2. Виды отчётов. Настройка отчётов, их формирование.

Отчёты используются для получения бухгалтерских итогов, а так же другой сводной или детальной информации.

Конкретный отчёт выбирается из меню «Отчёты» (или «Операции / «Отчёты). Многие отчёты имеют кнопки на панели инструментов рабочего стола программы.

Для анализа отчёта, поиска и исправления ошибок удобно пользоваться детализацией (расшифровкой) данных отчёта.

Признак возможности детализации параметра отчёта – это изменение формы курсора на «лупу». Двойной щелчок «лупой» позволяет получить более детальную информацию о параметре учёта.

Если детализировать параметр можно разными способами, то на экране возникает меню для выбора способа детализации.

Конечный пункт детализации – операция или экранная форма документа. Если в реквизитах операции обнаружена ошибка, её можно исправить.

Для завершения детализации закройте все окна, кроме окна с нужным отчётом, и если вносили изменения в операции, то дважды щёлкните по кнопке «Обновить», чтобы изменения отразились в отчёте.

Экранная форма отчёта позволяет настраивать не только период построения отчёта, но и многие другие параметры отчёта (счёт, вид субконто, значение субконто и др.). количество, вид и правила заполнения реквизитов настройки целиком зависят от конкретного отчёта.

Печатная форма отчёта появляется после того, как нажата кнопка «Сформировать» (окно настройки закрывается).

Созданный отчёт можно просматривать с помощью линейки прокрутки и клавиш управления курсором, при этом на экране всегда будут видны шапка и «боковик» отчёта.

Если в ходе просмотра отчёта выяснилось, что некоторые настройки надо поменять, то дважды щёлкните кнопку «Настройка» в верхнем левом углу окна, измените настройки и ещё раз сформируйте отчёт.

Стандартный отчёт «Оборотно – сальдовая ведомость» позволяет пользователю получать информацию по остаткам и оборотам как по счетам, так и по субсчетам. Кроме того, если на счёте ведётся аналитический учёт, остатки по счёту (субсчёту) можно получать развёрнутыми по субконто.

Для этого установить флажок «Данные по субсчетам и субконто», а затем нажать на кнопку «Настройка» и указать, при помощи кнопок справа («+» (добавить нужный счёт в список), «=» (по каким видам субконто необходимо развернуть счёт) и «х» (удаление счетов из списка)), по каким счетам необходимо получать аналитику и в разрезе каких видов субконто.

Часто возникает необходимость получать остатки и обороты не по всем счетам аналитического учёта, а только по одному из них. В этом случае удобно воспользоваться отчётом «Оборотно – сальдовая ведомость по счёту». В форме необходимо указать счёт, по которому будет строиться отчёт.

Аналогично настройка аналитики производится и во многих других отчётах: «Журнал – ордер счёта по субконто», «Карточка счёта», «Анализ счёта по субконто» и т. д.

3. Групповая обработка документов. Табло счетов.

Часто возникает необходимость выполнить какое-либо действие над группой документов или операций (например, распечатать реестр документов). Для реализации подобных действий в системе «1С: Предприятие 7.7» предусмотрена возможность групповой обработки документов.

Для вызова обработки в меню «Сервис» выберите пункт «Дополнительные возможности», подпункты «Групповая обработка документов», «Групповая обработка контрагентов» и «Групповая обработка номенклатуры». В открывшемся окне укажите период, за который будут обрабатываться документы.

В поле «Обрабатывать документы» можно указать, какие документы будут включены в выборку: проведённые, не проведённые, помеченные на удаление, не помеченные на удаление, все. Укажите виды документов для обработки и что необходимо сделать с документами: печать реестра, выключить проводки, включить проводки, провести и т. д.

Табло счетов предназначено для оперативного получения наиболее важной информации из бухгалтерских счетов. Данные в табло счетов обновляются автоматически.

Табло счетов позволяет просмотреть остатки и обороты по заданным счетам за любой период времени. По умолчанию он совпадает с заданным периодом подведения бухгалтерских итогов, но не может быть меньше месяца.

Для того, чтобы открыть табло счетов, выберите в меню «Сервис» команду «Табло счетов».

Работа с записями стандартная. При создании записи обязательно заполняется графа «Счёт». Если выводятся данные по валютным счетам, то указывается валюта, по которой выводятся итоги «Вал.», и признак вывода итогов в валютном выражении. Остальные графы предназначены длы вывода итогов за установленный период.

Табло счетов удобно расположить в нижней части экрана, а в верхней части поместить окно «Журнала операций» так, чтобы окна не перекрывались.

Практическая работа № 5.