57

Лекція 6 Менеджмент організацій

Вступ

Мета заняття – довести, що суттєвий зміст понять організації як відкритої соціотехнічної системи, місії як філософії й сенсу існування організації.

В цьому ключі розглядаються такі питання:

−визначення поняття організації;

−характеристика зовнішнього та внутрішнього середовища організації;

−формування організаційної структури: її елементи та вимоги до неї;

−визначення та розробка місії організації;

−життєвий цикл організації.

6.1. Поняття організації

Вибір управлінського стилю і методів менеджменту зумовлює певні організаційні

структури та форми, а організаційна форма, у свою чергу, впливає на формування організаційної поведінки членів колективу.

Відсутність організації унеможливлює цілеспрямоване управління виробничим процесом і персоналом. Однак організація — не самоціль, а засіб, що допомагає управляти персоналом і розподілом праці.

Організація — це система, яка складається із сукупності упорядкованих, взаємопов'язаних, взаємодіючих частин цілого. Поняття організації має кілька значень. З одного боку, це узагальнене поняття інститутів усіх форм власності — приватних і суспільних, тобто будь-яке підприємство є організацією. З іншого боку, це поняття має інструментальний характер і описує систему формальних правил та приписів, тобто будьякі підприємства, фірми, установи мають певну організацію.

Розглянемо поняття організації як універсального інструменту. Організацію розуміють як діяльність (створення структури) і як результат (структуру). Структурування організації передбачає поєднування та розмежовування завдань, їх носіїв (людей) і сфер діяльності (трудових процесів).

Під організацією структури розуміють розподіл виробничого процесу на елементи за принципом розподілу праці і координацію їх по вертикалі та горизонталі. Під організацією роботи розуміють структурування процесу праці та дій у межах певної системи управління. На практиці організація структури та організація роботи тісно взаємопов'язані, оскільки робота здійснюється в межах певної системи управління, а будь-яка система управління реалізується через структурування процесу праці.

Завдання організації випливає із завдання виробництва, що полягає у пропонуванні певних товарів і послуг. Очікуваних результатів виробництва досягають на основі розподілу праці. Тому завдання організації полягає в розподілі організаційної структури на підрозділи і здійсненні вертикальної та горизонтальної координації їх діяльності. Необхідно розмежовувати цільові комплекси, транспортну та комунікаційну мережі.

Виробничий процес здійснюється через доцільну комбінацію виробничих факторів і систематизацію однотипних видів діяльності персоналу, що забезпечує розв'язання завдання організації. Ефективність розв'язання завдання організації значною мірою залежить від якості організаційної структури, що дає змогу ефективно управляти персоналом і оптимально адаптуватися до умов ринку.

Ще одне визначення організації. Організація – це група людей, діяльність яких свідомо координується для досягнення єдиної мети.

Уцьому ключі можна виділити наступні признаки організації:

−повинно бути дві людини, які вважають себе частиною цієї групи;

−наявність єдиної мети, яка сприймається всіма членами групи;

−люди усвідомлено працюють для досягнення поставленої мети або отримання результату.

58

Організація як функція менеджменту — це процес створення структури підприємства, яка дає можливість людям ефективно працювати разом для досягнення спільної мети. Отже, попередньою умовою для створення структури підприємства є формування стратегії, а основна мета організаційної функції в менеджменті — забезпечити перехід від стратегії до структури.

Єдекілька аспектів організаційної функції:

24)взаємостосунки повноважень, які об'єднують вище керівництво з нижчими рівнями працюючих і забезпечують можливість розподілу та координації завдань;

25)створення системи управління, тобто створення об'єктів управління (керованих систем), суб'єктів управління (керуючих систем) і встановлення зв'язків між ними;

26)вдосконалення системи управління.

Організаційний процес неможливо зрозуміти без попереднього розгляду делегування та пов'язаних з ним повноважень і відповідальності.

Делегування — це передавання завдань і повноважень особі, яка бере на себе відповідальність за їх виконання. Делегування є засобом, за допомогою якого керівництво розподіляє серед співробітників численні завдання, які повинні виконуватись для досягнення мети організації. Якщо завдання не делегується іншим працівникам, керівник змушений виконувати його сам. Тому делегування — це акт, який перетворює людину в керівника.

Відповідальність — це зобов'язання виконувати поставлені завдання та відповідати за їх позитивне вирішення. Фактично, індивід укладає контракт з організацією на виконання певних завдань в обмін на отримання визначеної винагороди. Відповідальність означає, що працівник відповідає за результати виконання завдання перед тим, хто передає йому повноваження.

Делегування реалізується лише у випадку прийняття повноважень і власне відповідальність не може бути делегована. Керівник не може розмежовувати відповідальність, передаючи її підлеглим. Хоча особа, на яку покладена відповідальність за вирішення певного завдання, не повинна виконувати його особисто, вона залишається відповідальною за якісне завершення роботи.

Повноваження — це обмежене право використовувати ресурси організації та спрямовувати зусилля деяких її працівників на виконання певних завдань. Повноваження делегуються посаді, а не індивіду, який займає її в даний момент. Розрізняють два типи повноважень: лінійні та апаратні (штабні).

Лінійні повноваження — це повноваження, які передаються безпосередньо від керівника підлеглому і далі іншим підлеглим.

Делегування лінійних повноважень створює ієрархію рівнів управління. Процес створення ієрархії називається скалярним процесом. Однак у багатьох ситуаціях лінійні повноваження не можуть забезпечити потреб організації. Це пояснюється кількістю та різноманітністю функцій, які виконує адміністративний апарат в сучасних організаціях.

Враховуючи особливості цих функцій, виділяють три типи штабного апарату:

−консультативний апарат (спеціалісти, залучені на постійній або тимчасовій основі для консультування лінійного керівництва);

−обслуговуючий апарат (наприклад, відділ кадрів, матеріально-технічне постачання, маркетингові дослідження, планування тощо);

−особистий апарат (різновид обслуговуючого апарату, який формується прийняттям на роботу секретаря або помічника).

Основні види штабних повноважень:

1)рекомендаційні повноваження (апаратні повноваження зводяться до рекомендаційних, тобто передбачається, що лінійне керівництво звертатиметься за консультаціями при виникненні потреб у знаннях консультативного апарату; однак лінійні керівники не зобов'язані так поступати, вони можуть вирішити проблему на свій розсуд, навіть не інформуючи апарат;

59

2)обов'язкові узгодження (оскільки апарат може відчувати труднощі у спілкуванні з лінійним керівництвом, фірма часом розширює повноваження апарату до обов'язкових узгоджень з ним певних рішень; у цьому випадку лінійне керівництво повинно обговорити відповідні ситуації зі штабним апаратом, перш ніж діяти або подавати пропозиції вищому керівництву. Однак лінійні керівники не зобов'язані дотримуватися рекомендацій апарату);

3)паралельні повноваження (вище керівництво може розширити обсяг повноважень апарату, надаючи йому прав відхиляти рішення лінійного керівництва; метою паралельних повноважень є встановлення системи контролю для урівноважування влади та попередження грубих помилок);

4)функціональні повноваження (апарат, що має функціональні повноваження, може запропонувати чи заборонити певні дії в межах своєї компетенції; по суті, лінійні повноваження президента організації реалізуються через апарат, даючи йому право діяти в певних питаннях, і, таким чином, функціональні повноваження усувають різницю між лінійними та штабними обов'язками для всіх практичних цілей);

5)лінійні повноваження всередині апарату (у крупних організаціях адміністративний апарат може складатися з великої кількості людей і бути підрозділом з більш ніж одним рівнем управління; отже, сам штабний апарат має лінійну організацію та звичайний ланцюг команд, і менеджери у цій ієрархії наділені лінійними повноваженнями стосовно своїх підлеглих).

6.2. Характеристика зовнішнього та внутрішнього середовища організації

На діяльність підприємства впливає його внутрішнє і зовнішнє середовище. Внутрішнє середовище підприємства складається з людей, що працюють на цьому підприємстві, засобів виробництва, наявних коштів підприємства, а також інформації, що поєднує підприємство в єдину складну систему.

Залежно від характеру впливу зовнішнє середовище поділяється на мікро- і макросередовище. Мікросередовище – це середовище прямого впливу на підприємство, яке утворюють споживачі, конкуренті, постачальники і державні органи. Держави за допомогою законодавчих актів, інструкцій і положень впливає на діяльність підприємства. Державні органи забезпечують обов'язковість виконання законів, умов волі підприємництва, поділ і перерозподіл обмежених ресурсів шляхом податкових пільг, субсидій, цінової політики і т.д. Макросередовище охоплює матеріально-технічні й економічні умови, суспільні відносини й інститути, а також інші фактори, що впливають на підприємства і їхні мікросередовища безпосередньо. Основними компонентами макросередовища є стан держави і територіальне розташування підприємства. Розрізняють навколишнє середовище природне, демографічне, науково-технічне, економічне, екологічне, політичне і міжнародне.

Рис 6.1. Організація як система

6.3. Формування організаційної структури: її елементи та вимоги до неї

Структура, яка відображає синтез взаємозв'язків різних елементів, що функціонують для досягнення встановленої мети, називається організаційною. Отже, організаційна структура будь-якої системи пов'язана з досягненням її глобальної мети.

Згідно з іншим визначенням, організаційна структура — це конструкція організації, на основі якої здійснюється управління фірмою. Ця конструкція має або формальний, або неформальний вираз і охоплює два аспекти:

1)канали влади та комунікації між різними адміністративними службами та працівниками;

2)інформацію, яка передається цими каналами. Організаційна структура управління визначається як склад, взаємозв'язки та супідрядність організаційних одиниць (підрозділів) апарату управління, які виконують різні функції управління організацією (підприємством).

Згідно з цим визначенням, основними елементами організаційної структури

управління є:

1)склад та структура функцій управління;

2)кількість працівників для реалізації кожної управлінської функції;

3)професійно-кваліфікаційний склад працівників апарату управління;

4)склад самостійних структурних підрозділів;

5)кількість рівнів управління та розподіл працівників між ними;

6)інформаційні зв'язки.

Організаційна структура повинна відповідати певним вимогам:

1)адаптивність (здатність організаційної структури пристосовуватися до змін, що відбуваються у зовнішньому середовищі);

2)гнучкість, динамізм (здатність чітко реагувати на зміну попиту, вдосконалення технології виробництва, появу інновацій);