Первый этап: определение проблем паблик рилейшнз Роль исследования в планировании стратегии

Постоянное изучение явлений и процессов общественной жизни, мониторинг социального окружения — это первый и наиболее трудный шаг в Длительном процессе регулирования СО.

Исследование представляет собой систематический сбор информации, необходимой для всестороннего понимания ситуации, проверки предположений относительно обще­ственности и последствий связей с нею. Основное его при­звание — устранить элементы неуверенности при принятии решений. Даже несмотря на то, что исследовательская работа не может ответить абсолютно на все вопросы и гарантировать правильность всех решений, все же только в методологически выверенных, систематических иссле­дованиях заложена гарантия установления эффективных СО и умелого разрешения возникающих здесь проблем.

Формулировка проблемы

Формулировка проблемы подытоживает все то, что уже известно о проблемной ситуации, описывает ее в виде следующих специфиче­ских понятий, которые поддаются измерению:

Что является источником беспокойства?Где кроется проблема?Когда обострилась проблема? Кто в нее втянут или кто от нее страдает? Каким образом они оказались причастны к проблеме и попали под ее воздействие? Почему это беспокоит организацию и ее общественность?

Однако формулировка проблемы не предусматривает путей ее разрешения или обвинений в чей-либо адрес. Если бы эти моменты в ней отражались, то программирование и планирование были бы зара­нее заданными и изначально ограниченными.

Анализ ситуации

В отличие от формулировки проблемы, являющейся сжатым опи­санием ситуации, часто в виде одного предложения, анализ ситуации представляет собой полное собрание все­го того, что известно о сложившемся состоянии вещей, включая исто­рию его развития, силы, влияющие на ситуацию, а также о тех, кто к этому причастен или на кого она влияет как внутри организации, так и вне ее. Анализ ситуации должен содержать всю исходную информа­цию, необходимую для объяснения и конкретной иллюстрации со­держания формулировки проблемы. Анализируя ситуацию, необхо­димо выяснить, уточнить и выделить составляющие формулировки проблемы. Процесс определения проблемы обычно начинается с предварительной (условной) ее формулировки, после чего проводится изучение ситуации, дающее основания для первого уточнения форму­лировки, затем последующего и т.д.

Собранные материалы, касающиеся анализа ситуации, оформля­ются в виде досье, состоящего из двух отдельных секций: внутренние факторы; внешние факторы.

Внутренние факторы: во-первых, долж­ны содержаться документы и материалы, связанные с организацион­ными вопросами, процедурами и акциями, имеющими отношение к проблемной ситуации. Анализ ситуации должен начинаться с тща­тельного обзора содержания мнений и действий ключевых фигур внутри организации, ее структурных подразделений, ответственных за проблему, и хроники причастности организации к возникшей про­блеме. Во-вторых, в этой секции также должен находиться коммуни­кационный аудит, то есть документированная систематизация ком­муникационного поведения организации, позволяющая проверить, как именно она общается со своей общественностью. Такой аудит да­ет возможность: проанализировать состояние отношений организа­ции со своими сотрудниками или с соседней общиной; оценить каче­ство используемых официальных каналов коммуникации, например, ежегодных отчетов, бюллетеней новостей и пр.

Третьей составной частью этой секции анализа ситуации должен быть постоянно обновляющийся календарь-хроника работы органи­зации. Эта часть досье служит не только важным справочником для текущей работы организации над отдельными вопросами, но и вы­ступает источником идей и информации для написания выступлений, подготовки брошюр, специальных отчетов, выставок и удовлетворе­ния информационных запросов со стороны средств массовой инфор­мации.

Внешние факторы: внимание может концентрироваться как на положитель­ных, так и на отрицательных процессах за пределами организации. Данная секция может открываться хронологически упорядоченным обзором внешних аспектов проблемной ситуации, подробным иссле­дованием групп общественности и учреждений, имеющих отношение к проблемной ситуации и так или иначе влияющих на ее развитие. В числе «заинтересованных» групп прежде всего могут быть акционеры (данная группа внешней общественности с точки зрения системного анализа относится к той же системе, что и собственно организация), потребители, поставщики и др. Внешние группы общественно­сти нужно проранжировать в соответствии с их значением для орга­низации, степенью независимости от нее по какому-либо конкретно­му вопросу.

Изучение заинтересованных групп обществ перед началом разработки программы действий дает возмож­ность проверить точность предположений относительно того, кто же в самом деле входит в состав этих групп , какой информацией они владеют, что думают по поводу ситуации, насколько причастны к ней. Имея все это под рукой, и только после этого, можно опреде­лять цели относительно каждой группы общественности, разрабаты­вать стратегию работы с ними.

И только после того, как ситуация полностью проанализирована, ПР-специалисты могут приступать к разработке взвешенных программных целей. Ситуационный анализ предоставляет им и руково­дителям организации своевременную, полную и точную информа­цию, необходимую для понимания проблемы и принятия ответствен­ных решений.

Детальный анализ внутренних и внешних факторов в проблемной ситуации служит пиэрмену источником информации, на основании которой он может составить SWOT – анализ.