41. Виды коммуникации в организации, барьеры коммуникации.

Коммуникация – это общение, непосредственный процесс обмена информацией, опытом, какими-либо сведениями.Основным инструментом общения является язык. Важно говорить на одном языке и понимать о чем идет речь.

Существует 2 аспекта коммуникаций: личностный и информационный

1. Для коммуникации нужны инструменты, вербальные, не вербальные, язык. 2. Способ передачи (почтой, объявлением, рассылкой).

Основная цель коммуникационного процесса – обеспечение понимания информации, которая является предметом обмена, общения.

Четыре базовых элемента:

1. Отправитель – лицо, генерирующее идеи или собирающее и передающее информацию;

2. Сообщение – собственно информация, закодированная с помощью символов;

3. Канал – средство передачи информации;

4. Получатель – лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

Этапы: 1.Зарождение идеи; 2.Кодирование идеи; 3.Выбор канала передачи сообщения;

4.Передача – может сопровождаться шумами, которые могу т искажать информаци;

5.Получение; 6. Декодиование;7.Обратная связь.

Виды коммуникаий:

1. По месту возникновения:

- Внешние коммуникации – коммуникации между организацией и внешней средой;

- Внутренние коммуникации – коммуникации внутри организации между различными уровнями и подразделениями. Они могут быть формальными и неформальными.

2. Различные уровни:- Вертикальные; - Горизонтальные.

3. - Одноканальные коммуникации - часто выступают в виде явной и намеренно выделенной приоритетности проблемы в комплексе действий менеджера;

- Многоканальные коммуникации - свидетельствуют о широте подхода к проблематике управления, разнообразии решаемых проблем.

4. Устойчивые и неустойчивые. И тот, и другой вид может играть различную роль в управлении. В одном случае позитивное значение имеют устойчивые коммуникации, в другом, напротив, неустойчивые. Всё зависит от того, как те или иные коммуникации определяют качество управленческого решения.

5. – Неформальные коммуникации - распространения слухов.

- Формальные коммуникации - коммуникации, которые определяются организационной структурой предприятия, взаимосвязью уровней управления и функциональных отделов. Чем больше уровней управления, тем выше вероятность искажения информации, так как каждый уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения.

6. – Межличностные – общение отдельных членов коллектива по работе и в нее.

- Организационные – те, что созданы организацией (совещания, приказы, симпозиумы).

Барьеры коммуникаций:

Межличностные:1) Барьеры восприятия – это неоднозначность интерпретации (декодировки) смысла сообщения, что зависит от различий в индивидуальных восприятиях и оценки ситуации.

2) Семантические барьеры – неоднозначность толкования смысловых оттенков слов (интонация, скорость) и невербальных факторов речи( жесты, мимика,поза, взгляд).

3) Барьеры обратной связи – неэффективная обратная связь, не дающая отправителю достаточной информации о правильности восприятия его сообщения.

4) Не умение слушать. 10 правил эффективного слушания, которые помогают преодолеть последний барьер:

1. Перестаньте говорить сами, не перебивайте человека.2. Помогите говорящему раскрепоститься.

3. Показать, что вы готовы слушать.4. Устранить раздражающие моменты (телефон, посетители).

5. Сопереживайте говорящему.6. Будьте терпеливы.7. Сдерживайте свой характер.

8. Лучше не опускаться до критики, споров.9. Задавайте вопросы.10. Еще раз перестаньте говорить.

Способы повышения эффективности межличностных коммуникаций:

1) проясните для себя свои идеи до того как начнете их излагать;2) будьте восприимчивы к возможным семантическим проблемам.3) следите за выражением своего лица, позы, интонации, жесты.

4) выражайте открытость и готовность понимать.5) добивайтесь установления обратной связи.

6) оценивайте язык поз, жест, интонации собеседника, которые могут указать на замешательство, непонимание.7) всегда будьте готовы отвечать на вопросы.

Организационные:

1. Искажение сообщений, возможные причины: непреднамеренные – в результате затруднения восприятия (межличностных коммуникаций); сознательно – когда кто-либо из менеджеров среднего звена не согласен с сообщением и модифицирует его так, чтобы сообщение отражало его интересы (в результате фильтрации, из-за статусных различий, из-за страха перед наказанием и при ощущении бессмысленности коммцуникаций).

2. Информационные перегрузки – превышение реальных возможностей системы и входящих в нее людей обрабатывать информацию.

3. Неэффективная структура организации – т.е чем выше в организации вертикаль власти, тем больше вероятность искажения информации.

4. Некомпетентность персонала, как коммуникативная, так и персональная.

5. Неэффективный способ организации работ и реализации задач.

6. Конфликты между подразделениями и сотрудниками.

Пути повышения эффективности организационных коммуникаций:

1) Создавайте системы обратной связи.2) Регулируйте информационные потоки.

3) Предпринимайте управленческие действия, способствующие облегчению обмена информации по вертикали и горизонтали.4) Развертывайте системы сбора, предложений.

5) Используй внутриорганизационные и информационные системы.

Специальными формами деловых коммуникаций является беседа, телефонный разговор, совещание и конференция.