Вопрос 4. Информационное обеспечение планирования.

Информация столь же необходима управленческому аппарату, как объекту управления - сырье и ресурсы. Основоположниками научного подхода к понятию «информация» были английский нейрофизиолог У.Эшби и французский физик Л.Бриллюэн. Используя понятие энтропии, т.е. неопределенности системы, они рассматривали передачу информации некоторой системе как средство поддержания необходимого состояния этой системы или как усовершенствование системы, ведущее к уменьшению ее неопределенности, т.е. ее энтропии.

Информация - это сообщение, уменьшающее неопределенность в той области, к которой оно относится.

Любая система характеризуется определенным набором признаков, существенно изменяющихся в процессе ее функционирования. Для осуществления какого-либо управляющего воздействия необходимо иметь точную информацию о данной системе. Процесс управления заключается в последовательном применении управляющих воздействий через систему планов, поэтому информация является основой планирования и связывает между собой объект и субъект управления.

В зависимости от содержания и качества используемой в управлении информации достижение запланированной цели на предприятии возможно различными путями и, соответственно, при различных затратах материальных, энергетических и трудовых ресурсов. Повышение качества планирования на основе совершенствования информационных технологий нередко становится более важным фактором развития производства, нежели вовлечение в него дополнительных объемов труда, сырья и энергии.

Как предмет планирования информация характеризуется тремя параметрами.

1. Синтаксическая адекватность. На синтаксическом уровне учитываются тип носителя и способ представления информации, скорость ее обработки и передачи, размеры кодов представления информации и т.п. В этом смысле информацию принято называть данными.

2. Семантическая адекватность. Семантический аспект имеет в виду учет смыслового содержания информации. На этом уровне анализируются те сведения, которые отражает информация.

3. Прагматическая адекватность. Прагматический аспект связан с ценностью, полезностью информации в управлении предприятием. С этой точки зрения учитываются потребительские свойства информации.

Информация формируется в результате обработки данных. Данные отражают конкретные финансово-хозяйственные факты, состояние или процессы и имеют собственный материальный носитель (бухгалтерские и финансовые документы, магнитные носители и т.д.).

Планирование явно или неявно основывается на информации, которая может быть получена с использованием первичных и вторичных данных.

Первичные данные получают в результате исследований, специально проведенных для решения конкретной проблемы. Их сбор осуществляется путем наблюдений, измерений, опросов, экспериментальных исследований.

Вторичные данные, применяемые при проведении так называемых кабинетных исследований, - это данные, собранные ранее из внутренних и внешних источников для целей, отличных от целей данного исследования.

Кабинетные исследования являются наиболее доступным и дешевым методом получения информации для планирования.

Планирование основывается на двух видах информации: внешней (информация о внешней среде) и внутренней (циркулирующей между управленческим аппаратом и объектом управления).

Для внешней информации характерны приблизительность, неточность, обрывистость, противоречивость. В основном она касается состояния рынка и конкурентов, прогнозов процентных ставок и цен, налоговой политики и политической ситуации, инфляционных процессов и курсов валют. По своей природе такая информация носит вероятностный характер, и поэтому ее обработка обычно затруднена.

Внутренняя информация возникает в самой системе управления и отражает в различные временные интервалы развития объекта управления, его финансово-хозяйственное состояние и директивные цели на случай отклонений от установленных параметров. Как правило, эти данные измеряются, и в управленческих документах фиксируется точная информация.

Внутренними источниками информации служат бухгалтерские, финансовые, статистические и иные отчеты предприятия, беседы с сотрудниками и руководителями, а также активно формируемые на предприятиях информационные системы.

Экономические информационные системы функционируют на основе информационной базы, которая состоит из внемашинной и внутримашинной частей.

К внемашинной относится та часть, которая обслуживает систему управления и планирования в виде, воспринимаемом человеком без каких-либо технических средств, например документы (наряды, акты, накладные, счета-фактуры, ведомости и т.д.).

Внутримашинная информационная база содержится на машинных носителях и состоит из файлов. Она может быть создана либо как множество локальных, т.е. независимых, файлов, каждый из которых отражает некоторое множество однородных управленческих документов (например, накладных), либо как база данных. Разница состоит в том, что при создании базы данных файлы не являются независимыми, ибо структура одних файлов (состав полей) зависит от структуры других. Это служит причиной несоответствия структуры файлов базы данных структуре управленческих и плановых документов, на основе которых эти файлы создаются. Файлы базы данных разрабатываются с соблюдением определенных принципов и ориентацией на одну из моделей базы данных (реляционную, иерархическую, сетевую). Файлы обрабатываются с помощью специального программного обеспечения - систем управления базами данных (СУБД).

Все документы, имеющие отношение к экономической информационной системе, а также файлы внутримашинной информационной базы можно разделить на входные и результативные.

Входные документы, а значит, и получаемые на их основе файлы, в свою очередь, делятся на оперативные, где отражаются факты финансово-хозяйственной деятельности предприятия, и условно-постоянные, где указаны материальные, трудовые, технологические и прочие нормы и нормативы, а также все справочные данные.

Выходные документы и файлы также имеют свою классификацию. Они делятся на те, которые предназначены для применения конечным пользо­вателем, для использования информационной системой при решении других задач (транзиты) и решении задач в последующий период.

Таким образом, любое предприятие представляет собой очень сложную систему, внутри и вне которой в разных направлениях перемещается разного рода информация, образующая потоки информации. Изучение потоков информации имеет большое значение для рациональной организации внутрифирменного планирования.