2.5. Характеристика параметрів аналітичного обліку
Ведення синтетичного обліку забезпечується за допомогою рахунків II, III, IV порядків Плану рахунків бухгалтерського обліку Національного банку України та Плану рахунків бухгалтерського обліку банків України. Щоденна детальна інформація про кожного контрагента та кожну операцію фіксується на рівні аналітичного обліку – особовому рахунку.
Особовий рахунок є формою облікового регістру. Обліковий регістр – це письмовий документ, який містить накопичені та систематизовані за певними ознаками дані первинних документів. Особові рахунки ведуться за всіма відкритими в банку аналітичними рахунками. Основним аналітичним регістром у банку є особовий рахунок. У ньому відбиваються за встановленими параметрами ознаки господарських операцій, що здійснені банком, які дають змогу з граничною точністю встановити: від кого або кому, звідки або куди перераховані грошові кошти і за що саме.
Кожен об’єкт аналітичного обліку характеризується набором параметрів, необхідних для побудови звітності (рис. 2.3).
Рис. 2.3. Параметри аналітичного обліку
Аналітичні рахунки повинні містити обов’язкові параметри, визначені окремими вказівками НБУ. Дані аналітичних рахунків повинні бути тотожними відповідним рахункам синтетичного обліку.
Усі параметри аналітичного обліку Національним банком України переділено на дві групи: обов’язкові та необов’язкові.
Обов’язкові параметри запроваджуються з урахуванням вимог НБУ щодо звітності банків. Їх неодмінно заповнюють під час оформлення нового контрагента або у разі відкриття аналітичного рахунка.
Необов’язкові параметри мають рекомендаційний характер. Вони можуть використовуватися при організації управлінського і податкового обліків в банку, а також при наданні звітності менеджерам банку та іншим органам.
У свою чергу, обов’язкові параметри бувають: загальні та спеціальні.
Загальні обов’язкові параметри дають змогу:
1) отримати інформацію про всі відкриті клієнту рахунки;
2) вибрати сукупність рахунків, які мають задану характеристику для складання звітності.
Спеціальні параметри застосовуються до окремих груп аналітичних рахунків залежно від їх економічного змісту. Такі параметри використовуються для автоматизованого ведення деяких операцій та надання спеціальної звітності НБУ (для кредитних рахунків ці параметри передбачають забезпечення, вид кредиту, дату його видачі, дату повернення, кількість пролонгацій).
До номера аналітичного рахунка можуть долучати лише деякі параметри аналітичного обліку, інші параметри зберігають поза номером рахунка і використовують для виконання операцій і складання звітності.
Методичними рекомендаціями НБУ визначено, що довжина номера аналітичного рахунка не є фіксованою і може мати до 14 знаків. Перші п’ять знаків жорстко регламентовано. Наступні знаки в номері рахунка банк формує самостійно відповідно до власних можливостей і потреб.
Усі номери рахунків аналітичного обліку формуються за такою схемою:
АААА К ЕЕЕЕЕЕЕЕЕ,
де АААА – номер балансового рахунка (4 знаки);
К – ключовий розряд (1 знак)
ЕЕЕЕЕЕЕЕЕ – інформація про аналітичний рахунок (до 9 знаків).
Сегмент ЕЕЕЕЕЕЕЕЕ номера аналітичного рахунка визначається банком самостійно. До складу цього сегмента можуть уводитися такі параметри:
код контрагента;
порядковий номер рахунка;
номер філії банку;
код валюти тощо.
У номер аналітичного рахунку включають лише частину параметрів з усього набору; інші параметри зберігаються поза номером рахунка і можуть використовуватися під час виконання окремих операцій та складання звітності.
У разі необхідності банки можуть самостійно збільшувати кількість необхідних атрибутів поза номером рахунка. Код валюти в номері рахунка заповнюється в окремому полі та вирізняється нахиленою лінією вправо «/».
Особові рахунки включають такі обов’язкові реквізити, як:
номер особового рахунка;
сума вхідного залишку;
дата останнього руху за рахунком;
дата здійснення поточної операції;
номер документа, на підставі якого здійснюється запис;
номер банку-кореспондента;
номер рахунка-кореспондента;
код операції;
код валюти;
сума операції;
суми обігів за дебетом і кредитом;
сума вихідного залишку;
реквізити банку, який веде рахунок.
Особові рахунки клієнтів складаються у двох примірниках, передруковуються за встановленими стандартами і вважаються вихідними документами банків. Другий примірник особового рахунка є випискою з цього рахунка і призначений для видачі клієнту. До виписок з особових рахунків додаються документи (їх копії), на підставі яких зроблено записи за кредитом рахунка.
Банки самостійно визначають процедури перевірки тотожності даних аналітичного обліку оборотам і залишкам за балансовими та позабалансовими рахунками синтетичного обліку. Перевірка тотожності даних аналітичних рахунків відповідним рахункам синтетичного обліку обов’язково здійснюється не рідше одного разу на місяць, а за рахунками фізичних осіб у відкритому акціонерному товаристві "Державний ощадний банк України" – не рідше одного разу на рік.