Информационное обеспечение менеджмента

1. Информационная система организации

2. Технические средства работы с информацией

1. Все виды управленческой деятельности основаны на обмене инфор­мацией. Для управления современной организацией характерно при­менение высокоэффективных информационных технологий. Инфор­мационные технологии (системы) — это использование вычислитель­ной техники и систем связи для создания, сбора, передачи, хранения и обработки информации. Информационные системы реализуют принципы единства производственного процесса, информации и орга­низации путем использования технических средств обработки инфор­мации в сочетании с использованием аналитических методов мате­матической статистики и моделей прогнозно-аналитических расче­тов. В деловом мире в настоящее время находит широкое примене­ние электронная почта, новая телефонная аппаратура, средства теле­коммуникаций и информационных компьютерных сетей.

2. Сбор, обработка, передача, получение и хранение информации осу­ществляются с помощью организационной техники (оргтехни­ки). К оргтехнике в широком смысле можно отнести любые уст­ройства и приспособления, начиная от карандаша и кончая вычис­лительными машинами и системами.

Поскольку актуальность традиционной, ориентированной на «бу­мажную информатику» оргтехники остается весьма высокой, при­ведем примеры технических средств работы с документной инфор­мацией.

Составление и изготовление документной информации осуще­ствляется с помощью персональных компьютеров, оснащенных принтерами (традиционная машинопись в настоящее время практически ушла в прошлое). Находит применение диктофонная и диктофонно-компьютерная технология.

Транспортирование документов может осуществляться при по­мощи тележек, конвейеров, лифтов, пневмопочты.

Средства обработки документов включают большой набор уст­ройств. Это адресовальные и маркировальные машины, фальце­вальные и листоподборочные устройства, резальное, брошюроваль­ное и переплетающее оборудование, ламинаторы и т. п.

Для целей копирования и размножения документов используются специальные технические средства: ксероксы, средства фотокопирования, электронографическое копирование, цифровые техно­логии копирования. Быстрое получение качественной полиграфи­ческой продукции обеспечивают офсетная печать, ризография и другие средства.

К средствам хранения документов относятся конверты, стелла­жи, шкафы-регистраторы, полки и блоки, сейфы и др.

Сбор информации (предложений по совершенствованию работы аппарата управления, по повышению качества продукции и др.) осуществляется с помощью анкетирования, почтовых ящиков, те­лефонной связи, устных опросов, совещаний и т. п.

Современный менеджмент базируется на новой информационной технике — средствах, используемых для работы с бумажной и элек­тронной информацией во всех ее видах и проявлениях.

Общие понятия коммуникации

1. Сущность и элементы коммуникации

2. Этапы коммуникации

3. Коммуникации с внешней и внутренней средой организации

1. Под коммуникацией понимают обмен информацией между двумя I и более людьми. Поэтому коммуникации называют связующими процессами. Эффективным менеджером является тот управленец, который из общего потока коммуникации умеет быстро отбирать информацию, полезную для процесса управления.

Выделяются четыре базовых элемента коммуникации: отпра­витель информации; сообщение — содержание информации; канал передачи информации; получатель — адресат информа­ции.

В процессе передачи информации от отправителя к получателю сообщение может быть искажено или даже полностью утрачено.

2. Обмен информацией в процессе коммуникации осуществляется в несколько этапов:

• формирование идеи сообщения;

• выбор канала и кодирование сообщения;

• передача сообщения;

• декодирование сообщения.

В процессе декодирования производится превращение символов от­правителя в мысли получателя, который реагирует на сообщение соответствующим образом. Для подтверждения получения сооб­щения получатель в порядке обратной связи направляет отправи­телю адекватную информацию. Обратная связь позволяет понять, в какой мере было правильно понято и воспринято исходное сооб­щение.

3. Коммуникации делятся на две большие группы:

• между организацией и внешней средой;

• внутри организации.

К первой группе относятся средства массовой информации, потре­битель, органы государственного регулирования, надзор за каче­ством, налоговая служба, поставщики, политические партии и т. п. Ряд коммуникаций внутри организации в виде обсуждений, реше­ний, контактов между людьми являются следствием внешней ком­муникации.

Ко второй группе относятся коммуникации между подразделени­ями по вертикали и по горизонтали; коммуникации внутри подразделении по уровням производства и управления; межличност­ные контакты, как формальные, так и неформальные.

Особо следует выделить коммуникации руководитель—подчинен­ный, руководитель—группа подчиненных.

Руководитель, реализуя решения среди подчиненных, должен уметь управлять возникающими при этом реакциями. Они за­ключаются либо в поддержке его решений, либо в проявлении противоречий. Считается, что полная поддержка решений руко­водителя — это серьезный симптом о неблагополучии в органи­зации, подразделении.