Тема 4 Организация деятельности администрации

4.1 Организация структуры администрации предприятия

4.2 Полномочия, обязанности и ответственность работников администрации предприятия

4.3 Методологические основы проектирования организационных структур административного управления

4.4 Организация труда подчиненных

4.1 Организация структуры администрации предприятия

Важной функцией административного управления является функция организации, которая заключается в установлении постоянных и временных взаимоотношений между всеми подразделениями предприятия, определении порядка и условий функционирования предприятия.

Организация как понятие включает в себя три основные составляю­щие:

• организация (проектирование) работ;

• построение (проектирование) структуры организации (департаментализация);

• построение системы взаимодействия подразделений и руко­водства ими.

Функция организации реализуется двумя путями: через административно-организационное управление и через оперативное управление.

Оперативное управление обеспечивает функционирование предприятия в соответствии с утвержденным планом. Оно заключается в периодическом или непрерывном сравнении фактически полученных результатов с результатами, намеченными планом, и последующей их корректировкой. Оперативное управление тесно связано с текущим планированием.

Административно-организационное управление предполагает определение структуры предприятия, установление взаимосвязей и распределение функций между всеми подразделениями, предоставление прав и установление ответственности между работниками аппарата управления.

Аппарат управления организацией (аппарат организации) – совокупность функциональных подразделений и (или) должностных лиц организации, выполняющих штабную административную функцию, необходимую для управления организацией.

Административный аппарат можно классифицировать с учетом функций, которые он выполняет. К типам аппарата относятся:

• консультативный аппарат - в обязанности этих специалистов входит консультирование линейного руководства в их области знаний (наиболее часто консультативный аппарат используется в области права, технологии, обучения и повышения квалификации, а также консультирования по работе с кадрами);

• обслуживающий аппарат – предоставляет руководству информацию, необходимую для принятия эффективных решений (отдел кадров, связи с общественностью, маркетинговые исследования, финансирование, планирование, материально-техническое снабжение, оценка воздействия каких-либо проектов на окружающую среду и юридические проблемы);

• личный аппарат – разновидность обслуживающего аппарата, формирующегося, когда руководитель нанимает секретаря или помощника. В обязанности личного аппарата входит исполнение того, что требует руководитель. В организации член этого аппарата не имеет никаких полномочий. Когда он действует, то это делается по поручению руководителя.

Под организационной структурой предприятия понимается его организация из отдельных подразделений с их взаимосвязями, которые определяются поставленными перед предприятием и его подразделениями целями и распределением между ними функций.

Организационная структура предусматривает распределение функций и полномочий на принятие решений между руководящими работниками предприятия, ответственными за деятельность структурных подразделений, составляющих организацию предприятия.

Основные проблемы, требующие решения при разработке структуры администрации:

• установление правильных взаимоотношений между отдельными подразделениями, что связано с определением их целей, условий работы и стимулирования;

• распределение ответственности между руководителями;

• выбор конкретных схем управления и последовательности процедур при принятии решений;

• организация информационных потоков;

• выбор соответствующих технических средств.

Проблема совершенствования структуры администрации предприятия предполагает уточнение функций подразделений, определение прав и обязанностей каждого руководителя и сотрудника, устранение многоступенчатости, дублирования функций и информационных потоков. Основной задачей здесь является повышение эффективности управления.

Организация деятельности администрации предполагает:

• распределение полномочий, обязанностей и ответственности между работниками администрации;

• установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями предприятия;

• закрепление прав, обязанностей и ответственности работников администрации в регламентирующих документах;

• делегирование полномочий.