81

Лекція 9 Інформаційне забезпечення менеджменту

Вступ

На сучасному етапі розвитку суспільства стрімко збільшуються обсяги повідомлень. До того ж спостерігаються випереджаючі темпи зростання інформаційного шуму порівняно з темпами збільшення власне корисної для певних суб'єктів інформації. В результаті підвищуються витрати часу на пошук останньої, що, в свою чергу, нерідко спричиняє своєрідне "інформаційне перевантаження" різних ланок управління.

Радикальні зрушення у світовій економіці та їх неоднозначні соціально-політичні наслідки привели до якісно нового значення інформаційно-аналітичної роботи розвідки — стратегічної, науково-технічної, комерційної тощо. У свою чергу, стрімке поширення новітніх засобів зв'язку визначило ще й новий етап у розвитку різноманітних інформаційнопсихологічних операцій.

Актуальнішими для суспільства стають проблеми інформаційної безпеки. Адже прийняття ефективних рішень залежить насамперед від правильного і глибокого розуміння змісту повідомлень, своєчасного виявлення та знешкодження впливу факторів, що можуть призводити до викривлення інформації.

Усе наведене обумовлює якісно нове значення кваліфікованої інформаційноаналітичної роботи для підвищення ефективності в усіх ланках процесу управління різними сферами людської діяльності.

Мета наступної лекції полягає у формуванні у студентів знань про закономірності функціонування інформації у процесі управління, розумінні ними механізмів впливу змістовних, якісних характеристик інформації на процедуру прийняття управлінських рішень.

Процес управління має ієрархічну природу і конкретний характер. А опанування базовими знаннями та практичними навичками в організації інформаційно-аналітичного процесу, закладених під час опанування цього курсу, дасть змогу слухачам у подальшому самостійно вдосконалювати свою кваліфікацію в цій сфері, діяти відповідно до здійснення ними управлінських функцій, притаманних певному рівню ієрархії та конкретній сфері діяльності.

У сучасному менеджменті використовують інтегровані системи інформаційного забезпечення менеджменту, які передбачають відокремлення творчих процесів розроблення управлінських рішень від технічних операцій реалізації інформаційного забезпечення, централізацію їх виконання у спеціальному підрозділі менеджменту, науково обґрунтовану технологію інформаційного забезпечення управління соціально-економічними та технологічними процесами в організаціях.

9.1. Інформація як ресурс організації

Історично склалось так, що поняття "інформація" асоціювалось зі змістом якогось сигналу, повідомлення, що, в свою чергу, слугував стимулом для певних дій тих чи інших суб'єктів. Інформація — атрибут матеріального світу, без якого неможлива життєдіяльність будь-якої живої істоти, а не лише людини. Відповідно виділяють біологічну інформацію, що функціонує в живій природі, і соціальну, котра функціонує в суспільстві. Причому специфічна інформаційна діяльність набуває досить високого рівня організації вже у ссавців, які живуть групами, — вовків, левів, мавп, дельфінів та ін.

Як свідчить досвід еволюції живої природи та людського суспільства, чим краща групова організація, тим більше додаткових переваг мають індивіди, об’єднані в ці групи. А функціонування групи, як відомо, передбачає якісно вищий рівень управління, а отже, й інформаційної діяльності порівняно з суто індивідуальною організацією. Адже управління неможливе без збору, обробки, передачі та накопичення інформації.

Процес пізнання описується двоконтурною моделлю. Перший контур передбачає відображення об'єкта суб'єктом, сприйняття об'єкта як явища. Це — сфера емпіричного

82

знання, що базується безпосередньо на досвіді. А другий контур завдяки відбору та узагальненню інформації забезпечує процедуру абстрактного мислення (рис. 9.1). Таким чином, інформаційний потік "об'єкт — суб'єкт" урівноважується інформаційним потоком "суб'єкт — об'єкт" як основи процесу управління.

Рис. 9.1. Двоконтурна модель пізнання

Тому інформацію можна поділити на структурну (або зв'язану) та оперативну (чи робочу). Структурна (зв'язана) інформація притаманна об'єктам живого та неживого світу природного та штучного походження і представляє собою, так би мовити, "уречевлену" інформацію. Тобто будь-який предмет або процес, що відображається органами відчуття суб'єкта, є джерелом структурної інформації.

Оперативна ж (або робоча) інформація циркулює між об'єктами матеріального світу та використовується в процесах управління в живій природі та суспільстві. Генетичне структурна інформація неживої природи є необхідною передумовою появи оперативної інформації. Суб'єкт вилучає з об'єкта неживої чи живої природи інформацію і включає її у свій контур пізнання (управління). Проілюструвати цю принципову схему можна таким чином. Джерелом структурної (зв'язаної) інформації для левів слугують антилопи, якими леви зазвичай харчуються, для покупця джерело структурної інформації — зовнішній вигляд товару, а для створеного людиною електролічильника — потік електроенергії. Якщо будь-який з означених суб'єктів факт реєстрації свого об'єкта сприймає як керівництво до дії (леви — до полювання, покупець — до оцінки та (чи) придбання товару, а електролічильник — до обліку споживання електроенергії), то структурна (зв'язана) інформація переходить в оперативну (робочу). Якщо ж зареєстроване повідомлення не спонукає суб'єкт до відповідних дій, то таке повідомлення представляє собою інформаційний шум.

Структурна інформація посідає певне місце і в сучасній системі управління. Адже далеко не всі рішення приймаються на підставі аналізу оперативної інформації, що міститься на спеціальних носіях. До частини рішень суб'єктів може спонукати уречевлена інформація, отримана з навколишнього середовища. Певною мірою це стосується інтуїтивних рішень і таких, що приймаються на підставі суджень. Відповідно поширюється сфера і функціонування оперативної інформації — бізнес, перш за все дрібний та середній, політика тощо.

83

Що ж таке інформація? Існує чимало визначень цього терміна залежно від галузі науки, сфери людської діяльності, де він використовується. Для організації інформаційної діяльності у сфері управління фундаментальне значення має використання термінологічного апарату кібернетики, особливо такого її розділу, як теорія інформації. Остання визначає поняття "інформація" через зменшення міри невизначеності знань суб'єкта про об'єкт. Така міра отримала назву ентропії. Отже, інформація — це зміст повідомлення про сукупність явищ і подій, що представляють інтерес для зацікавлених осіб та організацій, підлягають реєстрації та обробці. А інформаційний шум представляє собою повідомлення непотрібне суб'єкту, незалежно від того, відоме воно йому чи ні. Іноді для характеристики інформаційної діяльності використовують термін релевантна інформація, що походить від англійського слова relevant (той, що стосується справи) і означає сукупність даних щодо конкретної проблеми, людини, цілі чи періоду часу. Релевантна інформація — антипод інформаційного шуму. У цьому контексті інформація ототожнюється з будь-яким повідомленням — як необхідним суб'єкту, так і непотрібним йому.

9.2. Функції та характерні властивості інформації

Основна функція інформації полягає в повідомленні суб'єкту про стан середовища, в якому проходить його життєдіяльність, у зниженні ступеня невизначеності тієї чи іншої ситуації. У найзагальнішому плані інформацію поділяють на масову та спеціальну. Масова інформація виконує функцію спілкування, а спеціальна — забезпечує процес створення матеріальних і нематеріальних благ.

Як бачимо, межа між інформацією та інформаційним шумом визначається цінністю того чи іншого повідомлення для суб'єкта. Саме цінність (або корисність) являє собою ключову якісну характеристику інформації і полягає в її здатності сприяти досягненню мети, що стоїть перед тією чи іншою особою або організацією. Для ефективного управління, яке полягає у здійсненні цілеспрямованого впливу суб'єкта на об'єкт, що, в свою чергу, передбачає збирання, передачу, обробку та накопичення необхідної інформації, прийняття та реалізацію відповідних рішень, а також контроль за виконанням цих рішень, надзвичайно важливе значення має і ряд інших якісних характеристик інформації, а саме: її точність, достовірність, повнота, коректність і оперативність.

Точність інформації — це припустимий рівень її викривлення, що визначається характером завдань, які вирішує той чи інший суб'єкт.

Властивість інформації містити в собі необхідний мінімальний обсяг відомостей для прийняття правильного рішення називається повнотою інформації. Як бачимо, точність, достовірність і повнота інформації є однотипними взаємозв'язаними характеристиками.

Надзвичайно важливе значення, з точки зору управління, має така характеристика інформації, як її оперативність, тобто актуальність інформації за умов зміни ситуації.

А для того щоб процес управління чи навіть просто спілкування був продуктивним, інформація повинна однозначно сприйматися всіма споживачами, тобто бути коректною. Наведені поняття дають змогу на абстрактному рівні описати якісні характеристики різних повідомлень, що має виняткове значення для ефективного використання інформації як предмета праці, а отже, і для ефективної організації інформаційної діяльності на всіх рівнях управління. До цього треба додати, що існує певний клас проблем, сформульованих винятково за допомогою вербальних якісних, а не кількісних характеристик. Відсутні також і надійні кількісні моделі, придатні для опрацьовування вербальної інформації. Тому й оцінка альтернативних варіантів розв'язання таких проблем базується на якісних характеристиках інформації і має якісний характер.

Разом із якісними існують і кількісні характеристики інформації. Кількість інформації — це міра, що характеризує зменшення ступеня невизначеності ситуації після отримання певного повідомлення. Одиницями виміру кількості інформації є біти, байти,

84

кілобайти, мегабайти тощо. Але цими ж одиницями вимірюються й обсяги повідомлень взагалі. А як відомо, повідомлення може містити в собі не лише інформацію, а й інформаційний шум.

Поряд з терміном "інформація" на практиці вживаються й інші споріднені з ним поняття, а саме: "дані" та "знання". Дані — це повідомлення про стан якого-небудь об'єкта, представлені у зручній для обробки формі. Дані не обов'язково повинні мати кількісний характер. Наприклад, до категорії даних належать статистичні показники роботи підприємств і анкетні відомості про людину. Як бачимо, основним критерієм віднесення повідомлення до категорії даних є зручність його форми для опрацювання.

А знання — це перевірений практикою результат пізнання дійсності, її відображення у свідомості людини. Схематично це можна описати так: знання = факти + переконання + правила. Знання, виникають тоді, коли починають проявлятися взаємозв'язки, яких раніше не помічали.

Нарешті мудрість означає глибоке розуміння життя, його реалій.

Інформація автоматично не веде до знань, а тим більше до мудрості. Тому саме по собі накопичення інформації не є панацеєю. Спочатку старіє інформація, потім — знання, а вже далі – мудрість. Так, дані про кон'юнктуру на фондовій біржі старіють дуже швидко. А розуміння глибинного значення явищ і процесів зберігає свою актуальність упродовж століть. Цей механізм притаманний світовим духовним традиціям.

В основі формування потреб відповідних суб'єктів в інформації лежить специфіка їхньої життєдіяльності. Тому механізм визначення потреб суб'єктів управління в інформації базується на аналізі їхніх поточних і перспективних проблем. Якщо ситуація стабільна, усталена, то потреба в інформації визначається на підставі наявного досвіду, традиційного порядку ведення справ тощо. У таких випадках відповідні рішення часто приймаються на підставі суджень. І навпаки, нова, нестабільна ситуація спонукає до пошуку нових джерел інформації, нових механізмів задоволення інформаційних потреб. Іноді це навіть пов'язано зі зміною внутрішньої організації інформаційної діяльності суб'єктів. Алгоритм визначення та реалізації інформаційних потреб у новій для суб'єкта ситуації зображено на рис. 9.2. Що ж стосується чинників, які впливають на процес визначення потреб суб'єктів в інформації та можливість їх задоволення, то їх можна поділити на мотиваційні, когнітивні та ресурсні. Між ними існує прямий та зворотний зв'язок.

Мотиваційні чинники — це ступінь зацікавленості суб'єктів у задоволенні їхніх інформаційних потреб. На перший погляд, сама постановка такої проблеми може здаватися нелогічною. Але на практиці можлива ситуація, коли інтереси підприємства, фірми та окремих працівників не збігаються. Таких прикладів досить багато: від недбалого виконання своїх обов'язків чи навіть шахрайства окремих працівників до краху американської енергетичної корпорації Enron.