Тема 10. Учёт операций с подотчётными лицами.

Информация о том, каким образом были израсходованы выданные подотчет суммы, заполняется с помощью обработки "Авансовый отчет". Формирование этого документа производится через меню «Торговля и бухгалтерия», группа «Документы по подотчётникам», пункт «Авансовый отчёт».

Он формируется путём заполнения документов «Строка авансового отчёта». Меню «Торговля и бухгалтерия», группа «Документы по подотчётникам», пункт «Журнал авансовых отчётов».

В авансовый отчет могут быть включены документы:

• "Строка аванс. отчета (закупка ТМЦ)" - в документ заносится список ТМЦ на приобретение которых были истрачены подотчетные средства. При проведении документа оприходуются указанные ТМЦ, и с подотчетного лица списывается задолженность, равная сумме документа.

• "Строка аванс. отчета (оплата поставщику)" - в документ заносится информация о том каким поставщикам, по каким договорам и в каком размере были выплачены деньги из подотчетной суммы. После проведения документа произойдет погашение задолженности перед поставщиками за счет подотчетных средств.

• "Строка аванс. отчета (прочее)" - в документ заносится информация о дополнительных расходах подотчетного лица (транспорт, гостиница и прочее).

Документ уменьшает сумму задолженности подотчетного лица. Следует отметить, что в списке документов авансового отчета показываются документы, оформленные в указанной в обработке "Авансовый отчет" валюте. В данной обработке можно изменить дату и посмотреть документы, оформленные с данным подотчетником, например на прошлой неделе или в прошлом месяце.

Документ "Строка аванс. отчета (оплата поставщику)" оформляется в том случае, если выданные сотруднику под отчет средства были израсходованы на наличную оплату ТМЦ, приобретенных у поставщика.

В табличной части документа заполняется информация о том, сколько денег сотрудник заплатил поставщику по конкретному договору. Информация заполняется путем построчного ввода. Нижняя строка ("Содержание") - текстовая и в нее можно добавить любую произвольную информацию. В документе фиксируется две суммы: сумма, которую заплатил сотрудник поставщику, выраженная в валюте документа (фактически в той валюте, которой расплачивался сотрудник с поставщиком)и сумма расчетов, выраженная в валюте взаиморасчетов с поставщиком (валюта, установленная в его договоре). Сумма расчетов пересчитывается по курсу на дату документа, установленному в справочнике валют. После проведения документа эта сумма будет учтена во взаиморасчетах с контрагентом по указанному договору.

По умолчанию в документе устанавливается валюта бухгалтерского учета - рубли. Если подотчетное лицо расплачивалось с поставщиком в другой валюте, то ее можно изменить, нажав на кнопку "Цены". При проведении документа, данная сумма будет учтена во взаиморасчетах с подотчетным лицом, как расход полученных им подотчетных сумм на оплату поставщиком за поставленные им ТМЦ. Соответственно, данный документ уменьшает задолженность перед поставщиком за счет подотчетных средств.

По кнопке "Действия можно произвести следующие действия:

• Пункт "Отчет о движениях документа" для проведенного документа показывает изменения в информационной базе, выполненные этим документом.

• Пункт "Отчет о бухгалтерских проводках" для проведенного документа показывает в табличном виде проводки, которые будут формироваться по этому документу.

• Пункт "Открыть в журнале" открывает общий журнал документов и устанавливает курсор на данном документе.

Документ "Строка аванс. отчета (прочее)" оформляется в случае, когда истраченные сотрудником деньги необходимо отнести на прочие расходы. В каждую строку табличной части документа вводится произвольная информация о том, на что были потрачены выданные сотруднику деньги. Документ может быть оформлен в любой валюте.

Поля "Счет" и "Субконто" не являются обязательными к заполнению. В них указываются те номера счетов и субконто, на которые будут отнесены данные операции при формировании бухгалтерских проводок. Если эти поля не заполнены, то бухгалтерские проводки по данной операции сформированы не будут.

По кнопке "Действия можно произвести следующие действия:

• Пункт "Структура подчиненности" открывает окно, содержащее дерево структуры подчиненности, в которую включен данный документ.

• Пункт "Отчет о движениях документа" для проведенного документа показывает изменения в информационной базе, выполненные этим документом.

• Пункт "Отчет о бухгалтерских проводках" для проведенного документа показывает в табличном виде проводки, которые будут формироваться по этому документу.

• Пункт "Открыть в журнале" открывает общий журнал документов и устанавливает курсор на данном документе.

В документе "Строка аванс.отчета (закупка ТМЦ)" вводится информация о том, какие товарно-материальные ценности сотрудник закупил на выданные ему средства.

В поле "По документу" вводится информация о том, на основании какого документа была произведена закупка ТМЦ (например, это может быть кассовый чек).

На закладке "Табличная часть" вводится информация о приобретенных материальных ценностях (цена и количество).

Заполнение табличной части аналогично заполнению в документе "Поступление ТМЦ (купля-продажа)". После проведения данного документа увеличивается количество данной ТМЦ на указанном в документе складе и уменьшается задолженность за подотчетным лицом.

По кнопке "Действия можно произвести следующие действия:

• Пункт "Структура подчиненности" открывает окно, содержащее дерево структуры подчиненности, в которую включен данный документ.

• Пункт "Отчет о движениях документа" для проведенного документа показывает изменения в информационной базе, выполненные этим документом.

• Пункт "Отчет о бухгалтерских проводках" для проведенного документа показывает в табличном виде проводки, которые будут формироваться по этому документу.

• Пункт "Открыть в журнале" открывает общий журнал документов и устанавливает курсор на данном документе.

• Пункт "Обновление цен в справочнике" позволяет для тех позиций, которые указаны в документе, установить в справочнике цен такие же цены, какие указаны в документе и автоматически пересчитать другие цены, согласно заданным наценкам.

Практическая работа №18.