Глава V. Характер управленческого труда

оооооооооооооооооооооооо^

5Л. Требования к профессиональной компетенции руководителя

Руководителем называется член трудового коллектива, осуществляющий управленческую деятельность и решаю­щий управленческие задачи. Труд руководителя вытекает из сущности управления как деятельности, отличается преиму­щественно умственным, творческим характером, главным со­держанием которого является постановка целей, организация совместной деятельности людей, разработка приемов и мето­дов, способствующих их своевременному и эффективному достижению. Выполнение этих функций сопряжено с пробле­мами, которые представляют собой отклонения фактически достигнутых показателей деятельности от заданных (или же­лаемых) параметров.

Предметом труда руководителя является информация, рабо­тая с которой он принимает решения для изменения состояния управляемого объекта. Разнообразие решаемых задач вызывает необходимость сбора, обработки, передачи и использования боль­шого объема разной информации, касающейся организации в це­лом, ее подсистем и отдельных элементов, а также внешней среды. Руководители занимают определенные должности в структурных подразделениях организации, которые и определяют их служеб­ное поведение.

125

Исследователь теории управления Г. Минцберг, изучив харак­тер и содержание управленческого труда, выделил роли руково­дителя и систематизировал их по трем укрупненным группам:

- межличностные (руководитель, лидер и пр.);

- информационные (прием, распространение и предоставле­ние информации);

- связанные с принятием решений (устранение нарушений, распределение ресурсов, ведение переговоров и пр.).

Выполнение функций управления организацией требует от руководителя профессиональных знаний и способностей исполь­зовать их в работе. Ему необходимы навыки работы с людьми, наличие личностных качеств вызывающих доверие коллег и под­чиненных, способность управлять собой и пр. Специалисты вы­деляют ряд требований к личности и профессиональной компе­тенции руководителей:

- высокое чувство долга и преданности делу;

- честность в отношениях с людьми и доверие к партнерам;

- уважительное и заботливое отношение к своим подчинен­ным;

- способность критически оценивать свою деятельность, пра­вильно формулировать выводы и непрерывно повышать квалификацию;

- владение наукой и искусством управления человеческими ресурсами (умение четко выражать свои мысли и убеждать людей);

- понимание природы управленческого труда и процессов менеджмента (знание должностных и функциональных обязанностей, способов достижения целей и повышения эффективности работы);

- способность принимать решения в сложных ситуациях;

96

- умение использовать в управленческом процессе совре­менные информационные технологии и средства комму­никации;

- информированность о состоянии и развитии отраслей эконо­мики (техника, технологии, НИОКР, конкуренция, конъюнк­тура рынка, динамика спроса и т.д.);

- способность управлять ресурсами, планировать и прогнози­ровать работу организации, повышать эффективность управ­ления;

- знание отечественного и зарубежного опыта менеджмента и умение его применять на практике;

- умение налаживать внешние связи.

л

5.2. Вертикальное и горизонтальное разделение труда в управлении

В управлении организациями существуют формы вертикаль­ного и горизонтального разделения труда.

Вертикальное разделение труда построено на выделении трех уровней управления: высший, средний и низший (первый). Вер­тикальная дифференциация управленческого труда связана с иерархией управления. Чем больше ступеней иерархической лестницы между высшим уровнем управления и исполнителя­ми, тем более сложной является данная организация. Полномо­чия распределяются по должностям и руководителям, занима­ющим эти должности. Выделяют три группы специалистов по управлению:

- специалисты (руководители) высшего уровня - люди, зани­мающие ключевые посты в организации. На этом уровне за­нято в среднем всего 3-7% от общего числа управленческого

128

персонала (высшего эшелона власти и пр.). Они наделены полномочиями - решать главные проблемы функциониро­вания и развития организации, среди которых: определение миссии и общей цели, разработка долгосрочных стратегий, формирование организационной структуры, управление человеческими ресурсами, переговоры и разрешение кон­фликтов, установление отношений с другими участниками рынка;

- специалисты (руководители) среднего уровня- самый много­численный слой (примерно 50-60% численности управлен­ческого персонала). К ним относятся лица, возглавляющие структурные подразделения организации (службы, отделы и др.) и их заместители. В состав выполняемых ими функ­ций входят: организация работ, руководство и контроль их выполнения, принятие оперативных решений, обеспечение коммуникаций (передача информации), мотивирование со­трудников, поддержание внутренних и внешних контактов, составление отчетов;

- специалисты (руководители) низшего (первого или низового) уровня - в своем подчинении имеют работников преиму­щественно исполнительского труда (непосредственных про­изводителей услуг). Они осуществляют управление и несут прямую ответственность за работу первичных подразделе­ний организации (бригад, смен, участков).

Горизонтальное управление основано на структурном пост­роении организации как системы, в состав которой кроме собс­твенно профильной деятельности могут входить подсистемы, специализирующиеся на финансах, техническом обслуживании и т.д. Горизонтальная дифференциация отражает степень раз­деления труда между отдельными структурными единицам

129

организации: производство, персонал, финансы, исследования, внешние связи и др.

Чем крупнее и сложнее организация, тем больше у нее раз­личных сфер деятельности, требующих от функциональных подсистем специализированных знаний и навыков. Функци­ональная структура работ на каждом участке неодинакова. По мере движения от низового к высшему уровню управления, растет число и сложность задач при организации работы, по­вышается значение контрольной функции. На низшем и сред­нем уровнях для управленческого персонала наиболее важны­ми являются функции - координация совместной деятельности и мотивирование.

5.3. Функции управления, их виды

Функция управления - это совокупность однородных но содер­жанию и целевой направленности, объективно обусловленных, повторяющихся действий, необходимых для решения задач орга­низации.

В ходе развития и специализации управления были выделены общие (основные) функции менеджмента, которые являются со­ставными частями любого управленческого процесса независимо от особенностей организаций, к которым относятся:

- организовывание (проектирование структуры, распределе­ние ресурсов, полномочий и ответственности);

- планирование (определение целей, составление планов);

- координирование (взаимная увязка действий людей и под­разделений);

- мотивирование (активизация работающих путем удовлет­ворения их потребностей);

99

- контроль (сопоставление результатов с планами, оценка и внесение корректив).

Основные функции управления тесно связаны между собой, поскольку переход от стадии исполнения работ к контролю воз­можен за счет управления и мотивирования работников, а взаи­модействие и согласование между ними обеспечивается функцией координации.

В составе функций управления деятельностью таможенных органов основными являются:

- организационная - обеспечивающая рациональное задейс­твование таможенного персонала в осуществлении тамо­женных операций в соответствии с установленными зако­нодательством правилами и в установленные сроки;

- контрольная - создающая условия для эффективного вы­полнения таможенных операций (оформление, помещение под соответствующий таможенный режим, выпуск товаров и пр.), правильностью соблюдения таможенных режимов, взимания таможенных платежей и сборов;

- мотивационная - необходимая для создания условий, обес­печивающих повышение нацеленности работников на до­стижение высоких результатов в трудовой деятельности и формирование благоприятного социально-психологическо­го климата в организации;

- координационная - способствующая гармонизации деятель­ности всех подразделений таможенной организации в осу­ществлении таможенных операций;

- инновационная - нацеленная на обеспечение таможенной деятельности на основе современных технологий во всех структурных звеньях организации и таможенных процес­сах на основе внедрения инноваций;

- информационная - создающая условия для своевременного получения и передачи необходимой информации.

5.4. Содержание планирования как функции управления

Планирование является одной из важнейших функций уп­равления развитием организации. Эта деятельность постоянно совершенствуется в соответствии с объективными требования­ми внешней среды, усложнением хозяйственных связей и повы­шением роли таможенной службы в экономической безопаснос­ти России.

Планирование в функциональном плане создает базу для при­нятия решений и представляет собой управленческую деятель­ность, которая предусматривает выработку целей и задач уп­равления организацией, а также определение путей реализации планов для их достижения. _k

Планирование - это вид управленческой деятельности, связан­ный с составлением планов таможенной организации в целом, и, прежде всего, ее функциональных подсистем, отдельных подраз­делений, отделов, служб и работников.

План в общем смысле слова - это образ чего-либо, модель бу­дущего, система мер, направленная на достижение поставленных целей.

План организации - это заранее разработанная система ме­роприятий, предусматривающая цели, содержание, сбаланси­рованное взаимодействие ресурсов, объем, методы, последова­тельность и сроки выполнения работ в области осуществления таможенной деятельности. План является основой управленчес­кой работы, поскольку представляет организации четкую про­грамму деятельности, стратегиюразвития,позволяетобеспечить

101

133

согласованность в работе всех ее составных элементов, взаимо­связи с внешней средой, высокую трудовую активность и мо­тивацию работников.

Содержание планирования как функции управления таможен­ной организацией состоит в обоснованном определении основных направлений и пропорций ее развития с учетом материальных ис­точников обеспечения данного процесса. Сущность планирова­ния проявляется в конкретизации целей развития всей таможен­ной службы и каждого структурного подразделения в отдельности на установленный период времени; формулировании задач, спо­собов, сроков и последовательности их выполнения; определении потребности необходимых материальных, трудовых и финансо­вых ресурсов и т.д.

Таким образом, назначение планирования как функции ме­неджмента состоит в стремлении, по возможности, заранее учесть все внутренние и внешние факторы, обеспечивающие благопри­ятные условия, или, наоборот, препятствующие нормальному функционированию и развитию таможенной организации. Оно предусматривает разработку комплекса мероприятий, опреде­ляющих последовательность достижения поставленных целей с учетом наиболее эффективного использования ресурсов орга­низации в целом и каждым ее подразделением. Поэтому роль планирования состоит в обеспечении взаимосвязи между отде­льными структурными подразделениями таможенной службы, включающими всю технологическую цепочку: научные иссле­дования и разработки, масштабы деятельности (включая грузо­потоки). Эта деятельность опирается на прогнозирование пот­ребительского спроса и предложения товаров на национальном и мировом рынках, анализ и оценку потенциала имеющихся ресурсов, и перспектив развития организации. Суть планирова­

134

ния заключается не столько в разработке и доведении многочис­ленных показателей до исполнителей, а в научной постановке целей предстоящего развития и применения средств их реаль­ного достижения.

Планирование как процесс, включает в себя:

1. постановку целей;

2. формулирование задач, необходимых для достижения це­лей;

3. разработку инструментария (средств и способов) достиже­ния целей;

4. определение размера, источников и способов распределения необходимых ресурсов;

5. доведение планов до исполнителей.

Все планы, разрабатываемые в таможенной организации, клас­сифицируют по двум главным критериям:

1) длительность планового периода;

2) уровень организационного планирования, соответствую­щий структуре организации. *

По длительности планового периода планы подразделяются

на:

а) стратегические, ориентированные на длительный период времени;

б) тактические, рассчитанные на среднесрочный период;

в) оперативные, связанные с повседневным выполнением задач.

По уровню планы подразделяются следующим образом:

а) для организации в целом;

б) для функциональных подсистем организации;

в) для самостоятельных подразделений (структурных еди­ниц).

103

Объектом планирования в таможенной организации является не профильная деятельность, связанная со взиманием таможен­ных пошлин и сборов, а та которая, связана с организацией и вы­полнением работ в соответствии с определенными таможенными режимами, а также хозяйственная,- строительная, социальная и другие сферы.

Предмет планирования составляют трудовые ресурсы, основ­ные фонды, инвестиции, время и т.д.

Планирование деятельности организации должно осущест­вляться согласно следующим принципам:

1. Конкретность и измеримость планов. Таможенная органи­зация в целом и ее подразделения должны иметь четкие ориентиры для своей деятельности.

2. Маржинальность (предельность). План должен быть рас­считан на достижение максимально возможных результа­тов при минимуме затрат.

3. Ограниченность во времени. План должен быть строго огра­ничен сроками выполнения.

4. Достижимость показателей плана организации - реалистич­ность практического воплощения плановых показателей.

5. Гибкость. Возможность приспосабливаться к изменениям внутренней и внешней среды.

6. Комплексность. Планирование должно охватывать и увязы­вать в едином комплексе стороны хозяйственной деятельнос­ти организации: объемы погрузочно-разгрузочных работ, ма­териально-техническое обеспечение, трудовую деятельность, оплату труда, масштабы работы подразделений и пр.

7. Обязательность выполнения плана. Все разделы плана долж­ны стать программным документом, подлежащим неукос­нительному выполнению.

104

В планировании используется следующий методический ап­парат:

- научное прогнозирование - заключается в установлении конкретных целей и выработке алгоритмов по их дости­жению;

- экономико-математические методы - основаны на мате­матическом описании процессов, явлений и установле­нии количественных и качественных логических зависи­мостей между различными элементами экономических систем;

- балансовый метод - предполагает планомерное установ­ление материально-вещественных и стоимостных про­порций;

- системный метод - основан на обобщении и анализе по­токов информации об исследуемом объекте;

- оптимизационный метод - предусматривает разработку альтернативных вариантов планирования и выбор из них оптимального по соответствующим критериям;

- метод экспертных оценок - основан на достижении согла­сованности между независимыми группами экспертов по исследуемому объекту;

- метод экономического эксперимента - базируется на ре­зультатах проведенного эксперимента.

В зависимости от основных задач, решаемых с помощью пла­нирования, выделяют следующие виды планов организации: стра­тегический, тактический, функциональный и др. Каждый план нацелен на решение конкретных задач, а их совокупность - на до­стижение генеральной цели деятельности организации.

Любой план включает систему показателей. Их количество и состав предопределены необходимостью технико-экономического

138

обоснования планов. Вся совокупность показателей, применяе­мых в планировании, подразделяется на:

1) количественные и качественные;

2) объемные и удельные.

Количественные показатели плана выражаются абсолютными величинами и включают: объем погрузочно-разгрузочных работ, численность работников, фонд заработной платы и т.п.

Качественные показатели чаще всего являются величинами относительными и выражают экономическую эффективность таможенной деятельности и ее отдельных факторов (рост про­изводительности труда, снижение затрат на единицу обработки грузов и др.).

Объемные показатели характеризуют планируемый объект в целом.

Удельные показатели отражают количественные оценки в рас­чете на единицу выполняемых работ.

В целях повышения эффективности деятельности любой ор­ганизации планы должны разрабатываться на базе норм и нор­мативов. Разработка и внедрение прогрессивных норм и норма­тивов - одна из основ научной плановой деятельности.

Норма - это максимально допустимая величина расхода кон­кретного вида ресурсов на отдельно взятую таможенную опера­цию или вид работ.

Норматив - это относительная величина, показывающая сте­пень использования средств и предметов труда (например, про­цент потерь).

В состав разрабатываемых нормативов входят следующие виды:

- нормы затрат живого труда (нормы времени и выработки по видам продукции и работ, обслуживания оборудования

139

и рабочих мест, соотношения численности различных ка­тегорий персонала, занятого в техническом осуществлении таможенных операций и др.);

- нормы затрат предметов труда (расход по отдельным ви­дам работ электроэнергии, топлива и пр.);

- нормы и нормативы использования средств труда (коэффи­циент использования оборудования; нормы трудоемкости ремонта и пр.);

- нормы и нормативы использования элементов труда (дли­тельность цикла конкретных операций, нормы хранения товаров и пр.).

При планировании необходимо стремиться к использованию научно обоснованных норм и нормативов, которые отражают последние достижения науки, техники, передовой опыт.

Методология планирования хозяйственно-финансовой деятель­ности любой организации предполагает следующие основные на­правления: материально-техническое обеспечение деятельности; трудовые ресурсы; товарные и денежные потоки и т.д.

Устойчивое экономическое и социальное развитие организа­ции можно обеспечить только при правильном видении будущих перспектив и рациональном сочетании плана и рынка, динамич­но воздействующего на структуру и эффективность практичес­кой деятельности.