Тема 6 Контроль и регулирование в административном менеджменте

6.1 Контроль деятельности аппарата управления: виды, особенности, принципы

6.2 Виды административного контроля

6.3 Инструменты административного контроля

6.1 Контроль деятельности аппарата управления: виды, особенности, принципы

Контроль – это обязательная функция менеджмента, заключительная стадия управленческого процесса, которая играет роль соединительного звена между управляющей и управляемой системами.

Субъектами контроля в системе административного менеджмента выступают коллективные и коллегиальные органы управления, линейный и функциональный аппараты предприятий.

Объектами контроля являются: миссия, цели и стратегии, процессы, функции и задачи, параметры деятельности, управленческие решения, организационные формы, их структурные подразделения и отдельные исполнители.

Контроль – это процесс обеспечения достижения организацией своей цели. Процесс контроля состоит в установлении стандартов, измерении фактически достигнутых успехов и проведении коррекции в том случае, если достигнутые результаты существенным образом отличаются от установленных стандартов.

Формы контроля деятельности административного аппарата различаются по признакам методической направленности и способам его проведения: предварительный, текущий, заключительный.

1) Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ. Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и поведения. Если писать четкие должностные инструкции, эффективно доводить сформулированные цели до подчиненных, принимать в административный аппарат руководства квалифицированных людей, то это будет увеличивать вероятность того, что организационная структура будет работать так, как запланировано. В организациях предварительный контроль используют по трем главным направлениям: относительно человеческих, материальных и финансовых ресурсов.

• для того чтобы убедиться, что работники, которых приняли в организацию, способны выполнять порученные им обязанности, необходимо установить минимально допустимый уровень образования или стажа работы в этой сфере и проверить документы и рекомендации, представленные работником;

• для воплощения контроля в сфере материальных ресурсов разрабатывают стандарты минимально разрешенных уровней качества и проведения физических проверок соответствия полученного сырья этим требованиям.

• важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет, который позволяет также осуществить функцию планирования; он дает уверенность в том, что когда организации понадобится денежная наличность, она ее будет иметь. Бюджеты устанавливают предельные затраты и не разрешают любому отделу или организации полностью исчерпать свою денежную наличность.

2) Текущий контроль проводится в процессе осуществления финансовых и хозяйственных операций. Материалы этого контроля используют для оперативного регулирования производства и координации деятельности структурных подразделений и отдельных исполнителей. Текущий контроль осуществляется непосредственно в процессе проведения работ. Чаще всего объектом текущего контроля являются подчиненные сотрудники, а сам контроль традиционно является прерогативой их непосредственных руководителей. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждения проблем, которые возникают, и предложений относительно усовершенствования работы позволяют избежать отклонения от намеченных планов и инструкций. Текущий контроль базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желательной цели. Для того чтобы осуществить текущий контроль, аппарату управления нужна обратная связь.

3) Заключительный контроль проводится после осуществления финансовых и хозяйственных операций. В его задачи входит проверка правильности , законности и целесообразности осуществленных затрат, полноты и своевременности поступления предусмотренных сметой средств. Заключительный контроль выполняет две важных функции: одна из них состоит в том, что он дает руководству организации информацию для планирования в том случае, если такие же работы будут проводиться в будущем; вторая функция — содействие мотивации.

Процесс контроля не только позволяет обнаружить проблемы и реагировать на них так, чтобы достичь желаемой цели, но и помогает руководству решить, когда необходимо вносить радикальные изменения в деятельность организации.

Различают административный и исполнительный контроль.

Административный контроль – все виды деятельности, направленной на получение информа­ции об эффективности функционирования и текущем состоя­нии управляющей системы организации.

Исполнительный контроль предполагает осуще­ствление всех видов деятельности по оценке текущего со­стояния и эффективности функционирования управляемой системы организации.

Требования к контролю заложены в принципах его осуществления, таких как постоянность и оперативность, объединение проверки сверху и контроля снизу, объективность, массовость и гласность, действенность, плановость, экономичность и научность.

Основные принципы административного контроля опи­раются на четыре составляющие, позволяющие руководи­телю организации определить что, когда и где контролиро­вать, а также кто должен осуществлять контроль.

• Принцип ключевых элементов контроля опирается на положение, согласно которому стандарты являются эле­ментом планирования.

• Принцип места контроля состоит в том, чтобы руково­дитель организации выяснил, в каких структурных под­разделениях организации происходят действия, имеющие решающее значение для достижения целей функциониро­вания.

• Принцип соблюдения сроков контроля позволяет более эффективно и своевременно использовать полученную в процессе осуществления контрольной деятельности инфор­мацию и быстро реагировать на происходящие изменения.

• Принцип самоконтроля состоит в предоставлении работ­никам фирмы возможности самим осуществлять оценку ре­зультатов собственной деятельности и своевременно вно­сить в нее необходимые коррективы.