1. Питання для самостійного вивчення:

1. Документування як засіб оформлення управлінських дій на різних етапах державності.

2. Наукова організація праці.

3. Раціоналізація діловодства.

2. Зробіть огляд періодичної літератури за темами:

1. Сутність первинних документів

2. Документування на сучасному підприємстві

3. Тестові завдання:

1. Документування – це:

а) запис управлінських рішень та дій у цілях їх закріплення та передачі;

б) запис за встановленими формами управлінських рішень та дій у цілях їх закріплення та передачі;

в) запис будь-якої інформації та дій у цілях їх закріплення та передачі;

г) немає правильної відповіді.

2. Рух документів в організації з моменту їх отримання чи утворення до завершення виконання чи відправки - це:

а) документування;

б) документообіг;

в) документування управлінської інформації;

г) діловодство.

3. Сукупність документів чи документ, що відноситься до певного питання чи галузі діяльності організації – це:

а) справа;

б) досьє;

в) діло;

г) справунок.

4. Документ – це:

а) інформація, що записана на любому матеріалі, що видана чи отримана будь-якою фізичною чи юридичною особою, у любій організації для використання у своїй діяльності;

б) інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі;

в) інформація, зафіксована на будь-якому носії, основною функцією якого є передавати її в часі та просторі;;

г) правильна відповідь а і б.

5. Документування управлінської інформації – характеризується:

а) створюванням службових документів;

б) їх змістом є управлінська інформація;

в) правильна відповідь а і б;

г) немає правильної відповіді.

6. Документ, який створила або отримала установа (чи інший суб'єкт господарювання) в процесі діяльності – є:

а) службовим;

б) особистим;

в) особового походження;

г) діловим.

7. Залікова книжка відноситься до документів:

а) постійного зберігання;

б) тимчасового зберігання;

в) термінових;

г) фонодокументів.

8. Засвідчена копія частини тексту службового документа – це:

а) протокол;

б) витяг;

в) дублікат оригіналу;

г) копія.

9. Курсову роботу відносять до документів, що зберігаються:

а) постійно;

б) більше 10 років;

в) менше 10 років;

г) зовсім не зберігаються.

10. Якщо громадянин втратив довідку про присвоєння ІНН йому видається:

а) нова;

б) дублікат;

в) нічого не видається;

г) повний новий пакет документів про особу.

Тема 2. Правила складання та оформлення документів. Правова та нормативна база діловодства в туризмі

АНОТАЦІЯ:

Тема присвячується вивченню правил складання та оформлення документів, промово-нормативній базі діловодства в туризмі.

НАВЧАЛЬНІ ЗАВДАННЯ:

- вивчити основних законів та нормативних актів у сфері туризму та документації;

- вивчити нормативно-методичну базу діловодства в Україні;

- вивчити державні стандарти України;

- визначити вимоги до організаційно-функціональної структури служб діловодства.

ФОРМИ КОНТРОЛЮ:

- усне опитування,

- тестування.

ОСНОВНІ ПОЛОЖЕННЯ ТЕМИ:

Базисом для поточного законодавства виступає Конституція України. Всі закони та інші нормативні акти мають випливати з Конституції та несу перечити їй. Це прямо визначається в ч.2, ст. 8 Конституції України: «Закони та інші нормативно-правові акти приймаються на основі Конституції України і повинні відповідати їй».

Конституція України та Закон України «Про туризм» та прийняті на їх основі інші нормативно-правові акти, що стосуються туристичної діяльності, у сукупності становлять законодавст­во України про туризм.

Конкретно питання документування розкриваються в розділі 4 Закону України «Про туризм» «Організація туристичної діяльності», а саме в ст. 20 «Договір на туристичне обслуговування», ст. 21 – «Договір на екскурсійне обслуговування», ст. 22 – «Договір на готельне обслуговування», ст. 23 – «Ваучер». Конкретно питання оформлення договорів описано і регулюється ЦКУ.

Окрім того, процес документування в туристичному бізнесі розглядається в документах:

1. Наказ Державної туристичної адміністрації України від 06.06.2005 р. № 50 «Про затвердження порядку оформлення ваучера на надання туристичних послуг та його використання».

2. Наказ Державної туристичної адміністрації України від 24.09.2004 р. № 83 «Про затвердження Положення про порядок видачі дозволів на право здійснення туристичного супроводу фахівцям туристичного супроводу».

3. Наказ Державної туристичної адміністрації України, Державного комітету статистики України від 12.11.2003 р. № 142/394 «Про затвердження Методики розрахунку обсягів туристичної діяльності».

4. Наказ Державного комітету України з питань регулятор­ної політики та підприємництва, Державної туристичної адмі­ністрації України від 14.11.2002 р. № 121/83 «Про затвер­дження Порядку контролю за додержанням ліцензійних умов провадження господарської діяльності з організації іноземно­го, внутрішнього, зарубіжного туризму, екскурсійної діяль­ності».

5. Наказ Державного комітету України з питань регулятор­ної політики та підприємництва, Державного комітету мо­лодіжної політики, спорту і туризму України від 17.01.2001 р. № 7/62 «Про затвердження Ліцензійних умов провадження господарської діяльності з організації іноземного, внутрішньо­го, зарубіжного туризму, екскурсійної діяльності».

Єдність правил документування управлінських дій забезпечується зуніфікованою системою документації (УСД).

Національний стандарт ДСТУ 2732 установлює таке ви­значення УСД: зуніфікована система документації – це система документації, в якій всі документи створені за єдиними пра­вилами.

Діяльність будь-якої організації відображається в різних системах документації. Але найбільш загальною і численною є система організаційно-розпорядчої документації (ОРД).

З 1 вересня 2003 року діє національний стандарт України ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів».

Вимоги зазначеного національного стандарту щодо оформ­лювання реквізитів документів можна поширити на всі класи уніфікованих систем документації. Тому можна сказати, що цей стандарт установив загальні правила складання і оформлювання службових документів.

ДКУД є номенклатурним переліком назв уніфікованих форм документів (УФД) з унікальними кодовими позначеннями.

Таким чином, документування регламентується наступними державними стандартами:

1. ДСТУ 1.5:2003 Правила побудови, викладання, оформлення та вимоги до змісту нормативних документів.

2. ДСТУ 2681-94 Метрологія. Терміни та визначення.

3. ДСГУ 2732:2004 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять.

4. ДСТУ 3582-97 Інформація та документація. Скорочення слів в українській мові у бібліографічному описі. Загальні вимоги та правила.

5. ДСТУ 3651.0-97 Метрологія. Одиниці фізичних величин. Основні одиниці фізичних величин Міжнародної системи одиниць. Основні положення, назви та позначення.

6. ДСТУ 3651.1-97 Метрологія. Одиниці фізичних величин. Похідні одиниці фізичних величин Міжнародної системи одиниць та позасистемні одиниці. Основні поняття, назви та позначення.

7. ДСТУ 3651.2-97 Метрологія. Одиниці фізичних величин. Фізичні сталі та характеристичні числа. Основні положення, позначення, назви та позначення.

8. ДСТУ 3843-99 Державна уніфікована система документації. Основні положення.

9. ДСТУ 3844-99 Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови.

10. ДСТУ 4163-2003 Державна уніфікована система документа­ції. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів.

11. ГОСТ 2.105-95 ЕСКД Общие требования к текстовым до­кументам.

12. ГОСТ 2.316-68 ЕСКД Правила нанесения на чертежах надписей, технических требований и таблиц.

13. ГОСТ 2.321-84 ЕСКД Обозначения буквенные

14. ГОСТ 7.1-84 СИБИД Библиографическое описание доку­мента. Общие требования и правила составления.

15. ГОСТ 7.12-93 СИБИД Библиографическая запись. Сокра­щение слов на русском языке. Общие требования и правила.

16. ГОСТ 7.62-90 СИБИД Знаки для разметки оригиналов и исправления корректурных и пробных оттисков. Общие тре­бования.

17. ГОСТ 7.64-90 СИБИД Представление дат и времени дня. Общие требования.

18. ГОСТ 9327-60 Бумага и изделия из бумаги. Потребитель­ские форматы.

Загальне керівництво роботою діловодної служби здійснює керівник організації. Ведення діловодства відповідно до вимог нормативних документів покладається на службу документаційного забезпечення управління - ДЗУ (або діловодну службу), або управління справами, загальні відділи, канцелярії або секретаріати. У структурних підрозділах, де штатним розкладом не передбачено посади працівників з діловодства, ця робота покладається на спеціально призначену особу. Робота діловодної служби регламентується положенням про цю службу, яке розробляється на основі Статуту організації (Положення про організацію).

Всю роботу з документаційного забезпечення управління можна підрозділити на два основні напрями ‑ це безпосереднє оперативне інформаційно-документаційне обслуговування діяль­ності підприємства і організаційно-методичне керівництво всією роботою з документами та інформацією, що міститься в них. Ці напрями визначають завдання, що стоять перед цією службою:

• забезпечення єдиного порядку документування і роботи з документами;

• вдосконалення форм і методів роботи з документами на основі використання сучасної обчислювальної та організаційної техніки;

- скорочення документообігу та кількості документів.

Служба документаційного забезпечення управління має бути самостійним структурним підрозділом, очолюваним начальником, який безпосередньо підпорядковується керівнику організації.

Ефективна організація забезпечення документування діяльності підприємств, організацій та установ вимагає необхідної і достат­ньої кількості працівників цієї служби.

ЗАВДАННЯ ДЛЯ САМОСТІЙНОЇ РОБОТИ: