Тема 6. Правила службового листування

АНОТАЦІЯ:

Тема присвячується вивченню правил службового листування.

НАВЧАЛЬНІ ЗАВДАННЯ:

- вивчити класифікації листів;

- вивчити реквізитів ділового листування;

- розглянути етикет ділового листування;

- визначити правила оформлення електронних листів;

- вивчити реквізитів оформлення міжнародних листів.

ФОРМИ КОНТРОЛЮ:

- усне опитування,

- тестування.

ОСНОВНІ ПОЛОЖЕННЯ ТЕМИ:

Під службовим листом розуміють узагальнену назву різних за змістом документів, що надсилаються поштою. Службовий лист є не лише носієм певної інформації, а й правовим документом. Лист має бути логічним за змістом, послідовним, стислим, переконливим, спонукати адресата в належний спосіб вирішити порушене питання.

Структурно лист складається зі вступу, доведення та заключної частини. У вступі викладають причини та безпосередній привід, що стали підставою для написання листа. У доведенні подаються історія питання, докази, факти, посилання на законодавство, цифрові дані, робляться логічні висновки. Заключна частина містить основну думку документа: прохання, пропозицію, згоду, відмову тощо.

Розрізняють такі види листів: ділові (формальні та неформальні); особисті (приватні); рекомендаційні; прямої поштової реклами.

Формальні листи готуються одним підприємством (установою, організацією) для іншого, серед яких виділяють: лист-прохання, лист-вимога, лист-звертання, лист-запит.

Неформальні листи складають працівники одного рівня (скажімо, менеджер кадрової служби однієї фірми менеджерові кадрової служби іншої) із пропозицією про особисту зустріч з метою обговорення деяких питань, обміну інформацією і т. ін.

Як правило, офіційні ділові листи за функціональною ознакою можна поділити на такі, що потребують відповіді, і такі, що не потребують відповіді.

Неформальні листи бувають такі: лист-попередження, лист-відмова, лист-нагадування, лист-повідомлення, лист-подяка, лист-оповіщення, лист-підтвердження, лист-розпорядження, інформаційний лист, супровідний. Залежно від адресата неформальні листи поділяють на колективні та циркулярні.

Колективний лист складається від імені певної кількості осіб і надсилається на одну адресу. Це можуть бути скарги, прохання та звернення, підписані групами осіб, які усвідомлюють свою спільність у вирішенні питань.

Циркулярний лист, навпаки, надсилається ряду підпорядкованих установ одним адресатом. Джерелом циркулярного листа, як правило, є вища організація (міністерство, корпорація), яка інформує свої підрозділи щодо конкретного питання або дає вказівки, розпорядження.

З огляду на зміст та обсяг листи бувають прості, або одно-аспектні, окладні, або багатоаспектні.

За тематичною ознакою розрізняють листи адміністративно-господарчі, постачальницько-збутові, виробничі, пропагандистські та ін. За цією ознакою виокремлюють також ділову та комерційну кореспонденцію. Листування, яке пов’язане з економічною, правовою, фінансовою та іншими формами діяльності підприємства, є діловою кореспонденцією, а листування з питань матеріально-технічного постачання та збуту — комерційною.

За структурними ознаками ділову кореспонденцію можна поділити на стандартну (регламентовану) та нестандартну.

Особистими є листи, якими обмінюються знайомі або родичі. Така кореспонденція має приватний характер. Як правило, особисті листи пишуть від руки. Інколи їх можна надрукувати, однак запрошення, відповіді, привітання та співчуття завжди пишуть від руки, що підкреслює щирість того, хто пише, краще засвідчує особисте ставлення до людини та події в її житті.

Рекомендаційними є листи, які заочно представляють людину. Вони допомагають їй швидко заручитися підтримкою за місцем тимчасового перебування. Вони означають: «Пред’явник цього має право на вашу увагу та гостинність». (З огляду па це незручно просити кого-небудь дати такий лист.)

Ще один вид ділового листування — листи прямої поштової реклами, призначені для рекламування товарів і послуг безпосередньо тим-людям, у яких зацікавлений рекламодавець. Якщо список адресатів добре продумано, рекламний лист складено тонко й зі смаком, а пропонований товар, користується попитом, адресати, як правило, отримують імпульс для негайного здійснення покупки.

Службові листи пишуть чи друкують на бланку або чистому аркуші паперу. Основні реквізити листа за державним стандартом такі: державний герб; емблема організації, установи чи підприємства; зображення державних нагород; код організації, установи чи підприємства; повна назва установи, організації чи підприємства; назва структурного підрозділу; індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреси, номер телетайпа, номери телефону, факсу; дату; адресат; підпис. Печатки на листі не ставляться.

Офіційне листування охоплює листи чи іншу форму кореспонденції, що надсилаються будь-яким офіційним особам від імені інших офіційних осіб.

«Сетикет (мережний етикет) означає сукупність правил поведінки й обходження, прийнятих при використанні комп'ютерних мереж.

При всій неформальності спілкування необхідно пам'ятати й виконувати одне із самих головних правил при складанні електронних листів - дотримання принципів грамотності й логічності.

У загальному виді структуру ділового електронного листа можна представити в наступному виді: «шапка» у корпоративному стилі; вітання; зміст, ціль обігу; прощання; особистий підпис із вказівкою контактів; посилання на сайт компанії; логотип, якщо це необхідно.

Правилами сетикета розмір визначається точно: електронний лист повинне бути у два рази коротше, ніж написане на папері. Якщо вам необхідно переслати важливу інформацію, що містить великий обсяг, то краще скласти короткий супровідний текст в електронному листі, а саму інформацію оформити у вигляді вкладення.

За правилами Сетикета на електронні листи обов'язково потрібно відповідати. А час відповіді на e-maіl не повинне перевищувати двох доби. Якщо вам необхідно більше тривалий час для відповіді на лист, варто пояснити причини затримки. Необхідно відповідати на листи із зіпсованим кодуванням. У цьому випадку краще приєднати вкладення з поясненнями, щоб ваш кореспондент його обов'язково зумів прочитати. Обов'язково потрібно відповідати й на листи, що містять вкладення: необхідно підтвердити, що вкладення дійшло й нормально відкрилося.

Сеанс електронного діалогу закінчується за правилами телефонного етикету: хто перший почав переписку, той перший її й закінчує.

У зв’язку з вступом України у Європейське Співтовариство, уся поштова служба України була реформована під «Європейський стандарт». Тому, відбулись значні зміни у оформленні листів, індексації населених пунктів та поштових марках.

Сучасний лист повинен мати декілька ознак:

Конверт стандартного зразка

Адреса та індекс відправника

Адреса та індекс одержувача

Адреса, індекс відправника та одержувача повинна бути написана чітко, без скорочень та переносу частин слова на інший рядок.

Марка(и) відповідно типу пересилання

Лист повинен бути вагою не більш 20 г та товщиною не більш 5 мм. Якщо лист перевищує ці данні, його необхідно відправляти у поштових відділеннях зв’язку за допомогою обслуговуючого персоналу, якій обов’язково надасть кваліфіковану допомогу у таких випадках. Вартість пересилання такого листа збільшується відповідно тарифній сітці у залежності від країни одержувача та ваги листа (максимальна вага листа не повинна перевищувати 2 кг).

В Україні використовуються листи таких розмірів, мм: 110х220; 114х162; 114х229; 162х229; 229х324.

Для міжнародних пересилань використовуються листи таких розмірів, мм: 110х220; 114х162; 114х229; 162х229.

Поштові картки (у межах України та для міжнародних пересилань) повинні мати розмір, мм: 105х148.

ЗАВДАННЯ ДЛЯ САМОСТІЙНОЇ РОБОТИ: