54

Якщо ви відповіли «так» на більшість питань, ви можете завоювати довіру людей і створити свою команду. Якщо ви відповіли «ні» на більшість питань, то вам варто подумати, як розвити в собі ці якості і що саме ви повинні змінити у своєму поводженні.

5.5. Тайм-менеджмент

Яким повинний бути успішний, ефективний менеджер? Зрозуміло, він повинний знати свою справу, уміти керувати, уміти ставити цілі і домагатися них. Але всі ці якості марні, якщо керівник не вміє правильно організувати свій робочий час.

Нереально домогтися успіху, якщо людина не може планувати свій час. Це відноситься не тільки до менеджерів, але і до людей будь-якої іншої професії, але для людей, що управляють іншими працівниками, ця навичка особливо важлива, адже він розпоряджається не тільки своїм часом, але і через чітку систему передачі виконання задач своїм підлеглим, ще і планує їхній час.

Час це такий же ресурс, як і люди, сировина, фінансові засоби. Але воно безповоротно його не можна нагромадити, передати або взяти в кредит, тому важливо навчитися використовувати його з максимальною вигодою. Не даром же говорять: "Час - гроші". Це не просто слова, дійсно, якщо, наприклад, працівник неправильно розпорядився своїм часом, умови контракту не були виконані в термін, фірмі прийдеться платити штраф, щоб відшкодувати збитки, зв'язані з простоєм.

Успіх кожного керівника залежить не тільки від матеріально-економічних величин, але і від того, як він розпоряджається самим коштовним надбанням часом. Керівник повинний свідомо і системно використовувати свій час, щоб домагатися поставлених цілей.

Причини дефіциту часу

Щоб ефективно використовувати робочий час, насамперед потрібно знати, на що воно витрачається і чому його не вистачає. Причини, по яких бракує часу, тісно взаємозалежні. Наприклад, якщо менеджер не планує свій робочий день, не організує свою роботу йому бракує часу. І навпаки, якщо менеджерові бракує часу, то він поспішає, не планує свій день, хапається за всі діла підряд, намагаючись виконати усі відразу. Вийти з цього замкнутого кола можна тільки почавши планувати свій час , а для цього потрібно з'ясувати, на що витрачається час і виявити основні причини дефіциту часу.

Причини дефіциту часу полягають у наступному:

1.Постійний поспіх. У стані постійного поспіху керівник не встигає зосереджуватися на тій задачі, що він виконує в даний момент. Він йде по ті шляхи, що першим прийшов на розум, замість того, щоб подумати про інших, можливо більш раціональні способи рішення даної задачі.

2.Відсутність чіткого розподілу робіт зі ступеня їхньої важливості. При цьому керівник починає займатися найбільш легкими і приємними, не настільки важливими справами. У результаті в нього бракує часу на рішення ключових, перспективних задач.

3.Постійні доробки дома. Праця керуючого відноситься у визначеній мері до інтелектуальної діяльності, тому важко розділити розумові процеси, зв'язані з цією діяльністю на здійснювані в робочий і вільний час. Це приводить до проникнення робочого часу у вільне. При цьому керівник не устигає відпочивати, що позначається на його працездатності і здоров'ї.

4.Великий потік рутинних справ, часто термінових, робота над якими займає багато часу.

5."Злодії часу" непередбаченим і обумовлені недостатнім плануванням справи. Найбільш великі злодії часу це телефонні дзвоники, незвані відвідувачі, справи, за які менеджер береться тому, що не може відмовити в проханні. Усе це віднімає багато часу і відволікає від дійсно важливих справ.

6.Метушливість. Це результат поганої організованості дня, а також іноді залежить від імпульсивності й особливостей людини.

7.Слабка мотивація праці. Наслідком є низька продуктивність, що породжує хронічну

55

недостачу часу.

Аналіз використання робочого часу

Щоб правильно розподілити час, необхідно точно знати, як воно витрачається в дійсності. Аналіз використання часу допоможе виявити тимчасові втрати, показати сильні і слабкі сторони робочого стилю, що практикується. Такий аналіз просто необхідний, якщо не відомо, на що узагалі витрачається час, не відомий, скільки часу вимагає виконання тих або інших справ, не відомо, які фактори стимулюють або обмежують працездатність.

Щоб аналізувати проблему, потрібний достовірний облік часу. Найефективніший спосіб обліку часу це ведення записів.

Найбільше доцільно вести запису в процесі роботи, тому що роблячи це ввечері, можна щось упустити. Ступінь деталізації записів повинна бути такий, щоб можна було судити про важливість і необхідність кожного виду робіт. Для одержання найбільш об'єктивної картини робити запису потрібно протягом тижня (або довше, якщо необхідно). Якщо бізнес є сезонним, то подібний аналіз необхідно проводити з урахуванням часу року. У карті робочого касу треба фіксувати не тільки зовнішні перешкоди, але і випадки, коли ініціатором порушення ходу трудового дня був сам керівник.

Сильні сторони використання робочого часу потрібно виділити і застосовувати в повсякденній роботі. Для слабких же сторін потрібно виробити стратегію по подоланню них. Насамперед, кожну роботу потрібно проаналізувати за допомогою наступних питань:

−чи була робота необхідна? (якщо більш 10 % робочого часу було витрачено не на необхідну роботу, це говорить про проблеми з делегуванням і визначенням пріоритетів);

−чи були виправдані витрати часу? (якщо більш 10% робочого часу складали справи, витрати часу на які не виправдані, потрібно проаналізувати причини, по яких витрата часу була занадто велика і постаратися враховувати них у майбутній роботі);

−чи було доцільне виконання роботи? (якщо більш 10% робочого часу пішло на задачі, виконання яких було недоцільно, значить потрібно приділити увагу плануванню, організації, самореалізації);

−чи був свідомо визначений часовий інтервал для виконання роботи? (якщо більш 10% робочого часу було витрачено на задачі, часовий інтервал виконання яких визначався спонтанно, виходить, існують проблеми з плануванням робочого часу).

5.6. Результативність та ефективність менеджменту

Оцінка діяльності менеджерів с позиції її якості, результативності та ефективності провадиться за допомогою атестації.

Умовами ефективного менеджменту є результативність та якість зовнішніх зв’язків, розвиненість комунікаційної системи, сприятливий соціально-психологічний клімат, внутрішня атмосфера.

Оцінка ефективності менеджменту розглядається як управлінська трудова діяльність

– управлінського впливу та взаємодії. Об’єктом впливу є людина – та його професійна діяльність в результаті якої відбувається зміна її характеристик та створення кінцевого результату. Вплив постійно переходить в управлінський вплив.

Управлінський вплив знаходить відображення та втілення в управлінському рішенні, процесі вироблення та вирішення яких і представляє процес управління.

Результативність менеджменту – створення умов для реалізації намічених цілей (задоволення споживачів – кінцевим результатом є продукт або послуга, для просування на ринку – стійкий позитивний імідж, прогнозування потреб потенційних покупців).

Результативний менеджмент дає змогу визначити ймовірностні цілі та напрямки діяльності організації у відповідності з існуючими і потенційними потребами ринку.

Ефективний менеджмент це управління організацією з мінімальними витратами та максимальними результатами.

56

Виділяють соціальну і економічну ефективність менеджменту.

Результатом економічної ефективності менеджменту є ріст прибутку, підвищення якості, зниження витрат.

Результатом соціального ефекту менеджменту є підвищення задоволення від виконання роботи, поліпшення умов праці, підвищення добробуту працівників.

Підсумок

Менеджер це досвідчений керівник в області організації й управління, якій володіє знаннями у широкому діапазоні, включаючи економіку, бізнес, соціальну психологію, логістику, новітні інформаційні технології та ін.

Підкреслимо, що менеджер майбутнього це глобальний стратег, лідер-новатор, ефективний керівник, оскільки вірним критерієм діяльності керівника є кінцевим результат праці всього колективу, в якому організаційно об’єднанні результати праці менеджера як керівника, так і виконавців.

Ефективність прийняття рішень по досягненню цілей організації залежить як від ділових та професійних якостей менеджера, так і від вірного використання часу, який є у розпорядженні менеджера, як він може виконувати самоаналіз, використовувати особисті можливості для самоврядування.

Контрольні питання та завдання

1.Охарактеризуйте сутність та управлінські ролі менеджера.

2.Дайте професійну характеристику сучасного менеджера.

3.Розкрийте особисті якості менеджера.

4.Менеджер – соціальний архітектор і трансформаційний лідер.

5.Професійна та економічна етика менеджера.

6.Розкрийте цілі та зміст самоменеджменту та таймменеджменту.

7.Розкрийте проблеми і питання лідерства у сучасних умовах.

8.Складіть план свого „наступного дню”, виходячи з того, що через тиждень екзаменаційна сесія.

9.Виконайте самоменеджмент. Оціните себе по наведеним у лекції тестам. Зробить для себе висновок – що є для вас „слабкою” рисою характеру, а що „сильною”.