90

літературного стилю, дещо знизивши точність і коректність висловлюваної думки, або ж заради досягнення максимальної точності та коректності викладення матеріалу пожертвувати якістю його літературного стилю, то треба віддати перевагу другому варіанту. Тільки так можна зберегти ясність і переконливість інформаційно-аналітичного документа, не поступаючись його достовірністю.

І нарешті, щоб викладене у документі повідомлення було достатньо переконливим, воно має відображати суттєві причинно-на-слідкові зв'язки у доступній, зрозумілій для споживача формі.

Обов’язковою умовою виконання цього правила є високий рівень кваліфікації аналітика, його вміння знаходити необхідні аргументи для доведення своєї точки зору на проблему, що розглядається.

9.5. Автоматизація управлінських процесів

При всьому справжнім різноманітті управлінської діяльності можлива деяка її класифікація. Визначають наступні види управлінської діяльності в залежності від її змісту: евристична; адміністративна; операторська.

Евристична діяльність полягає у формулюванні нових ідей, концепцій, рішень. У керуванні вона втілюється в розробці нових планів, технологій, форм організації праці. Процес такої діяльності може бути розділений на дві складові: аналітичну і конструктивну. Аналітична складова має на увазі збір, вивчення й аналіз необхідної для ухвалення рішення інформації. Конструктивна складова являє собою підготовку, обговорення й ухвалення управлінського рішення. Діяльність такого виду практично не формалізується.

Адміністративна діяльність - це безпосереднє керування діями і поводженням виробничої системи. Вона полягає в організації комунікацій між різними учасниками процесу керування й у загальному випадку припускає видачу розпоряджень і контроль їхнього виконання. Така діяльність у більшому або меншому ступені може бути формалізована.

Операторська діяльність. Незважаючи на те що управлінська праця - процес досить творчий, деяка його частина рутинна і являє собою набір стереотипних, повторюваних операцій, необхідних для інформаційного забезпечення виробничих процесів. В основному, це операції, зв'язані з документуванням управлінської діяльності. Відповідно до українського законодавства і здоровому глуздові, діяльність підприємства повинна бути задокументована, тобто на відповідні адміністративні, фінансові, комерційні, виробничі операції створюються офіційні документи. Саме обробка документів складає основний зміст операторської праці (мається на увазі оформлення, реєстрація документів, експедиційна обробка кореспонденції, що надходить,). Операторська діяльність формалізується найбільш простим способом і легко піддається автоматизації.

В основному для автоматизації операторської праці використовуються системи, що давно завоювали серця користувачів. Сьогодні вони пропонують багатий набір різноманітних функціональних можливостей, що забезпечують обробку даних, представлених в електронній формі. До них відносяться різноманітні засоби розробки документів (такі як текстові і табличні процесори, засоби підготовки презентацій і т.п.), системи обробки транзакцій (OLTP - On-line Transaction Processing), системи керування базами даних (СКБД), системи керування документами (EDMS - Electronic Document Management System).

Як засоби автоматизації адміністративної діяльності використовуються різноманітні системи, що забезпечують і координують спільну діяльність декількох учасників процесу керування. Такі системи з'явилися на ринку програмного забезпечення відносно недавно. Це так називані системи groupware і workflow, а також засобу роботи з електронними формами. Основна концепція використання систем такого типу полягає у формуванні єдиного інформаційного простору підприємства, спрощенні процесу обміну інформацією, оптимізації робіт співробітників і скороченні витрат праці і часу на адміністрування їхньої

91

спільної діяльності.

Найбільші труднощі виникають при спробі автоматизувати яким-небудь образом евристичну діяльність. У наші дні коректніше говорити не про автоматизації діяльності такого роду, а про її автоматизовану підтримку. До засобів, використовуваним у цих цілях, можна віднести системи підтримки прийняття рішень (DSS - Decision Support System), експертні системи (ЕС), системи аналізу в реальному часі (OLAP - On-line Analytic Processing), інформаційні сховища даних (Data Warehouse). Робота таких систем ґрунтується на твердженні, що для ухвалення рішення найважливішим фактором є наявність досвіду дій у подібних ситуаціях (особистого і досвіду інших людей). Інформацію про цьому і надають системи автоматизації евристичної діяльності, забезпечуючи своїм користувачам можливість прийняття найбільш обґрунтованого рішення самостійно.

Технологія автоматизації ділових процесів (workflow) - це сучасна технологія комп'ютеризованої підтримки процесів керування підприємством (ділових процесів) у цілому або якійсь їхній частині. У визначеному змісті вона не є революційної, оскільки поєднує кілька вже сформованих інформаційних технологій, таких як електронна пошта, керування проектами (Project Except), робота з базами даних, об’єктно-орієнтоване програмування і CASE-технології. Конкретні реалізації технології являють собою програмні системи автоматизації ділових процесів (системи workflow), кожна з яких ґрунтується на деякій комбінації перерахованих технологій.

Система автоматизації ділових процесів (система класу workflow) - програмне забезпечення, що служить для опису і забезпечення виконання ділових процесів підприємства. Найбільш відомі системи закордонних виробників: Staffware (Staffware Corp.), ActionWorkflow System (Action Technologies Inc.) і т.п. Гідне місце серед них займає вітчизняна розробка - WorkRoute.

Системи автоматизації ділових процесів ґрунтуються на комплексному підході до рішення задач керування. Це значить, що вони тією чи іншою мірою підтримують реалізацію всіх основних функцій керування: планування, організації, активізації, координування і контролю.

Одним з найбільш перспективних напрямків підвищення діяльності підприємств розглядається впровадження так званих ЕRР-систем, що у даний час одержали найбільшу популярність серед автоматизованих систем керування підприємством. ЕRР-системи - це системи керування всіма ресурсами підприємства (від англійського Enterprise Resource Planning - планування ресурсів підприємства). Дані системи дозволяють підтримувати весь цикл керування: планування - облік - контроль - регулювання, - практично для всіх основних функцій діяльності.

Упершу чергу сюди відносяться:

−планування виробничої діяльності. Це складання виробничих планів різного рівня, - від стратегічних (кілька років) до оперативних (кілька днів), - і перевірка можливості їхнього виконання відповідно до стану виробничих потужностей і людських ресурсів. Ступінь деталізації планів різного рівня різна - від сімейства продукції для рішення задач стратегічного планування до конкретних матеріалів або виробничих операцій для оперативного керування виробництвом; керування закупівлями, запасами, продажами.

−автоматизація процесів планування й обліку для задач постачання (матеріальнотехнічного забезпечення) виробництва, збуту готової продукції і керування складськими запасами;

−керування фінансами. Як правило, це ведення Головної книги, розрахунки з дебіторами

ікредиторами, облік основних засобів, керування наявними засобами і планування фінансової діяльності.

−керування персоналом. Як правило, у підсистемі керування персоналом реалізовані всі основні потреби роботи з кадрами: найм і звільнення персоналу, облік зведень про співробітників, планування їхнього кар'єрного росту, розрахунок заробітної плати й облік робочого часу. У системах ERP персонал розглядається як окремий вид ресурсу,

92

що дозволяє зв'язати воєдино кадровий потенціал підприємства і виробничі плани;

−керування витратами. Сюди відноситься облік усіх витрат підприємства і калькуляція собівартості готової продукції або послуг;

−керування проектами/програмами. Сучасна діяльність підприємства усе більше розглядається через призму реалізації виробничих проектів або програм, для яких може здійснюватися окреме планування й облік;

−проектування продукції і технологічних процесів. Даний функціональний блок дозволяє вести інформацію про склад продукції, технологічних маршрутах її

виготовлення, розробляти продукцію відповідно до вимог клієнтів, а також оцінювати витрати, що понесе підприємство при випуску такої продукції.

Варто підкреслити, що усі функціональні блоки ERP-системи тісно інтегровані між собою, що дозволяє здійснювати дійсне керування практично всіма аспектами діяльності сучасного підприємства. Відповідно ціна одного робочого місця таких систем, з урахуванням вартості впровадження, коливається в межах 10-40 тис. доларів США, сукупна вартість володіння одним робочим місцем може варіюватися в межах 2,5- 20 тис. доларів США в рік, а середній термін експлуатації ЕRР-системи складає 15 років. Вкладати гроші в систему, що працює більш короткий термін, вважається недоцільним.

На вітчизняному ринку для автоматизації діяльності підприємства в цілому існують такі програмні продукти як АС „Парус”, програмні продукти серії 1С, АБС Офіс 2000, системи управління проектами - Project Except, Open Plan Professional; ІТ прогнозування діяльності підприємства - система «Альт-прогноз»; ІТ інтелектуальної підтримки фінансово-господарської діяльності підприємства - система SAP R/3.

Підсумок

Інформація є основою, що пов’язує процес управління, оскільки містить необхідні для оцінки ситуації та прийняття управлінських рішень відомості, завдяки яким керівник отримає змогу діяти свідомо та аргументовано.

Процес управління потребує постійного засвоєння та оброблення інформації, необхідного для підтримання стабільності та розвитку виробничо-господарської організації. В зв’язку з цим розглядається інформація як ресурс організації; класифікація інформації, її функції та характерні властивості; інформаційна потреба та алгоритм визначення і реалізації інформаційних потреб.

Інформаційне забезпечення покликане задовольнити всі потреби управління процесами, які відбуваються у соціально-економічній системі.

На основі викладеного матеріалу можна виділити наступні переваги впровадження інформаційних технологій в управлінську діяльність:

−забезпечується висока ефективність прийняття рішень;

−раціоналізуються й інтегруються інформаційні процеси, у тому числі удосконалюється організація документообігу підприємства;

−підтримується оперативне настроювання системи автоматизації на зміни порядку роботи, що складається на підприємстві;

−усувається дублювання функцій;

−підвищується ефективність роботи в цілому;

−знижуються витрати на інформаційний супровід функціонування підприємства.

Інформація, яка надходить ззовні та циркулює всередині організації, утворює змістові наповнення комунікаційних процесів між її працівниками та її зовнішнім середовищем. У наступному розділі будуть докладно розглянуті комунікаційні процеси в організації.

93

Контрольні питання та завдання

1.Дайте визначення інформації та її функцій. У чому полягає відмінність інформації від інформаційного шуму?

2.За якими ознаками класифікують інформацію?

3.Охарактеризуйте роль структурної (зв'язаної) та оперативної (робочої) інформації в людській діяльності.

4.Поясніть, у чому полягає подібність процесів пізнання та управління.

5.Поясніть співвідношення понять "дані", "знання", "інформація", "кількісні" та "якісні характеристики інформації".

6.У чому полягає поетапне перетворення повідомлення (даних) в інформацію.

7.Проведіть декодування тексту на соціально-політичну та (чи) економічну тематику, виділіть у повідомленні спеціальні терміни, інформаційний шум і контекст повідомлення.

8.Проаналізуйте особливості реалізації інформаційного циклу при розв'язанні стандартних і не стандартних завдань.

9.У чому полягають особливості формування й використання інформації на різних рівнях менеджменту?

10.У чому на Ваш погляд полягає сутність системи інформаційного забезпечення менеджменту?

11.Визначте інформаційні потреби Вашої організації.

12.У чому полягають принципи організації інформаційно-аналітичного процесу на підприємстві.

13.Сформулюйте вимоги до інформаційних технологій, що висуваються сучасними організаціями.

14.У чому полягають переваги автоматизації управлінських процесів в організації?

15.Розкрийте сутність технології автоматизації ділових процесів.

16.Розкрийте сутність ЕRР-систем.

17.Які системи автоматизації управлінських процесів існують впроваджені на Вашому підприємстві? Коротко опишіть їх.