6.4. Розроблення бюджету проекту

В програмному засобі SureTrak планування ресурсів відбувається за такою схемою.

Після побудови календарного графіка робіт виконуються певні дії з планування ресурсів в SureTrak в два етапи. По-перше, задаються ресурси, створюються коди та описується кожен ресурс. Також описуються вартості і доходи, пов’язані з використанням цього ресурсу рис. 6.8.

Рис. 6.8. Діалогове вікно «Словник ресурсів»

Так створюється «головний список» ресурсів для проекту, який пізніше може розширюватись при призначенні ресурсів роботам.

Другим етапом призначаються ресурси для кожної роботи проекту. Використовуючи діалогові вікна «Ресурси», «Вартості» або «Доходи», призначаються кожній роботі один або більше ресурсів (рис. 6.9, 6.10, 6.11). Завдання ресурсу враховує вибір найменування ресурсу із списку, що розгортається, та одиницю вимірювання. Він також може містити такі поля: ліміт споживання, вартість одиниці, дохід на одиницю.

Рис. 6.9. Діалогове вікно «Ресурси» проекту «Запорізький феномен»

Рис. 6.10. Діалогове вікно «Вартості проекту» «Запорізький феномен»

Рис. 6.11. Діалогове вікно «Доходи» проекту «Запорізький феномен»

Далі для підготування фінансової інформації будується ресурсна таблиця (рис. 6.12) та ресурсний профіль проекту (рис. 6.13, 6.14).

Рис. 6.12. Ресурсна таблиця проекту «Запорізький феномен»

Рис. 6.13. Ресурсний профіль проекту «Запорізький феномен» за вартістю

Рис. 6.14. Ресурсний профіль проекту «Запорізький феномен» за людськими ресурсами

Вони дають повне уявлення про те, якими ресурсами, в якій кількості та в який період необхідно забезпечити проект для його успішного виконання.

Для підготування інформації, необхідної при розробленні робочих завдань на пакети робіт, роботи групуються за «Структурою» WBS (рис. 6.15) та за «Відповідальними» (рис. 6.16).

Рис. 6.15. Група робіт проекту «Запорізький феномен за структурою WBS

Рис. 6.16. Група робіт проекту «Запорізький феномен» за відповідальними

Це дає змогу кожному відповідальному отримати інформацію про перелік та послідовність виконання робіт, за які він відповідає, зв’язок з роботами інших відповідальних, а також ті роботи які належать до робіт критичного шляху.

Крім того, щодо кожної роботи зазначено «Ресурси», використовувані для її виконання, а також «Бюджетна вартість».

6.5. Розроблення робочих завдань на пакети робіт проекту

Таблиця 6.7

Робоче завдання на пакет робіт «Виробництво» проекту «Запорізький феномен»

Організація	ПП «Альберт Ліннік»
Назва проекту	Запорізький феномен
Керівник проекту	Лех Ірина
Хто склав	Бевз Анастасія	Дата складання	17.05.09 р
Код роботи в WBS структурі	PS.02	Назва роботи в WBS структурі	Виробництво
Опис продукту [описати продукт, який необхідно створити] 2000 примірників відеофільму «Запорізький феномен» на DVD-дисках в упакуванні
Результат використання продукту [вказати, як буде використано продукт в проекті] Примірники в упакуваннях будуть в подальшому марковані та передані замовникові для подальшого використання на інвестиційному форумі, демонстрації на каналах телебачення, розповсюдження серед конкретних потенційних інвесторів.
Термін виконання [вказати очікувану дату початку та завершення роботи, а також, коли потрібно поставити продукт] Початок – 1 червня 2009 р. Завершення – 8 вересня 2009 р.
Відповідальний [вказати, хто керує роботами від виконавця] Альберт Ліннік
Фізичне місце знаходження [вказати, де виконуватиметься робота] м. Запоріжжя, пр. Перемоги, 33, ПП «Альберт Ліннік»
Оплата [вказати вартість та обрану форму оплати за продукт] 32 070 грн., безготівковий розрахунок з авансовим платежем в розмірі 30%
Взаємини між виконавцем і командою [вказати форми документів, які повинні бути підписані] Технічне завдання, договір
Вимірювання ходу виконання робіт [описати, як вимірюватиметься робота, критерії приймання продукту] З використанням правила «50/50», за критеріями, визначеними в технічному завданні
Процедура прийняття продукту [описати дії з прийняття продукту] Зовнішній огляд упакованих дисків. Вибірковий перегляд п’яти дисків. Перерахунок кількості упакованих дисків, які передають замовникові. Процедура прийняття відбувається на території замовника

Етап 7. Моніторинг виконання проекту

Моніторинг виконання проекту із застосуванням програмного продукту SureTrak передбачає, що в діалоговому вікні «Вартість» для кожної роботи коригується вартість роботи через її зміну на фактичні витрати у рядку «Факт на сьогодні» (рис. 6.17).

Рис. 6.17. Діалогове вікно «Вартість»

Фактична тривалість робіт, які мали відхилення, вноситься в рядок «Факт» діалогового вікна «Дати» (рис. 6.18).

Рис. 6.18. Діалогове вікно «Дати»

Такі зміни автоматично приводять до перебудови календарного графіка робіт (рис. 6.19) та перерахунку фінансових показників виконання проекту. Це відбивається на графіку виконання в показниках освоєного обсягу, вартості та бюджетної вартості запланованої роботи (BSWS) (рис. 6.20).

Рис. 6.19. Перебудова календарного графіка робіт проекту «Запорізький феномен»

Рис. 6.20. Перерахунок фінансових показників виконання проекту «Запорізький феномен»