі лише в писемній формі і призначені виключно для сприймання їх зором, а не на слух).

10. У писемному мовленні наявна ще така його особливість, як здатність бути відтвореним в усному мовленні.

11. Значну роль в житті суспільства відіграє і така особливість писемної форми мовлення, як потенційно необмежена кількість відтворення і дублювання в тотожній писемній формі певного документу, що необмежено збільшує можливості його впливу.

6.5. Запитання і завдання для самоперевірки

1.     В яких сферах нашого життя вживається офіційно-діловий стиль?

2.     В чому є соціальна функція писемного ділового мовлення?  

3.     Які види усного ділового мовлення Ви знаєте?

4.     Назвіть особливості усного ділового мовлення.

5.     Назвіть особливості писемного ділового мовлення.

7. ДОКУМЕНТ. КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ ЗА РІЗНИМИ ОЗНАКАМИ

7.1. Справочинство і його складові частини 7.2. Визначення документу. Роль документу у діловій сфері 7.3. Класифікація документів за різними ознаками 7.4. Запитання і завдання для самоперевірки

7.1. Справочинство і його складові частини

Справочинство - це діяльність, яка охоплює питання створення та використання документів, системи документації, організації роботи з документами. Метою справочинства є оволодіння засобами утворення службового документу, сучасна організація роботи з документами, створення різноманітних систем документації.

Складові частини справочинства:

     документування;

     система документації;

     організація роботи з документами.

Документування -сукупність дій, здійснюваних органами управління по створенню та використанню документів.

Система документації - сукупність документів, пов'язаних між собою, що взаємодіють та створюють цілісні утворення із певними специфічними рисами.

Організація роботи з документами - науково впорядкований комплекс основних положень, норм, правил і рекомендацій, які визначають і регламентують процеси справочинства, починаючи з моменту створення документу і до здачі його до архіву.

У справочинстві важливо знати його складові частини, класифікацію документів за різними ознаками, загальні та граматичні особливості офіційно-ділового стилю мови, сучасні вимоги до утворення та оформлення службових документів, номенклатуру справ, автоматизовану систему організації роботи з документами, різні системи документації.

Уміння складати службові документи з урахуванням сучасних вимог до мови та стилю, володіння лексичними та граматичними нормами сучасної української літературної мови і засобами обробки документів дають можливість правильно вживати документи в діловій сфері.