1.3 Современные подходы к административному менеджменту

Существует мнение, что современное производство и его инфраструктура не нуждаются в бюрократических организациях, в то время как возрастает потребность в мобильных и интеллектуальных организациях, деятельность которых соответствует революционным изменениям в характере работ, происшедшим за последние десятилетия.

В табл. 1.2 показаны коренные изменения в организационных системах, характеризующие как причины неэффективности бюрократических организаций в современных условиях, так и основные черты организаций, приходящих им на смену.

Все больше сторонников в современной теории и практике управления приобретают регулярный менеджмент и бизнес-инжиниринг. Регулярный менеджмент является понятием, родственным административному менеджменту, предполагает разработку типовых и эффективных моделей, методик и процедур, обеспечивающих качественную работу персонала компании и определяющих успех компании в достижении поставленных целей. При этом новая технология реализации регулярного менеджмента основана на техниках бизнес-инжиниринга.

Бизнес-инжиниринг – широкое применение специальных программных средств моделирования и проектирования организационных структур и бизнес-процессов компании в рамках работ по развитию регулярного менеджмента.

По мнению сторонников регулярного менеджмента, его идеология возникла в результате формулировки принципов функциональной специализации Адамом Смитом и дальнейшего развития функционального подхода в работах Ф.У. Тейлора и А. Файоля, создания технологической концепции Генри Форда. Компания «Форд мотор» смогла производить сотни тысяч автомобилей и организовать индустрию сервиса благодаря тому, что Форд разложил процесс сборки автомобиля на ряд этапов. При этом выполнение каждого из этих этапов было столь простым, что этой работе можно было научить любого желающего. Подобная идея лежит и в основе построения менеджмента на регулярной основе – разложить сложные процессы на простые, их описать и регламентировать.

Таблица 1.2 – Коренные изменения в организационных системах

Сущность бюрократической организации	Причины эффективности бюрократии в прошлом	Почему бюрократия оказалась несостоятельной	Что приходит на смену бюрократии
Иерархическая цепочка команд	Бюрократия привнесла порядок в организацию. Руководители ввели порядок своего доминирования над подчиненными	Бюрократия не может управлять в сложных ситуациях. Доминирование одной формы – не лучший способ совершенствования организации	Мировоззрения и ценности. Рабочие группы (самоуправляющиеся). Горизонтальная координация. Неформальные системы. Наличие выбора. Независимый внутренний потребитель
Специализация Организация на основе должностных обязанностей	Бюрократия добилась эффективности, введя систему разделения труда. Сосредоточение интеллектуального потенциала в центре организации	Бюрократия не поддерживает интенсивных междолжностных связей и постоянной координации на одном уровне	Многопрофильность специалистов и интрапредпринимательство. Организация в рыночно-посреднической системе
Единые правила для всех	Бюрократия создала ощущение справедливости. Установила четкую власть руководителей	Сохраняется необходимость в правилах, но они должны быть другими	Гарантированные права. Институты свободы и коллективности
Стандартные процедуры	Бюрократия обеспечила жесткую организационную память. Проявила способность использовать неквалифицированный труд. Преодолела устаревшие методы работы	Бюрократия медленно реагирует на перемены Не согласуется с возникающими сложностями Не поощряет взаимосвязи	Самоуправление Давление рынка и морали общества
Карьера работников, их продвижение по служебной лестнице	Бюрократия культивировала лояльность к организации. Создала преемственность управленцев и профессионалов	Уменьшение числа руководящих должностей и повышение спроса на них в среде образованных рабочих. Ограниченные возможности повышения в должности	Карьера на основе профессионального роста. Расширение условий большей результативности. Повышение оплаты труда с ростом квалификации
Межличностные взаимоотношения	Бюрократия уменьшила преобладание семейственности. Помогла лидерам ввести жесткую дисциплину и принятие жестких решений	Информационно емкая работа требует расширения взаимоотношений работников	Широкие взаимоотношения работников. Наличие выбора. Большая ориентированность на результаты
Координация сверху	Бюрократия ввела регулирование неквалифицированной рабочей силы. Организовала жесткое управление в отраслях с однообразной работой и текучестью кадров	Образованные работники готовы к самоуправлению	Самоуправляемые команды. Горизонтальные связи и сотрудничество

Регулярный менеджмент – это широкое использование стандартов, документированных регламентов и процедур управления при создании и/или совершенствовании системы управления компанией. Регулярный менеджмент предполагает создание ясной конструкции, основанной на простых компонентах.

Регулярный административный менеджмент – это профессиональная деятельность по организации управления, основанная на формальном разделении полномочий и ответственности, применении административно-управленческих технологий и развитии мотивации персонала для достижения целей организации.

Для многих отечественных предприятий переход к регулярному менеджменту является весьма актуальной проблемой.

Переход от стихийного к регулярному менеджменту следует начать с анализа имеющейся системы управления, а затем необходимо провести ее целенаправленную реорганизацию. Результатом реорганизации системы управления должно стать внедрение единых стандартов деятельности для всех сотрудников. В новой системе управления каждый сотрудник и, тем более, менеджер знает область ответственности свою и коллег, распределение задач или функций, критерии оценки качества выполнения каждой задачи. В будущем следует обеспечивать постоянный контроль адекватности состояния системы управления внешним и внутренним условиям деятельности компании. Сравнение эффективности стихийного и регулярного менеджмента для компаний различного размера показано на рис. 1.2.

Рис. 1.2 – Эффективность регулярного менеджмента

Переход к регулярному административному менеджменту легче осуществлять на первоначальных стадиях жизненного цикла организации. На последующих стадиях эта задача усложняется, поскольку сложившуюся управленческую культуру менять всегда труднее, чем формировать её должным образом, когда организация только формируется.

В связи с переходом к регулярному административному менеджменту могут быть получены следующие преимущества:

1) появляется возможность для роста и развития (организации, не имеющие регулярного менеджмента, в процессе их роста и соответствующего увеличения штата оказываются вдруг неуправляемыми);

2) повышается прозрачность деятельности организации для собственника и руководящего состава организации;

3) увеличивается привлекательность организации для сотрудничества и т.д.

Формализация организации управления, с которой связан переход к регулярному административному менеджменту, предполагает решение ряда управленческих задач:

• Правление и управление должны быть разделены для того, чтобы создать условия для эффективного выполнения административной функции. Переход к регулярному административному менеджменту необходимо начинать с разделения правления (частного собственника, группы собственников-учредителей или собрания акционеров с его особыми структурами) и менеджмента (руководящего состава, реализующего административную функцию).

• Непосредственно сама формализация бизнеса должна начинаться с создания четких процедур выполнения тех или иных задач. Часто руководители поняв, что происходит организационная неразбериха, пытаются решить задачу формализации бизнеса с написания консультантами или подчиненными многочисленных должностных инструкций. Это само по себе мало, что меняет.

• После описания основных (приносящих прибыль, выполняемых из дня вдень) процессов возникает потребность в разработке типовых документов, которые будут регламентировать порядок планирования и учета расхода ресурсов.

• Следующий этап освоения регулярного менеджмента - формирование регламентов обмена информацией, описывающих потоки информации между ключевыми участниками управленческого процесса.

• После того, как выполнены предшествующие этапы, можно приступать к написанию должностных инструкций, поскольку только теперь относительно полно прояснилось, что должен делать тот или иной работник.

• Далее идёт этап - уточнения сложившейся организационной структуры управления. Структура не может быть раз и навсегда данной. Фактически действующую структуру надо уточнять по мере описания и совершенствования процессов управления, а также создания и применения иных документов.

• Соответственно разрабатываются и уточняются Положения о подразделениях организации.

• Для того, чтобы административный менеджмент был эффективным, разрабатывают систему мотивации персонала организации, направленную на достижение целей бизнеса.

Таким образом, в целом система регулярного административного менеджмента позволяет упорядочить и систематизировать управление в любой организации.

Она упрощает процесс управления и одновременно существенно повышает его эффективность.