6.2 Виды административного контроля

Под административным контролем в наиболее общем виде следует понимать управленческую деятельность, направлен­ную на определение текущего состояния управляющей под­системы системы управления организацией и происходящих в ней процессов, с целью выявления возможных отклонений от заданного режима функционирования.

Основная цель административ­ного контроля состоит в своевременном получе­нии информации о том, были ли достигнуты поставленные цели и выполнены задачи. При этом важно, чтобы все систе­мы контроля оперативно фиксировали любые отклонения фак­тических показателей от плановых. Это позволит вовремя вносить соответствующие коррективы в процесс функцио­нирования организации.

Это позволяет руководству организации достичь сразу две важные цели. Во-первых, повысить качество и эффектив­ность деятельности организации. Во-вторых, удовлетворить потребность сотрудников в уважении и самовыражении.

Существуют различные виды административного контроля.

1. По отношению к объекту контроля:

   1. Внешний контроль – осуществляется внешними организациями по отношению к предприятию (государственный ведомственный и вневедомственный контроль, независимый финансовый аудит).

   2. Внутренний контроль – осуществляется руководителями и специалистами, а также выборными органами управления и контроля. Он проводится с целью поддержания организационной устойчивости субъектов хозяйствования, выявления отклонений от установленных планов и программ деятельности и применения определенных корректирующих действий, устранения недостатков в работе структурных подразделов и отдельных исполнителей.

2. По источникам использования информации:

   1. Документальный контроль – различные проверки, ревизии, специальные обследования с использованием больших массивов разнообразной информации, планы, сметы, договоры, нормативы, статистическая отчетность и др.

   2. Визуальный, или натуральный контроль — это непосредственный обзор объектов невооруженным глазом или с помощью оптических приборов.

3. По степени охвата:

   1. Сплошной контроль.

   2. Выборочный контроль (как правило, подлежат те решения и распоряжения, для которых сроки выполнения не имеют большого значения).

В системе административного контроля любой органи­зации можно выделить три основных тесно взаимосвязан­ных элемента, а именно:

• установление стандартов состояния и функционирова­ния управляемой системы;

• оценка текущего состояния управляющей системы и про­исходящих в ней процессов на предмет выявления возмож­ных отклонений;

• устранение выявленных отклонений, т. е. приведение управляющей системы в состояние, соответствующее уста­новленным стандартам.

1. Стандарты состояния и функционирования системы уп­равления разрабатываются в процессе организационного рег­ламентирования и представляют собой основные критерии административного контроля.

Разработка организационных (административных) стандар­тов включает в себя два основных этапа:

• определение способов оценки установленных крите­риев и разработка оценочных шкал;

• расчет трудоемкости административного контроля, т. е. определение объема работы, которая должна быть выполне­на для осуществления контрольных замеров.

В системе выборочного контроля обычно применяются такие показатели:

• количество выполненных операций;

• скорость выполнения конкретных операций;

• количество обработанной документации;

• затраты рабочего времени;

• качество управленческого труда (число ошибок);

• экономическая или социально-психологическая эффек­тивность управленческого труда.

Объективные трудности возникают в процессе оценки качественных показателей, таких как психологическая об­становка в коллективе или уровень имиджа руководителя и организации в целом. Для определения значений таких пока­зателей обычно применяют методы экспертных оценок.

2. Оценка текущего состояния системы управления органи­зации включает в себя сбор необходимой информации, а так­же ее обобщение, обработку и анализ.

Сбор данных осуществляется посредством установле­ния в ходе выполнения операции или процесса стратеги­ческих контрольных точек, в которых и осуществляется замер контролируемых показателей. Количество и схема расположения таких точек определяются трудоемкостью и сложностью операции или процесса, являющихся объек­тами административного контроля.

Собранную информацию сравнивают с установленными стандартами, чтобы сделать вывод о соответствии реальных значений контролируемых показателей нормативным.

3. Устранение выявленных отклонений может осуществлять­ся несколькими способами:

• модификацией целей;

• внесением изменений и корректив в плановые задания;

• реструктуризацией системы управления организации (перераспределением полномочий и ответственности, пе­реподготовкой кадров и т. д.).