Контроллинг запасов

Проблематика управления запасами отличается определенной сложностью, поскольку оно оказывает прямое или опосредованное влияние на множество функций предприятия. Так, при оптимизации запасов необходимо учитывать комплекс факторов в области снабжения, хранения, производства, сбыта и финансов. Однако сложность управления запасами вызвана не только обилием этих проблем, но и существованием с трудом согласуемых специфических и субъективных точек зрения и позиций разных заинтересованных подразделений предприятия. Как пример отстаивания участками эгоистических интересов можно привести разно-направленные подходы к вопросу о запасах готовой продукции со стороны службы сбыта и финансовой службы. Если служба сбыта выступает, как правило, за увеличение запасов в целях поддержания гибкой политики сбыта, то финансовая служба, наоборот, стремится уменьшить их, чтобы минимизировать занятость рабочего капитала в запасах. С одной стороны, они позволяют оптимизировать снабжение, производство и реализацию на предприятии, но с другой - вызывают определенное увеличение расходов, что зачастую может существенно сократить положительные эффекты.

Основные положительные эффекты хранения запасов

Эти эффекты находят отражение в следующих возможностях:

- Снижения закупочных цен матер-лов за счет использования всевозможных скидок. Следствие - уменьшение расходов, соответственно увеличение прибыли, если только рост расходов на хранение не превысит эффект от снижения закупочных цен.

- Уменьшения расходов, связанных с оформлением заказов и приемом приобретаемых материалов. Рост объемов отдельных покупок хоть и увеличивает запасы, но вместе с тем снижает частоту выдачи заказов и приема и соответствующие расходы.

- Снижения риска в результате сознания страховых запасов. Чем они больше, тем меньше вероятность истощения запасов и последующих простоев в производстве или потерь от упущенных продаж.

- Сглаживания несоответствия в объемах деятельности отдельных, но взаимосвязанных фаз кругооборота на предприятии (например, снабжения и производства, производства и реализации). Наличие большего количества запасов между этими фазами, как правило, уменьшает также претензии к их координации.

- Более равномерного использования мощностей. Так, если производство «следует» за спросом, в одних случаях при колебаниях спроса может возникать потребность в сверхурочной работе, в других - неполная загрузка мощностей. Поэтому целесообразно создать запасы до начала роста спроса и с его увеличением использовать их.

- Спекуляции на росте стоимости запасов во времени, если только увеличение расходов на хранение не превысит эффект, ожидаемый от спекулятивного повышения стоимости запасов, или роста закупочных цен.

Расходы, связанные с хранением запасов

Хран-е запасов приносит + рез-ты, но, к сожалению, не бесплатно. Поэтому менеджер, отвеч-ий за запасы, д решить вопрос сбалансир-ти + и - последствий хран-я того или иного объема запасов. Такое уравновешивание д б направлено на достиж-е оптим-го соотнош-я м/у рисками и связанными с определенной величиной запасов расходами. При принятии реш-й, касающ-ся запасов, особого внимания заслуж-т след расходы:

на хранение запасов (складские расходы, напр-р арендная плата, з/п обслуж персонала, амортиз-я и страх-ие помещений, затраты на отопление, расх-ды, вызв-ые повреждением и потерей запасов, и т.п.);

на приобретение материалов (расх на их транспортировку, страх-ие, заготовительная цена и т.п.);

вызванные недостатком (отсутствием) запасая (имеются в виду расходы, обусловленные потерей заказа или заказчиков, возможные затраты в рез-те задержки производ-го процесса и т.п.);

связанные с оформлением заказов и поступлением материалов (почтовые расх, расх, связ-ые с фактурированием, тестированием, и т.п.);

издержки капитала: в запасах заняты финанс-е источ-ки, к-ые м б достаточно дорогостоящими. При этом речь не всегда идет о финансовых кредитах - источниках, высокая стоимость которых определяется рыночной процентной ставкой. Предоставление коммерческого кредита поставщиком также может быть дорогостоящим, хотя и очень удобным, как правило, способом финансирования. Вместе с тем и использование собственных источников для предприятия не бесплатно: занятостью их в запасах обусловлено возникновение гак называемых упущенных возможностей, которые могла быть реализованы при альтернативном использовании источников, например в виде срочного вклада;

расходы, вызванные снижением стоимости запасов, или снижением закупочных цен (например, вследствие морального старения).

Проблема сбалансированности названных выше + эффектов и расходов - осн задача упр-ия запасами, или контроллинга запасов. В центре внимания контроллинга запасов нах-ся те обл-ти или статьи запасов, где м достигнуть наивысших рез-тов. Это свойств-но обычно статьям, имеющим высокую стоимость, и так назыв-м критическим статьям, возможный недостаток по которым может привести к значительным убыткам.

В рамках контроллинга запасов необходимо ответить прежде всего на два основных вопроса:

- КОГДА заказать данную статью?

- СКОЛЬКО заказать таких статей?

Момент оформления заказа или разнарядки можно определить исходя из производственного плана либо из объема запасов, при котором предполагаемое потребление в течение всего срока поставки либо времени производства может быть покрыто таким образом, чтобы уровень запасов не оказался ниже установленного минимума. Кроме того, существует, например, периодический цикл оформления заказов, распространенный в розничной торговле.

При оформлении заказов или разнарядок в момент достижения некоторого заранее намеченного уровня запасов заказывается, как правило, точное количество материалов (запасов). Вопрос в том, как установить это количество. Оптим-ым м считать такое кол-во, кот-ое ведет к мин-м затратам на ед запасов. Любое отклон-е от этого кол-ва увелич-ет назван-е затраты. Рас­чет оптим-го кол-ва (есопотicк оrder quantity) основан на уравн-ях, выраж-х влияние отд-х факторов (хранение, капитал и т.д.) на расходы.

Если момент оформления заказа или разнарядки соотнесен непосредственно с производственным планом, опреде­лить необходимое количество можно, например, выявив оптимальный размер расходов, либо заказать только то количество, которое необходимо для удовлетворения конкретного заказа и т.п.