Глава VI. Управление как процесс

6.1. Сущность, содержание и составные части процесса управления

В современней теории менеджмента процесс управления рас­сматривается как совокупность определенных управленческих действий, логически связанных друг с другом и имеющих протя­женность во времени и пространстве.

Здесь следует выделить два момента.

Во-первых, этот процесс рассматривается в аспекте последо­вательного выполнения всех функций управления, в результате реализации которых управляемый объект приводится в заданное или желаемое состояние. Каждая управленческая функция свя­зана с несколькими общими, чрезвычайно важными решениями, без принятия которых она не может быть реализована.

Во-вторых, любую из функций можно считать самостоятель­ным процессом, поскольку выполнение только одной из них требует решения определенной проблемы и, соответственно, принятия целого ряда (цикла) управленческих решений. Таким образом, процесс управления можно представить как совокуп­ность циклических действий, связанных с выявлением проблем, поиском вариантов их разрешения и организацией выполнения принятых решений.

Цикл процесса принятия управленческих решений начинается с момента обнаружения отклонений контролируемых параметров от желаемых или нормативных заданий и, заканчивая приняти­ем и реализацией решений для устранения этого несоответствия.

108

Информация о состоянии контролируемых параметров объекта управления задает начальный импульс процессу управления и после выработки соответствующего решения, оно в виде прика­за (распоряжения) подается на вход управляемого объекта и, тем самым, доводится до исполнителей. В результате происходит кор­ректировка и разрешение возникшей проблемы. В центре этого процесса находятся три основных элемента: проблема; решение проблемы; люди, участвующие во всех его этапах.

Проблема является одним из основных элементов процесса уп­равления. Выявление проблемы и описание проблемной ситуации -первый этап процесса в цикле управленческих решений. Только при наличии проблемы, под которой понимается несоответствие факти­ческого состояния объекта управления желаемому или заданному, возникает необходимость принятия управленческого решени:,.

Во многих организациях выявление и определение проблем, требующих решения, осуществляется когда имеют место сниже­ние эффективности деятельности организации в целом или отде­льного подразделения и т.д.

Совокупность факторов и условий, вызывающих появление той или иной проблемы, называется ситуацией. Рассмотрение проблемы с учетом воздействующих на нее ситуационных факто­ров позволяет описать проблемную ситуацию и предусматривает следующие действия:

1. характеристику проблемы: место и время ее возникновения; сущность и содержание; границы распространения;

2. оценку ситуационных факторов (внутренних и внешних), которые привели к появлению проблемы.

Внутренние факторы в большей степени зависят от органи­зации. К ним относятся: организационная структура; объемы выполняемых работ; корпоративная культура; наличие ресурсов

143

(материальных, технических, трудовых и финансовых). Эти фак­торы формируют организацию как систему, поэтому изменение одного (или нескольких) из них влечет за собой изменение свойств системы как целостного образования.

Проблема считается сложной, если охватила большое число под­разделений или организацию в целом. При диагностике сложной проблемы важно установить симптомы затруднений и/или имею­щиеся возможности. Наиболее характерными для таможенных ор­ганизаций проблемами являются: не достаточно хорошее качество работ; частые конфликты; нехватка ресурсов и т.д. Для диагности­ки проблемы необходимо осуществить сбор и анализ внутренней и внешней информации. Источником внешней информации для таможенной службы могут служить данные мониторинга о состоя­нии и динамике национального и международного рынков, разных организаций, с которыми она контактирует по роду своей деятель­ности. Внутреннюю информацию обычно собирают, используя формальные методы, такие, как анализ данных отчетов, анкетиро­вание персонала и т.д. Информацию можно собирать и неформаль­но, путем личных наблюдений, проведения бесед с работниками.

Диагностика позволяет не только представить проблему в об­щем виде, но и выявить возможную взаимосвязь между симпто­мами. Качество диагностики проблемы во многом зависит от зна­ний, опыта, компетентности, деловой интуиции руководителя, способности видеть проблему, когда она еще находится в началь­ной стадии. Существуют два варианта квалификации проблемы.

1. Проблемой считается ситуация, когда не достигнуты пос­тавленные цели и имеются отклонения от установленных заданием показателей. Последующая реакция руководите­ля, в виде управленческих решений, называется реактив­ным управлением.

ПО

2. Проблема рассматривается как потенциальная возможность возникновения проблемной ситуации. В данном случае для повышения эффективности деятельности организации (подразделения) руководитель может применить превен­тивное (предварительное, упреждающее) решение.