Тема 4. Проходження, виконання та реєстрація документів. Систематизація документів та їх зберігання

АНОТАЦІЯ:

Тема присвячується вивченню руху документів, їх систематизації та зберіганню.

НАВЧАЛЬНІ ЗАВДАННЯ:

- визначити сутності організаційно-розпорядчої документації;

- вивчити правил оформлення організаційних документів;

- вивчити правил оформлення розпорядчих документів;

- вивчити правил документування діяльності колегіальних органів; складання протоколів, порядок оформлення рішень.

- вивчити порядок формування справ у діловодстві та їх зберігання;

- вивчити правил проведення експертиза цінності документів;

- розглянути порядок передачі справ до архівного підрозділу установи.

ФОРМИ КОНТРОЛЮ:

- усне опитування,

- тестування.

ОСНОВНІ ПОЛОЖЕННЯ ТЕМИ:

Організаційно-розпорядча документація - це підсис­тема управлінської документації, що забезпечує виконування організаційної та розпорядчої функцій управління.

Статут — це зведення правил, які регулюють діяльність органі­зацій, установ, товариств та громадян, їхні відносини з іншим" організаціями та громадянами, права та обов'язки в певній сфер державної або господарської діяльності.

При оформленні статуту використовуються такі реквізити: назва організації вищого рівня, назва організації, назв^-виду документа, дата документа, реєстраційний індекс, місце складання або видання, гриф затвердження, текст документа, запис про державну реєстрацію.

Статути бувають типові, що розробляють для однотипних організацій, та індивідуальні, які створюють на підставі типових і конкретизують їх.

Статути оформлюють на аркушах паперу формату А4 дру­карським способом. Усі аркуші зшивають, нумерують і скріплю­ють печаткою.

Положення — це правовий акт, що визначає структуру, функції, компетенцію органів управління та організацій, їх структур­них підрозділів, або порядок дій органів управління та організацій у певних випадках, або такий, що регулює сукупність ор­ганізаційних, майнових, трудових відносин з конкретного питання.

Положення бувають примірні, типові та індивідуальні.

Підставою для розробки положень є Статут підприємства, організації. Якщо структура підприємства складається з різних підрозділів, то для кожного з них розробляється Положення про струк­турний підрозділ.

В оформленні положень мають бути присутні такі реквізити: назва організації вищого рівня; назва організації; назва виду документа; дата документа; реєстраційний індекс документа; місце складання або видання документа; гриф затвердження документа; заголовок до тексту документа; текст документа; підпис; гриф погодження документа; візи документа.

Інструкція — правовий акт, створюваний з метою встанов­лення правил, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, організацій, підприємств (їх підрозділів і служб), по­садових осіб та громадян.

Інструкції видаються для роз'яснення та визначення порядку застосування законодавчих актів і розпорядчих документів і міс­тять правила загального характеру, що регламентують порядок та умови здійснення діяльності в будь-якій певній галузі управ­ління.

Окремі групи становлять інструкції з експлуатації устаткуван­ня (механізмів, машин, пристроїв, приладів), інструкції з охорони праці, посадові інструкції.

Реквізити інструкції такі: назва виду документа; дата документа; реєстраційний індекс документа; місце складання або видання документа; гриф затвердження документа; заголовок до тексту документа; текст документа; підпис; гриф погодження документа; візи документа; прізвище виконавця (за потреби).

Інструкція оформляється на загальному бланку організації безпосередньо керівником або розпорядчим документом. Більш переважним є введення інструкції в дію шляхом видання наказу. Це дозволяє встановлювати термін введення інструкції, передба­чати необхідні організаційні заходи, зазначати відповідальних виконавців і тим самим забезпечувати якнайшвидше введення в дію інструкції.

У разі коли інструкція затверджується розпорядчим докумен­том і є додатком до нього, вона повинна мати відмітку з поси­ланням на цей документ, його дату та номер. Відмітку роблять у верхньому правому куті першого аркуша інструкції-додатка.

Крім власне інструкцій, розрізняють інструкції примірні, типові, методологічні, посадові. Інструктивний характер мають також рекомендації, методичні рекомендації, методичні вказівки тощо.

Правила – це службові документи, у яких викладаються настанови чи вимоги, що регламентують певний порядок дій, пове­дінки юридичних та фізичних осіб.

За формою і змістом правила подібні до інструкцій, іноді є їх складовою частиною. Реквізити: гриф затвердження; назва виду документа; заголовок (короткий виклад призначення правил); дата; номер; текст (може складатися із пунктів); підпис особи, відповідальної за складання правил.

Виконання правил обов'язкове для всіх, кого вони стосуються, і тому їх можна віднести до правових документів.

Наказ - це розпорядчий документ, який видасться керівником ус­танови і стосується організаційних та кадрових питань.

Розрізняють накази щодо особового складу (кадрові) і на­кази із загальних питань (організаційні).

Кадровими наказами оформляють призначення, звільнення, переміщення праців­ників, відрядження, відпустки, заохочення, стягнення. У заголовку такого наказу зазначають: «Щодо особовою складу». Кожний пункт наказу починається з дієслова у нака­зовій формі (ПРИЗНАЧИТИ, ПЕРЕВЕСТИ, ЗВІЛЬНИТИ, ОГОЛОСИТИ), яке пишеться великими літерами. Наприкінці кожного пункту зазначається підстава для його складання. Наказ набуває чинності з моменту його підписання. Начальник відділу кадрів зобов'язаний ознайомити зі змістом наказу осіб, які розписуються в оригіналі.

Організаційні накази видаються під час затвердження перспективних, річних та інших планів, при реорганізації або ліквідації структурних підрозділів.

Реквізити: назва виду документа; назва установи, що видає наказ, або назва посади керівника; місце видання; номер; дата; заголовок; текст, що складається з двох частин: констатуються та аналізуються факти, полаються розпорядження, заохочення або стягнення; підпис керівника установи; печатка.

Постанова – це 1. Заключна частина протоколу засідання зборів, прав­ління, президії тощо. Ця постанова входить у протокол чи додається до нього, за потреби може оформлятися як витяг із протоколу. 2. Правовий акт, що приймається вищими й деякими центральними органами колегіального управління та сто­сується кардинальних проблем.

Постанова оформляється на бланку.

Реквізити: назва виду документа; дата; індекс; місце видання; заголовок; текст, що складається із таких частин: констатуючої (викладаються мотиви дій, дається по­силання на розпорядчий документ вищого органу — підста­ва для видання постанови), розпорядчої (текст викладається в наказовій формі); підписи; візи; гриф узгодження; коди.

У кожному пункті постанови перераховуються дії, вико­навці (організація, підрозділ або особа) і термін виконання. Датою постанови є дата засідання, на якому її прийнято. Підписують постанову голова і секретар.

Розпорядження - це правовий акт, що видається керівником або колегіальним органом з метою вирішення оперативних питань. Має об­межений термін дії та стосується вузького кола організацій, осіб і громадян — виконавців розпорядження.

Реквізити: назва структурного підрозділу; коди; назва виду документа; дата; індекс; місце видання; заголовок до тексту; текст, що містить такі частини: (констатуючу (вказуються мета або причини видання), розпорядчу (вказуються дії, які треба виконати, та э особи, відповідальні за виконання); підпис.

Вказівка – це правовий акт, який видається керівником органу дер­жавного управління і мас організаційно-методичний харак­тер щодо виконання правових документів цього органу.

Вказівки видаються під час оформлення відряджень, вирі­шення організаційних питань, доведення до виконавців нор­мативних матеріалів тощо.

Реквізити: назва відомства установи і структурного підрозділу; назва виду документа; дата; місце видання; індекс; заголовок; текст; підпис; відмітка про узгодження.

Текст вказівки починається словом ПРОПОНУЮ, яке друкується великими літерами.

Різновидом вказівки є припис — розпорядчий документ, який видається деякими посадовими особами і стосується установи, її структурного підрозділу чи окремого пра­цівника. У приписі зберігаються всі реквізити вказівки.

Протокол – це документ, у якому фіксуються хід і результати роботи нарад, засідань, зборів, конференцій. У протоколах відображаються всі виступи з питань, що розглядаються, також рішення, прийняті в результаті обговорення.

Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа.

Текст протоколу складається з двох частин: вступної та основної У вступній частині вказується дата проведення зборів, зазначаються прізвища та ініціали всіх присутніх. При великій кількості присутніх на засіданні їх списки складається окремо й додається, а в протоколі зазначаєте лишите загальна кількість присутніх. У цій частині; подається також порядок денний зборів з переліком питань, що розглядаються. Основний текст протоколу поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожен розділ містить - такі частини: слухали; виступали; ухвалили.

Реквізити: назва виду документа; заголовок (вказується структурний підрозділ а колегіальний орган); дата засідання; номер; гриф затвердження (якщо потрібно); текст; підписи голови й секретаря.

Витяг з протоколу (службового документу) – це засвідчена копія частини тексту службового документа.

У витягу робиться дослівний запис змісту роз­ділів, пунктів, абзаців, що виписуються.

Витяг оформлюється на відповідному бланку або на чистому аркуші з відтворенням усіх реквізитів бланка і завіряється поставленням позначки про засвідчення копії. У певних випадках, передбачених нормативними документами, витяг завіряють пе­чаткою.

Справа – це сукупність документів, які стосуються одного питання чи ділянки діяльності й уміщені в окрему обкладинку.

Формування справи – це визначення належності документів до певної справи й систематизація документів усередині справи.

Правильне формування справ сприяє оперативному пошукові потрібних документів, збереженню їх, упорядкуванню діловодства.

Розпорядчі документи разом з додатками до них групуються за їх видами та хронологією. При цьому накази з питань основної діяльності, з особового складу, різних адміністративно-господарських питань слід розміщувати у різні справи.

У зв’язку з великим обсягом і різноманітною тематикою листування в практиці найчастіше формується у справи за змістом та кореспондентським принципом і систематизується у хронологічній послідовності: документ-відповідь розташовується за документом-запитом.

Для формування справ використовують звичайні канцелярські папки (швидкозшивачі) розраховані на 200–250 аркушів (30–40 мм). Папки імпортного виробництва дозволяють збільшити обсяг підшитих документів у 2–3 рази.

Методичне керівництво й контроль за формуванням справ в органах державної податкової служби здійснює діловодна служба.

Підготовка документів і справ до наступного архівного зберігання і використання включає в себе:

– експертизу наукової і практичної цінності документів;

– оформлення справ;

– опис справ;

– передачу справ до архіву .

Експертиза цінності документів – це визначення науково-історичної та практичної цінності документів з метою встановлення термінів зберігання та відбору документів зберігання.

За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного і тривалого термінів зберігання та акти про виділення для знищення документів розгляду, що не підлягають зберіганню. Ці описи та акти підлягають схваленню експертною комісією.

Виділення документів до знищення і складання про це акта проводиться після підготовки описів справ постійного і тривалого термінів зберігання за цей же період. Акти підписуються особами, що проводили експертизу цінності, розглядаються на засіданні ЕК та затверджуються керівником .

Для , що передають документи на державне зберігання, акти затверджуються керівником після затвердження описів справ постійного зберігання ЕПК відповідного державного архіву.

Знищення відібраних справ оформляється актом. Акт про знищення документів або справ підписують голова та члени експертної комісії, затверджує керівник.

Після закінчення діловодного року в процесі підготовки справ до наступного зберігання і використання вони підлягають відповідному оформленню працівниками структурних підрозділів, які відповідають за ведення діловодства, за методичної допомоги і контролю працівників служби діловодства та архівних підрозділів . Ця робота організовується та проводиться так, щоб до архіву надходили справи, які не потребують додаткової обробки.

Залежно від термінів зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ. Повному оформленню підлягають справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та справи особового складу.

Справи короткотермінового зберігання (до 10 років) підлягають частковому оформленню. Документи в них не підшиваються, аркуші не нумеруються, опис документів і підсумковий напис не оформляється. При необхідності уточнюється оформлення обкладинки справи.

Важливим реквізитом обкладинки справи є її дата.

Внутрішній опис для найбільш важливих документів справ постійного і тривалого зберігання розміщується на початку справи та містить зазначення індексів документів у справі, дату, їх короткий зміст і номери аркушів у справі.

У кінці кожної справи постійного і тривалого зберігання (понад 10 років) для обліку кількості та фіксації особливостей нумерації аркушів складається підсумковий запис на окремому аркуші.

У ньому цифрами та прописом вказується кількість пронумерованих аркушів та окремо через знак “+” (плюс) кількість аркушів внутрішнього опису (при його наявності). Напис підписується укладачем (посада, особистий підпис з розшифруванням) і датується.

Після закінчення діловодного року справи постійного і тривалого зберігання та з особового складу, які пройшли експертизу цінності, сформовані та оформлені відповідно до вимог державного стандарту, включаються до описів справ.

Опис справ – це систематизований перелік заголовків справ, які розкривають їх склад та зміст і закріплюють систематизацію справ та їх облік.

Описи справ є обліковими документами й основною частиною науково-довідкового апарату архіву, який забезпечує оперативний пошук документів.

Вони складаються працівниками структурних підрозділів, відповідальних за діловодство, при методичній допомозі архівного підрозділу.

У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням кількості справ, включених до опису, перший і останній номери за описом, а також при необхідності вказуються особливості нумерації справ в описі.

Опис справ структурного підрозділу підписується особою, що його підготувала (із зазначенням посади й дати), погоджується з керівником діловодної служби та затверджується керівником структурного підрозділу.

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання разом з реєстраційним журналом і контрольно-обліковими картками передаються на зберігання до архіву через два роки після завершення їх у діловодстві. Так, справи за 2000 рік повинні передаватись на зберігання до архіву у 2003 році).

Передача справ до архіву здійснюється, як правило, за графіком, складеним архівом і затвердженим керівником.

Номенклатура справ – це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві, оформлений у відповідному порядку із зазначенням термінів зберігання справ.

Номенклатура справ є обов’язковим для кожної установи документом, який складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.

Є три види номенклатури справ.

Типова номенклатура справ встановлює типовий склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, з єдиною системою індексації, і є нормативним актом.

Взірцева номенклатура справ встановлює примірний склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер.

Типові та взірцева номенклатури справ розробляються органами вищого рівня для мережі підвідомчих та використовуються останніми як методичні посібники під час складання індивідуальної номенклатури справ.

Індивідуальна номенклатура справ складається з конкретної номенклатури справ структурних підрозділів і оформляється у зведену номенклатуру. Незалежно від наявності типової чи взірцевої номенклатури справ, органи державної податкової служби повинні мати індивідуальну номенклатуру справ.

Реквізити номенклатури справ: назва установи, організації; назва виду документа; гриф затвердження; дата; індекс (номер); місце складання; заголовок до тексту; текст (у формі таблиці); підпис; гриф погодження, візи.

До архіву організації передаються справи постійного, тимча­сового (понад 10 років) зберігання та щодо особового складу. їх передавання здійснюється тільки за описами справ.

Підготовка справ для передавання до архіву включає перевірку правильності оформлення справ і документів кожної справи, пере­вірку правильності формування документів у справи та відповід­ність справ затвердженій номенклатурі. У разі виявлення будь-яких недоліків працівники структурних підрозділів зобов'язані їх усунути, а також вжити заходів до розшуку відсутніх справ.

Приймання кожної справи здійснюється працівником архіву організації у присутності працівника структурного підрозділу, який здає документи. У всіх примірниках опису справ робиться позначка про приймання кожної справи, і в кінці опису зазна­чаються цифрами та словами фактична кількість справ, номери відсутніх справ, дата приймання-передавання справ та підписи осіб, які здають і приймають справи. Доставляння справ до архіву здійснюється підрозділами-здавальниками.

ЗАВДАННЯ ДЛЯ САМОСТІЙНОЇ РОБОТИ: