КОММЕРЧЕСКАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ учебник

239

Рассмотрим модели более подробно наиболее распространенные методологии.

1. Блок-схема – тип схем, описывающих алгоритмы или процессы, в которых отдельные шаги изображаются в виде блоков, соединенных между собой. Элементы блок-схемы представлены в табл. 17.4.

Таблица 17.4

Структурные элементы блок-схемы

240

Пример построения блок-схемы представлен в приложении 5.

2. Нотация IDEF0. Является наиболее распространенным стандартом описания бизнес-процессов.

Историческая справка. Подход IDEF0 был разработан на основе методологии структурного анализа и проектирования SADT (Structured Analysis and Design Technique). Появление методологии IDEF0 было предопределено тенденциями развития вычислительных средств – мощных машин (Mainframe) и появлением подходов MRP (Material Requirement Planning – планирование потребности в материалах). Появлялись программные средства, в основном ориентированные на разработку моделей данных организаций и настройку промышленных баз данных. Такие программные продукты получили название CASE-систем. Среди наиболее известных продуктов для моделирования бизнес-процессов можно назвать

Design/IDEF, BPWin, CASE-аналитик, Silverrun, Designer-2000 и т.д.

IDEF0 используется для создания функциональной модели, отображающей структуру и функции системы, а также потоки информации и материальных объектов, преобразуемые этими функциями. Нотация IDEF0 позволяет отражать в модели процесса обратные связи различного типа: по информации, по управлению, движение материальных ресурсов. Модели в нотации IDEF0 предназначены для описания бизнеса на верхнем уровне. Их основное преимущество состоит в возможности описывать управление процессами организации.

Основными компонентами синтаксиса IDEF0 – блоки, стрелки, диаграммы и правила.

Основу графического языка IDEF0 составляют блоки и соединяющие их стрелки, которые формируют иерархию детализируемых диаграмм (рис. 17.9).

241

Рис. 17.9. Иерархия детализируемых диаграмм в IDEF0

Основным объектом диаграммы процессов в нотации IDEF0 является объект Activity, представляющий собой блок (четырехугольник), изображающий функции, определенные как деятельности, процессы или преобразования, выполняемые в организации (пример, объекта Activity представлен на рис. 17.10).

Рис. 17.10. Пример объекта Activity

Наименования функций вписываются в рамку блока в виде глагольной фразы или отглагольного существительного. Нумерация блоков имеет иерархическую последовательность, позволяющую идентифицировать место каждого блока в общей совокупности диаграмм. Каждая функция (процедура, работа) может рассматриваться в качестве некоторого

242

процесса. На верхнем уровне каждый процесс может быть рассмотрен как «черный ящик», преобразующий входящие ресурсы в исходящие.

Блоки представляют функции, определяемые как деятельность, процесс, операция, действие или преобразование. Стрелки представляют данные или материальные объекты, связанные с функциями.

Второй основной стандарта IDEF0 являются стрелки (см. рис. 17.10). Стрелка формируется из одного или нескольких отрезков прямых и наконечника на одном конце. Сегменты стрелок могут быть прямыми или ломаными; в последнем случае горизонтальные и вертикальные отрезки стрелки сопрягаются дугами, имеющими угол 90°. Стрелки в нотации IDEF0 не представляют поток или последовательность событий, как в традиционных блок-схемах потоков или процессов (потоковых диаграммах). Они лишь показывают, какие данные или материальные объекты должны поступить на вход функции для того, чтобы эта функция могла выполняться.

На диаграмме процесса в IDEF0 стрелки, входящие в функцию слева,

служат для описания потоков материальных ресурсов или потоков информации, документов. Входящие ресурсы преобразуются функцией

(работой, процессом). Стрелки, выходящие из правой стороны блока являются результатом преобразования, и отражают материальные или информационные выходы. Стрелками, входящими в блок снизу

показываются ресурсы (основные средства, инструменты, персонал, программные продукты и т.д.), необходимые для выполнения работы. Стрелками сверху показывается управляющие воздействия, которые определяют порядок выполнения или управляют работой. Такими воздействиями могут быть – устное распоряжение руководителя, нормативный документ, государственный, отраслевой стандарт, технические условия и т.д. Любое управляющее воздействие существует в виде определенной информации, поэтому стрелки сверху в нотации IDEF0 обозначают управляющие информационные потоки. Расположение каждого типа стрелок строго соответствует сторонам функционального блока.

В стандарте рекомендовано располагать на одной диаграмме не более шести и не менее двух функций. С каждой стороны в четырехугольник может входить не более шести стрелок одновременно.

Третьим компонентом стандарта IDEF0 является графическая диаграмма, которая содержит блоки, стрелки, соединения блоков и стрелок и ассоциированные с ними отношения. Блоки представляют основные функции моделируемого объекта. Эти функции могут быть разбиты (декомпозированы) на составные части и представлены в виде более подробных диаграмм. Процесс декомпозиции продолжается до тех пор, пока объект не будет описан на уровне детализации, необходимом для достижения целей конкретного проекта.

243

Четвертым компонентом стандарта IDEF0 являются правила. Они определяют, как следует применять компоненты; диаграммы обеспечивают формат графического и словесного описания моделей. Формат образует основу для управления конфигурацией модели.

Важнейшей особенностью IDEF0 является возможность отображения управляющих воздействий, или более обще, возможность описания управления процессами организациями. В соответствии с требованиями стандарта IDEF0 для каждой функции на диаграмме должно быть показано хотя бы одно управляющее воздействие. Это означает, что никакая функция без управления выполняться не может.

Пример построения модели IDEF0.

Объекты на диаграмме IDEF0 располагаются в шахматном или так называемом порядке доминирования, при этом расположение объектов на диаграмме может не соответствовать реальной последовательности выполнения функций. На рис. 17.11 представлена модель IDEF0 на первой стадии проектирования.

Рис. 17.11. Первая стадия проектирования модели IDEF0

В диаграмму помещены три функции: первая – «Планировать деятельность», вторая – «Осуществлять деятельность и вести регистрацию фактической информации», третья – «Анализировать, контролировать и управлять деятельностью».

Рассмотрим первую функцию. Предположим, что функцию планирования выполняет Коммерческий отдел (КО), который использует при этом средство автоматизации (MS Excel и др.). Для планирования используется информация о рынке (прайс-листы и т.п.) и заявки клиентов. Деятельность коммерческого отдела регламентируется «Регламентом планирования», «Планом организации на год». Результатом работы коммерческого отдела является «План отгрузки готовой продукции». На

244

диаграмме данная информация будет представлена следующим образом

(рис. 17.12).

Рассмотрим вторую функцию – «Осуществлять деятельность и вести регистрацию фактической информации». Предположительно данную функцию выполняет Производственный отдел и Цех. Для выполнения работ требуется сырье и материалы. Работы регламентируются нормативами на расход сырья государственными, отраслевыми стандартами, техническими условиями, требованиями клиента.

Рис. 17.12. Функция «Планировать деятельность»

Рассмотрим вторую функцию – «Осуществлять деятельность и вести регистрацию фактической информации». Предположительно данную функцию выполняет Производственный отдел и Цех. Для выполнения работ требуется сырье и материалы. Работы регламентируются нормативами на расход сырья государственными, отраслевыми стандартами, техническими условиями, требованиями клиента.

Для работы производственного отдела и цеха требуется автоматизированная структура управления товарной продукцией собственной разработки. Для производства готовой продукции необходимы станки и другое оборудование, т.е. основные средства. Результат работы производственного отдела и цеха – готовая продукция, которая является выходом для данной функции. Кроме того, выходом этой функции является также фактическая информация о выполнении плана производства и отгрузки. На диаграмме данная информация будет представлена следующим образом (рис. 17.13).

245

Рис. 17.13. Функция «Осуществлять деятельность и вести регистрацию фактической информации»

Третья функция – «Анализ контроль и управление деятельностью». В данном примере считается, что контролирует работу тот, кто ее планирует, т.е. коммерческий отдел. Работа по анализу и контролю в коммерческом отделе регулируется регламентом анализа и контроля, а также принимается во внимание годовой план работы организации в целом. Для работы коммерческий отдел использует MS Excel. Судя по схеме процесса, представленной на рис. 17.13, коммерческий отдел использует вход «Фактическая информация по выполнению плана». Также для выполнения работы по анализу и контролю, коммерческому отделу потребуется плановая информация, необходимая для сравнения фактических данных и принимаемых решений. Таким образом, на схеме отражается «План отгрузки ГП», являющийся выходом первой функции процесса и попадающий на вход функции «Осуществлять деятельность», должен также попадать и на вход функции «Анализировать, контролировать и управлять деятельностью». При этом, как показано на рис. 17.13, стрелка, изображающая «План отгрузки ГП», ветвится. Результатом работы коммерческого отдела является отчет для руководства организации «План/ факт». На диаграмме данная информация будет представлена следующим образом (рис. 17.14).

Также необходимо отобразить на диаграмме, по крайней мере, два типа обратных связей по информации и управлению (рис. 17.15).

247

Первым типом обратной связи в диаграммах IDEF0 являются обратные связи по информации. Они показываются в виде стрелок, выходящих из правой стороны блока и входящих в левую сторону другого блока. Обратные связи этого типа на диаграмме процесса обязательно отображаются снизу, т.е. обходят функции снизу. В представленном примере показана обратная связь по информации «Информация для корректировки плана». Стрелка, отображающая эту обратную связь, выходит из правой стороны блока «Анализировать, контролировать и управлять деятельностью» и входит в левую сторону блока «Планировать деятельность». Таким образом, на диаграмме процесса отображен факт, что коммерческий отдел регулярно анализирует выполнение плана и, в случае отклонений от него, формирует необходимую информацию для оперативной корректировки плана на следующий период.

На рис. 17.15 представлено одно ветвление стрелки «План отгрузки ГП». Данная стрелка может являться одновременно и информационным входом и входом по управлению.

Данный пример показывает, что при формировании моделей процессов в IDEF0 можно эффективно использовать стрелки, отображающие обратные связи по информации и управлению.

Пример бизнес-процесса «Управлять поставкой товара» составленной с учетом требований нотации IDEF0 представлен в приложении 5. Данный процесс включает шесть процедур, начиная с «Обработать заявку потребителя», заканчивая «Управлять платежами». Стрелками показаны потоки данных и документов, а также управляющие воздействия (стрелки, входящие в функции сверху), персонал и инфраструктура (стрелки, входящие в функции снизу).

Нотация IDEF0 рассматривает еще одно важное понятие как «туннелирование» стрелок. На рис. 17.16 представлена декомпозиция функции «Осуществлять деятельность».

На более детальном уровне данная функция включает в себя следующие функции (работы):

1.«Разрабатывать график производства»;

2.«Выполнять подготовку производства»;

3.«Изготавливать готовую продукцию»;

4.«Хранить готовую продукцию на складе»;

5.«Отгружать готовую продукцию клиенту».

На первом этапе декомпозиции отражается схема процесса, на которой показаны стрелки не входящие ни в один из выделенных блоков. Стрелки «мигрировали» на уровень вниз. Долее они «подвязываются» к конкретным функциям, с использованием механизма ветвления и слияния стрелок. Все стрелки, показанные на верхнем уровне, будут показаны и на нижнем уровне. Таким образом, сохраняется связность при моделировании бизнес-процесса – детальные процессы оказываются однозначно связанными с процессами верхнего уровня и наоборот.

248

Рис. 17.16. Декомпозиция функции «Осуществлять деятельность»

Далее, каждая из выделенных стрелок подводится к соответствующему объекту функции.

К первой функции процесса «Разрабатывать график производства» подводится функция «План отгрузки ГП». Также, к этому блоку сверху будут подведены «Требования клиента» и «План отгрузки ГП», выступающие в форме управляющего воздействия. Выходом первой функции являются управляющее воздействие «График производства» и информационный поток «Данные графика производства».

Входящая стрелка «Сырье и материалы» ветвится на две стрелки - «Вспомогательное сырье» и «Основное сырье и материалы».

Выходом второй функции процесса «Выполнять подготовку производства» являются «Данные по готовности оборудования».

Третья функция процесса «Изготавливать готовую продукцию» использует входящие материальные ресурсы «Основное сырье и материалы» и информацию «Данные графика производства» и «Данные по готовности оборудования». Выходами третьей функции являются «Данные