94. Створення зведених таблиць у середовищі Excel , типи, призначення, можливості.

Зведеною таблицею називають таблицю, яка створюється на основі даних зі списку з великою кількістю полів і використовується для зручного перегляду потрібних записів та швидкого виконання запитів, у тому числі і запитів із проміжними підсумками. Зведену таблицю можна створити, використовуючи не тільки списки даних у середовищі Microsoft Excel, а й зовнішні джерела інформації (наприклад, записи із баз даних, створених у середовищі Microsoft Access). Створення зведеної таблиці. Можна (але не обов’язково) спочатку виділити діапазон списку для створення зведеної таблиці за цим списком. Із пункту меню Данные вибирається підпункт Сводная таблица. З’явиться вікно Майстра зведених таблиць. На першому кроці вибирається джерело даних для створення таблиці і натискається кнопка Далее.

На другому кроці визначається діапазон даних і натискається кнопка Далее. Якщо перед викликом Майстра діапазон даних був виділений, то його адреса (або назва) буде автоматично показана, і треба просто перейти до наступного кроку. На третьому кроці буде показаний макет майбутньої зведеної таблиці. Макет складається з чотирьох зон, в яких можна розміщувати поля зі списку (кнопка за назвою потрібного поля перетягається мишкою у відповідну зону):

· зона Строка;

· зона Столбец;

· зона Страница.

У перелічених зонах можна розміщувати будь-які поля, крім полів з числовими значеннями.

· зона Данные — де можна розміщувати поля тільки з числовими значеннями. На четвертому кроці визначається місце для розташування майбутньої зведеної таблиці (краще вибрати розміщення на новому робочому аркуші і потім натиснути кнопку Готово).

95. Створення звітів у середовищі субд Microsoft Access .

Звіти в Access використовуються для подання підсумкової інформації у вигляді, сформованому користувачем.

Для створення звіту з допомогою Macmepa отчета слід виконати такі дії:

1. У вікні бази даних вибрати вкладення Отчеты і клацнути мишкою на кнопці Создать. Після цього з'явиться діалогове вікно Новый отчёт.

2. У списку в діалоговому вікні праворуч клацнути мишкою на пункті Мастер отчетов.

3. У списку в діалоговому вікні знизу вибрати таблицю ( запит), дані з якої будуть використовуватися в звіті. Клацнути мишкою на кнопці ОК, щоб відкрити перше діалогове вікно Мастер отчетов. У цьому діалоговому вікні використати списки Доступные поля та Выбранные поля для додавання в звіт потрібних полів.

4. Після цього клацнути мишкою на кнопці Далее, щоб з'явилося наступне діалогове вікно Создание отчетов.

5. У наступному діалоговому вікні слід вказати тип розмітки (вертикальну або табличну), орієнтацію (книжну або альбомну) і те, чи потрібно автоматично настроювати ширину полів, щоб розмістити їх на одному аркуші. Клацнути мишкою на кнопці Далее.

6. У наступному діалоговому вікні можна вибрати стиль звіту та потім клацнути мишкою на кнопці Далее.

7. У наступному діалоговому вікні необхідно задати ім'я для збереження звіту (якщо звіт створюється вперше і ще не зберігався). У цьому вікні можна також вказати, що потрібно робити зі звітом далі: або відтворити його на екрані (Просмотр отчета), або перейти в режим модернізації структури звіту (Изменение структуры отчета). Виконавши ці дії, клацнути мишкою на кнопці Готово.

Щоб створити звіт у режимі конструктора, треба:

1. Визначити розмітку звіту.

Перед початком розмітки звіту за допомогою Мастеров або вручну (у вікні Конструктор отчета) визначите розмітку звіту.

2. Зібрати потрібну інформацію.

Для звітів необхідно визначити джерело даних. Як джерело в звітах Access можна використовувати одну або кілька таблиць або запитів.

3. Спроектувати звіт.

Використовуючи Мастер отчета або вікно Конструктор отчета, розмістити у звіті необхідні поля і мітки.

4. Проглянути або роздрукувати звіт.

Після завершення розробки звіт можна проглянути на екрані, виконавши команду Файл та її опцію Предварительный просмотр, або роздрукувати його, виконавши команду Файл та її опцію Печать.