2.3 Администрация как орган административного управления и субъект административного менеджмента

В самом общем контексте к администрации обычно относят должностных лиц, руководящий персонал какого-либо учреждения, предприятия. Данное определение субъекта управления (администрирования) является наиболее широким, связано с организационной деятельностью администрации в сфере управления организациями публичного и приватного права.

Т.о. администрация (от лат. administratio – управление) применительно к государственному управлению – совокупность государственных органов, осуществляющих функцию управления; применительно к управлению другими организациями – совокупность должностных лиц и органов, возглавляющих организацию.

Существуют различные точки зрения относительно соотношения понятий администрации и менеджмента организации. Ряд исследователей и практиков относит к администрации руководителей всех уровней, что пересекается с составом менеджмента организации. Следует согласиться с подходом, согласно которому существует различие между составом администрации и менеджмента организации:

• в администрацию организации входят не все руководители: ни официально, ни неформально в состав администрации не входит ряд линейных и функциональных руководителей среднего и практически все руководители производственных и управленческих подразделений нижнего уровня;

• в состав администрации организации входят все специалисты и исполнители, обеспечивающие функционирование руководителей верхнего уровня управления;

• руководители верхнего и частично среднего уровней входят в состав как менеджмента, так и администрации организации.

Администрация организации – высшее руководство, руководители подразделений организации, их заместители, имеющие право принимать решения:

1. К высшему руководству относятся первый руководитель (директор, генеральный директор, начальник, управляющий и их заместители, президент, вице-президент и т.д.).

2. Руководители подразделений организации обычно делятся на руководителей линейных и функциональных подразделений.

2.1. К линейным руководителям относят руководителей производственных или операционных подразделений. Кроме того, в зависимости от роли, выполняемой подразделениями в деятельности организации, их руководители могут разделяться на руководителей основных и вспомогательных производственных или операционных подразделений.

2.2. К функциональным руководителям относят руководителей всех других подразделений (служб), деятельность которых связана с технической подготовкой производства, коммерческой работой, планированием, организацией труда и заработной платы, финансами, учетом и т.д.

Собственник нанимает администрацию для создания, а затем для управления принадлежащей ему организацией.

Именно администрация, гипотетически представленная как наиболее обобщенный субъект управленческого процесса, выполняет весьма необходимую задачу - закладывает основы организационной деятельности в сфере управления (независимо от того, какая формальная организация подразумевается).

Администрация обеспечивает подбор, оформление и организацию деятельности работников управленческих и производственных подразделений компании. В процессе функционирования организации администрация осуществляет общие, системообеспечивающие исполнительные полномочия: формирует организацию, направляет и сопровождает ее функционирование, контролирует и представляет установленную отчетность, обеспечивает, в случае необходимости, реформирование организации.

Детализация и адаптация целей организации применительно к подразделениям, постановка и решение конкретных задач, как правило, делегируются администрацией нижестоящим руководителям управленческих и производственных подразделений организации.

Администрация не подменяет деятельность конкретных производственных и управленческих подразделений организации, но, прежде всего, обеспечивает оперативное сопровождение этой деятельности.

Администрация также призвана осуществлять официальное представление организации во внешней среде, управлять ее целенаправленным функционированием, обеспечивать взаимодействие с подведомственными ей организациями.

Аппарат управления организацией (аппарат организации) – совокупность функциональных подразделений и (или) должностных лиц организации, выполняющих штабную административную функцию, необходимую для управления организацией.

Повторить типы организационных структур управления

Администрирование (от лат. Administro – управляю, заведую) применительно к государственному управлению – деятельность государства по управлению; применительно к управлению другими организациями – использование в управлении бюрократических, административных форм и методов.

Администрирование можно определить как комплекс необходимых любому субъекту достаточно универсальных действий, способов воздействия по формализации, регламентации, распорядительству, контролю и обеспечению исполнения запланированного. Для этого необходима организация документооборота и делопроизводства, а также информационное обеспечение процессов управления.

Администрирование предполагает наличие в организации:

- систематизированного свода положений, регламентов и правил (пакет документов, распределяющих и регламентирующих права, обязанности и ответственность подразделений и сотрудников организации);

- основных подходов, принципов, порядков (пакет штатных процедур функционирования подразделений и сотрудников организации, обеспечивающего достижение поставленных целей), которыми постоянно руководствуется персонал управления организации в своей практической деятельности.

Важным является то, что во всех этих документах обобщается и закрепляется накопленный лучший опыт постановки и достижения целей организации. Одним из определяющих обоснований выделения и применения администрирования как инструмента обеспечения функционирования организации является необходимость обеспечения четкого соблюдения установленных правил действенным механизмом контроля исполнения и ответственности.

Комплекс учредительных документов и внутренних положений, утвержденных структур и процедур, действующих регламентов и правил организации формирует основы постановки и достижения ее целей. Стабильность его состава и адекватность содержания создает необходимые методические условия для быстрой и эффективной адаптации каждого нового специалиста, в том числе и менеджера. Вместе с тем возможность модификации административного комплекса позволяет учесть особенности бизнеса, специфику организации и индивидуальные качества менеджера. В реальных условиях в зависимости от устава, формы и других определяющих факторов в организации складывается достаточно разнообразный состав и соответствующее содержание администрирования.

Наиболее часто встречающиеся конструкционно-интеграционные проявления администрирования в менеджменте реализуются в виде таких процедур, как:

1) регламентация системы и процесса целеполагания, обеспечивающая разработку, построение и реализацию дерева целей организации;

2) распределение функционального выполнения содержания профессиональных операций и универсальных действий между работниками и подразделениями организационной структуры;

3) организация построения и реализация процесса менеджмента путем последовательного объединения действий, операций, стадий, этапов, фаз и циклов в процесс;

4) выработка, адаптация и применение модели организации функционального взаимодействия в ходе разработки и осуществления воздействия менеджера.