3) Создание оптимальной структуры коммуникаций между исполнителями и руководителями.

Необходимо отметить, что коммуникация и информация — это различные (два понятия, которые очень часто путают), но связанные между собой понятия.

Информация — это природная и содержательная часть посылаемого или получаемого сигнала или послания, дающая возможность придать им определенную значимость. Проще говоря, информация — это внутренняя интерпретация внешних событий. Коммуникация включает в себя и то, что передается, и то, как это «что» передается.

Коммуникационная сеть — это соединение определенным образом участвующих в коммуникационном процессе индивидов с помощью информационных потоков. Коммуникационная сеть включает потоки посланий или сигналов между двумя или более индивидами.

Создаваемая руководителем сеть состоит из вертикальных, горизонтальных и диагональных связей:

• Вертикальные связи строятся по линии руководства от начальника к подчиненным.

• Горизонтальные связи осуществляются между равными по уровням индивидами или частями организации: между заместителями, между начальниками отделов, между подчиненными.

• Диагональные связи — это связи с другими начальниками и с другими подчиненными. Сеть этих связей создает реальную структуру организации.

В зависимости от того, как построены коммуникационные сети, деятельность по реализации управленческих решений может отличаться большей или меньшей эффективностью.

Наиболее часто применяются следующие виды коммуникационных сетей: цепочная, многосвязная, звездная, иерархическая.

1. В цепочной коммуникационной сети решение, передаваемое с одного конца цепи на другой, становится известным всем исполнителям и всеми обсуждается (рис. 8.2). Все связи в такой коммуникации одинаковы, а командный стиль руководства отсутствует. Такая структура взаимоотношений распадается, если нарушается связь между двумя участниками коммуникации.

Рис. 8.2 – Цепочная структура коммуникации

2. В многосвязной коммуникационной сети все участники связаны между собой (рис. 8.3). Эту структуру отличают скорость передачи информации, устойчивость, выносливость. Отношения командования ярко выражены. Эти коммуникации встречаются на уровне первичного коллектива.

И – исполнитель;

Р – руководитель.

Рис. 8.3 – Многосвязная структура коммуникации:

3. В звездной структуре коммуникации выделяется руководитель, через которого передаются все задачи (рис. 8.4). На нем замыкаются все связи. Устойчивость и скорость передачи информации невысокие.

Рис. 8.4 – Звездная структура коммуникации

4. Для иерархической структуры коммуникаций характерные ярко выраженные командные отношения (рис. 8.5). Промежуточные ступени одновременно являются и подчиненными и командными.

Рис. 8.5 – Иерархическая структура коммуникации

8.4 Контроль за исполнением управленческих решений

Контроль выполнения решений является конечной стадией управления. Контроль является объективной необходимостью, так как даже самые оптимальные планы не могут быть реализованы, если за их выполнением не будет налажен объективный и постоянный контроль.

Контроль выполнения решений приобретает форму обратной связи, с помощью которой можно получить информацию о выполнении решения, достижении организацией поставленных целей.

Главное назначение контроля состоит в своевременном обнаружении возможных отклонений от заданной программы реализации решения, а также своевременном принятии мер по их ликвидации. В процессе контроля первоначальные цели организации могут модифицироваться, уточняться и изменяться с учетом полученной дополнительной информации о выполнении принятых решений. Т.е. основная задача контроля состоит в том, чтобы своевременно выявить и спрогнозировать ожидаемые отклонения от заданной программы реализации управленческих решений.

С помощью контроля не только выявляются отклонения от задач, сформулированных в решении, но и определяют причины этих отклонений. Можно выделить и другие функции, которые решаются с помощью контроля исполнения:

1. Диагностическая функция – главная, ведущая функция контроля. Сначала надо представить себе истинное состояние дел, то есть поставить диагноз.

2. Функция обратной связи помогает руководителю влиять на ход работ.

3. Ориентирующая функция контроля позволяет руководителю направлять усилия на объекты повышенного внимания руководителя. Те вопросы, которые выпадают из поля зрения руководителя, не решают подчиненные.

4. Стимулирующая функция контроля близка к ориентирующей функции, но нацелена на выполнение и привлечение к процессу работы всех неиспользованных резервов, в первую очередь, резервов человеческого фактора.

5. Корректирующая функция связана с теми уточнениями, которые вносятся в решение на основе материалов контроля. Руководитель считает, что он проверяет работу подчиненного, а на самом деле подчиненный уже проверил на практике эффективность решения руководителя.

6. Педагогическая функция. Исполнитель будет добросовестно работать, если контроль построен эффективно, грамотно, умело.

Контроль управленческих решений как на стадии разработки, так и на стадии их реализации является важнейшей функцией управления. Контроль может осуществляться в двух вариантах: по результатам и по упреждению.

Контроль по результатам осуществляется на базе организационной, технической, экономической, финансовой и другой документации. Оценивается отклонение фактического результата от планового, зафиксированного в соответствующих документах. Данный вариант контроля эффективен для циклических процессов с малым временем цикла, например, несколько часов или дней, при небольшой стоимости разработки или реализации управленческого решения. Путем корректировок управленческого решения можно постепенно, "цикл за циклом" совершенствовать УР, анализируя предыдущий результат разработки или реализации (рис. 8.6).

 

Рис. 8.6 – Схема процесса контроля по результатам

Контроль по упреждению осуществляется на базе норм, стандартов и правил до начала или в процессе разработки или реализации управленческого решения. Он применим к любой организации и характеризует высокий профессионализм управленческого ремесла.