6.3 Инструменты административного контроля

Механизм административного контроля представляет со­бой совокупность инструментов, используемых для оценки процессов и явлений, происходящих в системе управления организации.

Основными инструментами административного контро­ля являются бюджетный контроль, управленческий (адми­нистративный) аудит, статистическое наблюдение, личное наблюдение, доклады и совещания.

Бюджетный контроль используется для получения исчер­пывающей информации о доходах и расходах организации. Бюджет представляет собой составленный в денежном выра­жении основной план образования, распределения и исполь­зования финансовых ресурсов организации.

Административный аудит представляет собой совокуп­ность контрольных действий, позволяющих получить объек­тивную и своевременную информацию о текущем состоя­нии и функционировании системы управления организации.

Основными объектами административного аудита яв­ляются:

• миссия, цели и задачи организации;

• законы и принципы формирования, развития и функци­онирования организации;

• стратегии организации;

• функции организации;

• структура организации;

• технологии управления;

• внутренние и внешние коммуникации;

• управленческие решения;

• информационные технологии;

• системы документооборота.

Основные принципы административного аудита:

• Принцип выделения главного гласит, что при проведении административного аудита субъект контроля должен акцен­тировать свое внимание на главных, ключевых моментах и не отвлекаться на изучение второстепенных факторов.

• Принцип соответствия требует, чтобы профессиона­лизм работника, составляющего аудиторское заключение, соответствовал степени сложности указанного заключения.

• Принцип энциклопедичности предполагает, что в груп­пе работников, составляющих аудиторское заключение, не­обходимо иметь специалиста широкого профиля в области формирования и функционирования системы управления, способного  сопоставить учетные данные с существующими стандартами.

• Принцип полноты заключается в следующем: чем точ­нее и достовернее требуется заключение о состоянии систе­мы управления, тем больше ее элементов должно быть под­вержено контролю.

• Сущность принципа системности состоит в том, что при проведении аудита необходимо учитывать взаимное влия­ние элементов системы управления.

• Значение принципа централизации сводится к тому, что все аудиторские заключения по отдельным элементам сис­темы управления должны стекаться к одному специалисту для составления объективного и обоснованного общего зак­лючения.

• Принцип стандартизации гласит, что за каждой фор­мой контроля элементов системы управления должен стоять соответствующий стандарт.

• Принцип своевременного использования контролируемых данных требует, чтобы аудитору вовремя предоставлялась достоверная информация о состоянии системы управления.

Статистическое наблюдение может быть использовано для того, чтобы определить количество, качество и время выполнения конкретной работы. Как правило, статистичес­кие данные составляются для того, чтобы определить, сколько работы было выполнено, за какой период времени и сколько при этом было допущено ошибок.

Доклады. В системе административного менеджмента ча­сто применяются формализованные системы контроля, ког­да четко разработаны методика составления доклада и по­рядок передачи его вышестоящему руководству. Любой доклад должен содержать информацию.

•  об идентификации, времени возникновения и степени выявленного отклонения от нормы;

•  о возможных причинах возникновения отклонения;

•  об анализе последствий отклонения;

•  о рекомендациях по устранению отклонения.

Совещания позволяют избежать лишних затрат рабочего времени на составление объемных письменных отчетов и предоставля­ют руководителю группы возможность быстро получить до­стоверную оперативную информацию. Совещания могут быть полезны для оценки психологическая атмосфера в коллективе или состояние имиджа организации.

Ко всем системам контроля независимо от их вида предъявляются определенные требования, соблюдение ко­торых является неотъемлемым условием эффективности их функционирования. К таким условиям относятся следующие:

1)  система контроля должна соответствовать целям, за­дачам и планам организации;

2)  система контроля должна быть понята и принята ру­ководителями всех уровней управления организации;

3)  система контроля должна быть экономична, т. е. обес­печивать максимальную эффективность контрольных ме­роприятий при минимальных затратах;

4)   система контроля должна обеспечивать своевремен­ное его осуществление;

5)  система контроля должна быть гибкой, т. е. обладать способностью быстро приспосабливаться к изменениям во внешней и внутренней среде организации;