Ms Excel використовуються два стиля посилань: стиль а1 і стиль r1c1.

Посилання стилю А1 використовує літерну нумерацію стовпчиків та числову нумерацію рядків, а в стилі R1C1 - рядки (rows), а стовпчики (columns) позначуються числами. Такий стиль корисний при обчисленні положення стовпців і рядків у макросах.

Для того щоб перейти від одного стилю до другого необхідно виконати наступні дії: Сервис-Параметры-вкладка Общие - включити/вимкнути прапорець .

Робочий лист

У файлі MS Excel зберігається книга яка має розширення .xls. Книга складається з листів. Кожна така книга може містити від 1 до 256 листів.

Головні операції з даними виконуються у робочому листі. Для різноманітних форм представлення даних (наприклад: дані та формули, діаграми, макроси) використовуються листи різних типів. Головний тип листа (для роботи з даними) складається з рядків і стовпчиків, що, перетинаючись, утворюють чарунки. Чарунки використовуються для збереження даних і формул. Робочий лист складається з 256 стовпчиків і 65536 рядків. Ім'я стовпчика (звичайно позначається літерами від A до IV) та рядка (позначається числом) утворюють адресу чарунки (наприклад, A1).

Листи робочої книги можна добавляти, видаляти та перейменовувати. Робочі листи можуть бути переміщені або скопійовані, як у межах поточної робочої книги, так і в іншу (або нову) робочу книгу.

В Excel можна працювати відразу з декілька листами, працюючи у так званому груповому режимі. Тоді необхідно виділити всі ярлички листів утримуючі клавішу Ctrl. В групового режиму інформація, що вводиться в один з листів, буде включена у всі листи, що входять до групи.

Для скасування групового режиму потрібно викликати контекстне меню і виконати команду «Разгруппировать листы».

Область ярликів робочих листів, яка знаходиться в нижньому правому куту вікна дозволяє легко перейти до потрібного листа.

Розташовані зліва від ярликів кнопки прокрутки ярликів  призначені для відображення на екрані ярликів інших листів.

Excel дозволяє одночасно відкрити декілька робочих книг, кількість яких обмежена тільки обсягом оперативної пам'яті. Кожна робоча книга буде подана у своєму окремому вікні, що має всі зазначені вище елементи керування. Як звичайно, у середовищі Windows, відкриті робочі вікна допускають різноманітні способи розташування у вікні системи Excel.

Рядок формул

Виділена чарунка називається активною і готова до прийому інформації. Адрес активної чарунки відображується в полі імені (рядок формул).

В чарунках може міститися три типа інформації:

• числова (числа, дата, час). За умовчанням вирівнюється по правому боку чарунки;

• символьна (до 255 довільних символів). За умовчанням вирівнюється по лівому боку чарунки;

• Формула/Функція.

Задати відображення або приховати рядок формул на екрані можна, використовуючи команду «Вид\Строка формул». Цей рядок має різні форми в залежності від умісту активної чарунки.  Нижче наведений приклад, коли чарунка В2 містить у собі текст.

У полі імені рядка формул (зверху, ліворуч) подані адреса або ім'я активної чарунки. Це поле дозволяє, наприклад, вказавши адресу чарунки (або діапазону чарунок), швидко перейти до потрібної чарунки (або виділити діапазон чарунок).

Якщо чарунка містить формулу, рядок формул приймає дещо інший вигляд.

У полі вмісту рядка формул (зверху, праворуч) відображений вміст активної чарунки. Наприклад, для чарунки, яка зберігає формулу, поле вмісту відображає формулу, тоді як сама чарунка відображає результат обчислення формули. Поле вмісту надає зручні засоби для уведення та редагування значень. При цьому у рядку формул з'являються кнопки для підтвердження  та скасування  зроблених змін, а також кнопка для активізації панелі формул  у режимі уведення та редагування формул.