115. Технологія проектування та створення бази даних в Microsoft Access .

Перш ніж приступати до створення БД, необхідно спроектувати БД.

1. Почати з аналізу існуючих БД (створених вручну або за допомогою комп'ютера). Проглянути форми і звіти, що використовуються. Визначити джерело даних (якщо це комп'ютер, з'ясувати, чи не можна імпортувати дані). Проглянути задачі, які розв'язуються за допомогою БД (і обміркувати ті, які необхідно розв'язати в майбутньому).

2. Визначивши дані і задачі, які необхідно розв'язувати, поділити їх на групи (наприклад, розмежувати інформацію про клієнтів і інформацію про платіжні документи). Ці групи потім стануть таблицями.

3. Визначити типи даних, які будуть зберігатися в кожній таблиці. Ці групи даних таблиці називаються полями.

4. Проглянути загальні елементи таблиць. Ці загальні елементи називаються ключовими полями.

5. Обміркувати оформлення форм і звітів.

6. Визначити умови вибірки для запитів.

7. Обміркувати, як автоматизувати стандартні задачі БД, такі, як виконання запитів і друкування звітів.

8. Обміркувати проблеми безпеки даних, такі, як стратегія створення копій, поділ даних і обмеження доступу при роботі в мережі.

Перед створенням таблиці необхідно створити БД, в якій будуть зберігатися таблиці та інші об'єкти Access. Під час запуску Access з'явиться діалогове вікно . Головне вікно Access - це робоча область, де користувач маніпулює різними об'єктами Access. У цьому вікні виберіть БД, з якою будете працювати, або створіть нову за допомогою одного з двох методів.

1. Активізуйте пункт Новая база данных і клацніть мишкою на кнопці ОК, щоб відкрити нову БД.

2. Активізуйте пункт Запуск мастера і клацніть мишкою на кнопці ОК, щоб запустити Мастер базы данных.

Створити або відкрити БД можна, закривши діалогове вікно (клацнувши мишкою на кнопці Отмена). Для створення БД виконайте команду Файл та її опцію Создать базу данных, або клацніть мишкою на кнопці Создать базу данных на панелі інструментів. Для відкриття раніше створеної БД виконайте команду Файл/Открыть базу данных або клацніть мишкою на кнопці Открыть базу данных на панелі інструментів. Якщо буде активізовано пункт Новая база данных, програма зробить запит про ім'я створюваної БД. У вікно Имя файла необхідно ввести ім'я.

 

116. Технологія створення запитів в Microsoft Excel.

Для створення запиту в робочій книзі Excel треба виконати наступні дії. Спочатку слід додати вкладнику Создать запрос на стрічку меню. Для цього потрібно:

1. Відкрити Файл/Параметры/Настройка ленты.

2. У правій частині вікна натиснути кнопку Создать групу.

3. Вибрати з наявних команд у лівій частині вікна команду Создать запрос і додати її до новоствореної групи.

Для створення самого запиту треба:

1. Натиснути вкладинку Создать запрос. З’явиться вікно, в якому обрати джерело для запиту. Натиснути кнопку Ок.

2. У наступному вікні вибрати місце знаходження бази даних і тип цього файлу для підключення до джерела даних. Натиснути Ок.

3. У черговому вікні вибрати з наявних стовпців бази даних стовпці для запиту. Натиснути Ок.

4. Далі вибрати правила (умови) відбору даних, якщо потрібно, та натиснути кнопку Далее.

5. У наступному вікні вибрати умови для сортування, якщо потрібно, та натиснути Далі.

6. Далі вибрати подальші дії (повернути дані в Microsoft Excel або переглянути та змінити дані в Microsoft Query) та зберегти запит.

7. В останньому вікні вибрати спосіб представлення даних у книзі, лист і діапазон комірок для поміщення даних.