2. Документальное оформление движения материалов

Поступление материалов в организацию осуществляется в следующем порядке:

• по договорам купли-продажи, договорам поставки, другим аналогичным договорам в соответствии с законодательством;

• путем изготовления материалов самой организацией;

• путем внесения в счет вклада в уставный фонд организации;

• путем получения организацией безвозмездно (включая договор дарения)

На материалы, поступающие по договорам купли-продажи, поставки и другим аналогичным договорам, организация получает от поставщика (грузоотправителя) расчетные и сопроводительные документы (товарно-транспортные и товарные накладные, спецификации, сертификаты и др.). Организация устанавливает порядок приемки, регистрации, проверки и прохождения расчетных документов на поступающие материалы с учетом условий поставок, транспортировки (доставки до организации), организационной структуры организации и функциональных обязанностей подразделений (отделов, складов) и должностных лиц. При этом необходимо:

зарегистрировать документы в журнале учета поступающих грузов (типовая форма М-1);

проверить соответствие данных этих документов договорам поставки (другим аналогичным договорам) по ассортименту, ценам и количеству материалов, способу и срокам отгрузки и другим условиям поставки, предусмотренных договором;

акцептовать (оплатить) расчетные документы полностью или частично, или мотивированно отказаться от акцепта (от оплаты);

определить фактические размеры ответственности в случае нарушения условий договора;

передавать документы в подразделения организации (бухгалтерская служба, финансовый отдел и т.п.) в сроки, предусмотренные правилами документооборота организации..

На каждую отгруженную партию материалов поставщики выписывают в адрес предприятий-покупателей платежные требования и счета (счета-фактуры), служащие основанием для расчетов. К счетам обычно прилагают документы, подтверждающие количество и качество отправленного груза (спецификации, накладные, удостоверения и сертификаты качества). Грузы, поступающие автомобильным транспортом, оформляют товарно-транспортными накладными.

Материалы на складах принимают материально ответственные лица. Оприходование материалов производят, как правило, оформлением приходного ордера, в котором фиксируют фактическое количество и качество поступивших материалов.

При установлении несоответствия поступивших материалов ассортименту, количеству и качеству, указанным в документах поставщика, а также в случаях, когда качество материалов не соответствует предъявляемым требованиям (вмятины, царапины, поломка, бой, течь жидких материалов и т.д.), приемку осуществляет комиссия, которая оформляет ее актом о приемке материалов (типовая форма М-7).

В случае составления акта о приемке материалов приходный ордер не составляется.

Акт о приемке материалов служит основанием для предъявления претензий и исков к поставщику и (или) транспортной организации.

Материалы, поступающие на предприятие от подотчетных лиц, оформляются товарным счетом или справкой-актом (составленными подотчетными лицами), в которых отражаются: дата и место покупки; наименование, количество и цена материалов. К акту прилагаются товарные чеки. Акт прилагается к авансовому отчету подотчетного лица.

При оформлении расхода материалов на производственные цели применяют следующие документы: лимитно-заборные карты и требования. Основными реквизитами этих документов является наименование и количество отпущенных складом материалов.

Лимитно-заборные карты - это накопительные доку­менты, которыми оформляют расход материалов, систематически отпускаемых на производственные цели.

Требования - это разовые документы для оформления однократного, редко повторяющегося отпуска какого-либо материала.